6.5.3 Ciclo contable en empresas de servicios

Una empresa de servicios es aquella que se dedica a prestar servicios a otras empresas. La gran diferencia de este tipo de empresas respecto a las anteriores es que no se venden elementos físicos, como pueden ser las mercaderías o los productos terminados, sino que obtienen ingresos al poner a disposición de un tercero un servicio sin naturaleza tangible.

El ciclo de explotación de estas empresas es extremadamente simple, ya que sólo han de realizar el servicio solicitado y cobrarlo. No se producen existencias ya que los servicios no son elementos inventariables, es decir, no se pueden almacenar ni tampoco requieren de existencias (Tabla 6.9).

Tabla 6.9. Ciclo de explotación de empresas de servicios

En el siguiente ejemplo podremos ver un ciclo contable típico en estas em­presas de servicios.

6.6 Obligaciones contables de carácter formal

La Contabilidad, debido a su importancia como sistema de información útil para la toma de decisiones, debe cumplir ciertos requisitos de carácter formal, obligados por ley.

Los requisitos formales que se han de cumplir en cuanto a la llevanza de la contabilidad son los siguientes:

• Exigencia de una contabilidad adecuada y ordenada: El Código de Comercio prescribe que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un se­guimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios” (art. 25.1). Es decir, que permita conocer la situación general de la empresa y de sus elementos aislados en un tiempo razonable, sin que se tenga que recurrir para ello a personas o procedimientos excepcionales.
• Forma en que se contabiliza: Las anotaciones contables deben reali­zarse de forma escrita, si bien se admiten formas de registro derivadas de la incorporación de las nuevas tecnologías al ámbito contable. Han de expresar los valores en la unidad del sistema monetario nacional (euros). El registro contable requiere de una base contable uniforme y que se realice sobre un medio apto y mediante procedimientos idóneos. Se regula asimismo, un orden formal de llevanza. Así, se determina que cualquiera que sea el procedimiento utilizado, los libros y documentos contables deben ser llevados por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Igualmente, los errores u omi­siones padecidos en las anotaciones contables se deben salvar en cuanto se adviertan (Código de Comercio, art. 29).
• Lugar: El Código de Comercio no determina un lugar en que deba ser llevada la contabilidad.
• Legalización: La legalización es un acto de intervención administrativa y documentación pública en el tráfico mercantil, de carácter cautelar y de autenticación externa, no de fondo, ya que se acredita la existencia del medio y su estado (en blanco o utilizado) pero no la veracidad de su contenido. De esta manera, la legalización es un acto que tiene por objeto la identificación material de los libros en blanco a utilizar por el empresario para asiento de sus operaciones y actas o de los estados y libros ya formados con el objeto de evitar el riesgo de desmembración de su estructura o sustitución de las hojas.

1. La legalización “a priori” exige la presentación de hojas encuaderna­das o móviles antes de ser utilizadas, que deben estar completamente en blanco y sus folios numerados consecutivamente. Esta legalización debe realizarse antes de la utilización de los libros,
2. La legalización “a posteriori” prescribe la presentación de hojas en­cuadernadas con posterioridad a la realización en ellas de asientos y anotaciones por cualquier método idóneo, con el primer folio en blan­co y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellas. Se realizará antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fe­cha de cierre del ejercicio, en cuyo caso, el registrador lo hará constar en la diligencia del libro.

• Deber de conservación: El Código de Comercio, en su artículo 30, de­termina los sujetos obligados a conservar la documentación mercantil, el lugar, el tiempo, etc.

1. Sujeto: Está obligado a conservar los libros y documentos contables el empresario o sus herederos, el factor y los encargados de la gestión social en el caso de sociedades.
2. Objeto: El deber de conservación comprende los libros, corresponden­cia, documentos y justificantes concernientes a su negocio, debida­mente ordenados”
3. Plazo: Se debe conservar durante seis años tras el cierre o clausura de los libros.

Además de los requisitos anteriores hemos de decir que las sociedades están obligadas a depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil del domici­lio social (LSA, 1989). Estas Cuentas Anuales pueden presentarse bien en un modelo normalizado de las mismas, bien mediante soportes telemáticos y pro­cedimientos telemáticos. Deben presentarse para su depósito en el mes siguiente a la aprobación de las mismas.

6.7 Cuestionario de autoevaluación

Elija, para cada cuestión, aquella opción que considere correcta.

1. Un ejercicio económico,

a) Coincide necesariamente con el ejercicio contable ya que la actividad que la empresa realice en cada uno de ellos será recogida por el sistema de información contable.
b) Es cada periodo fijado legalmente con el objeto de cumplir obligaciones impuestas por la legislación vigente.
c) Ha de coincidir con el año natural.
d) Es el periodo temporal en el que la empresa realiza una serie de fases contables que repite anualmente.

2. El ciclo contable,

a) Es un proceso mediante el cual se analizan, valoran, registran y se informa de las operaciones que realice la empresa durante un ejercicio contable.
b) Tiene como fin la elaboración de estados que resumen la situación económico-financiera y patrimonial de la empresa a mediados del ejercicio.
c) Es un proceso que se estructura en etapas que pueden variar de un ejercicio a otro.
d) Permite el cálculo del resultado que obtiene la empresa al finalizar su actividad.

3. Las fases del ciclo contable,

a) Son cinco: apertura, registro de operaciones; regularización; cierre y formulación de cuentas anuales.
b) La etapa de apertura permite realizar un inventario inicial que servirá para iniciar el proceso contable con un asiento de apertura. Éste diferirá del asiento de cierre del ejercicio anterior.
c) La etapa de desarrollo permite el ajuste de la contabilidad a la realidad.
d) La etapa de formulación de cuentas anuales, permite la elaboración del informe de gestión.

4. El balance,

a) De situación permite verificar si se han producido errores al traspasar los registros del Libro Diario al Libro Mayor.
b) De comprobación de sumas y saldos presenta como peculiaridad que los totales de las sumas al Debe y al Haber han de ser iguales a los totales de las sumas deudoras y acreedoras.
c) Que ofrece exclusivamente saldos deudores y acreedores se denomina balance de situación.
d) De comprobación de sumas y saldos permite verificar si se han producido errores en los registros del Libro Diario y del Libro Mayor

5. La fase de regularización,

a) Es una de las más simples del proceso contable.
b) Está precedida por la elaboración de un balance de situación a fin de comprobar los saldos deudores y acreedores de todos los elementos patrimoniales representados a lo largo del ejercicio.
c) Puede constar de varias etapas, entre las que se encuentran las siguientes: ajustes por periodificación; correcciones valorativas; y otros ajustes
d) Permite expresar la imagen fiel del patrimonio empresarial.

6. Los ajustes por periodificación,

a) Tienen varios orígenes posibles, en los que subyace el principio del devengo.
b) Permiten conocer aquellos ingresos y gastos que se han cobrado o pagado.
c) Generan cuentas de ajustes por periodificación que siempre aparecen en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, ya que corrigen los valores de ingresos y gastos devengados.
d) Permiten conocer aquellos ingresos y gastos que no se han cobrado o pagado.

7. Las correcciones valorativas,

a) Se producen por la aplicación del principio de importancia relativa.
b) Se deben a deterioros del valor de un activo, siempre y cuando dicho deterioro sea reversible.
c) Pueden ser reversibles o no. Dependiendo de esto se pueden considerar como una pérdida o como una amortización.
d) Permiten conocer el valor en libros de un activo, siempre y cuando el valor acumulado de dichas correcciones se deduzca del coste histórico del elemento patrimonial en concreto.

8. Una corrección valorativa por deterioro,

a) Afecta a todo el pasivo, sea corriente o no.
b) Provoca una disminución del activo afectado por la misma.
c) Deberá revertirse en cuanto desaparezca la causa que provocó dicha corrección.
d) Sólo afecta a los elementos del activo no corriente.

9. La amortización,

a) Es la pérdida de valor que sufre cualquier activo no corriente por el paso del tiempo, el uso o la obsolescencia.
b) Es la pérdida derivada de un proceso productivo que se produce en el valor de un determinado activo no corriente
c) Reduce de manera temporal el valor razonable de un inmovilizado material o inmaterial.
d) Permite la recuperación de los valores inmovilizados en inversiones inmobiliarias.

10. Las cuentas anuales,

a) Suministran información fiable, relevante y oportuna a los usuarios de la Contabilidad, con objeto de ayudarles en la toma de decisiones.
b) Están formada por un Balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de cambios en el patrimonio neto.
c) Pueden presentar un formato normal y expandido, dependiendo de las características que presente la empresa.
d) Se han de elaborar por el asesor de la empresa en un plazo máximo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio.

El ciclo contable en empresas de servicios sigue los mismos principios básicos que en otros tipos de empresas, pero con algunas particularidades debido a la naturaleza de los servicios ofrecidos:

1. Registro de Transacciones:

• Al igual que en cualquier empresa, el ciclo contable comienza con el registro de las transacciones. Las transacciones en empresas de servicios pueden incluir la prestación de servicios a los clientes, la recepción de pagos, y otros eventos financieros relacionados.

2. Documentación de Transacciones:

• Se documentan todas las transacciones mediante la emisión de facturas, recibos u otros documentos contables. En el caso de empresas de servicios, los contratos o acuerdos por la prestación de servicios son documentos esenciales.

3. Reconocimiento de Ingresos:

• En empresas de servicios, el reconocimiento de ingresos puede ser diferente en comparación con empresas que venden productos. Los ingresos suelen reconocerse cuando se presta el servicio o de acuerdo con los términos del contrato.

4. Cuentas por Cobrar:

• Se lleva un registro de las cuentas por cobrar, que representan los montos pendientes de pago por los servicios prestados. La gestión eficiente de cuentas por cobrar es esencial para mantener un flujo de efectivo adecuado.

5. Gastos y Costos:

• Se registran y clasifican los gastos y costos asociados con la prestación de servicios. Estos pueden incluir salarios del personal, gastos operativos y cualquier otro costo relacionado con la entrega de los servicios.

6. Cierre de Periodo Contable:

• Al final de cada período contable, se realiza el cierre de libros contables. Esto implica ajustes, como la depreciación de activos y la conciliación de cuentas para asegurarse de que los saldos sean precisos y reflejen la realidad financiera de la empresa.

7. Preparación de Estados Financieros:

• Se preparan los estados financieros, que incluyen el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo. Estos informes proporcionan una visión completa de la salud financiera de la empresa.

8. Auditoría y Revisión:

• En algunos casos, se lleva a cabo una auditoría interna o externa para revisar los registros contables y garantizar la precisión y cumplimiento normativo.

9. Presentación de Impuestos:

• Se cumplen con los requisitos fiscales presentando declaraciones de impuestos y cumpliendo con las obligaciones tributarias aplicables.

10. Análisis Financiero:

11. Planificación para el Próximo Período: