Los hechos contables deben estar documentados debidamente, dada la gran importancia que tiene la Contabilidad para la toma de decisiones.No obstante, este punto puede no ser de fácil aplicación, debido a diversas causas entre las que se encuentra la imposibilidad de obtener dicho soporte contable -justificante de un viaje en taxi- o el elevado formalismo a que se ve sometida la documentación de un determinado hecho -la adquisición de un bien inmueble requiere de documento público elevado ante Notario-. No obstante, debe existir un soporte documental de las anotaciones independientemente del tipo de asiento que generen. Un documento contable, por tanto, se va a definir como todo aquel que se corresponde con un asiento, de modo que asegure su exactitud material.
La empresa debe definir la casuística a la que se puede enfrentar en este sentido y arbitrar medios que permitan la contabilización de estos hechos que afectan al patrimonio y que no están debidamente justificados. En este sentido, puede considerar válido un documento firmado por el Director General en el que se deje constancia de la carencia de otro tipo de soporte, del hecho contable y de su importe, a fin de poder registrarse adecuadamente y archivarse para futuras verificaciones.
En otros casos, muy frecuentes en la vida de la empresa, no se dispone del documento considerado válido para su contabilización, sino que sólo se ha emitido un documento provisional o transitorio de otro que será el definitivo y principal. Estamos refiriéndonos a la situación en la que se ha recibido o emitido un albarán, pero no ha ocurrido lo mismo con la factura. Un albarán es un documento acreditativo de la entrega de bienes y de servicios en el que se incluye el precio. No se extiende con el objeto de ser pagado inmediatamente, al contrario del fin de la factura. En la factura se incluyen todas las entregas previas documentadas con un albarán y se emite para ser pagada en los términos que hayan negociado las partes.
La cuestión que debemos analizar es si se ha de contabilizar un hecho contable aún cuando no existe una factura que sirva de soporte. La respuesta es obvia. Si se trata de un hecho que afecta al patrimonio empresarial debe registrarse contablemente. Sin embargo, se ha de dejar constancia de la carencia de esta factura, bien porque no se haya formalizado o bien por no haberse recibido. Así, las cuentas que se utilizarán en estos casos serán las siguientes:
- Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar: Bajo esta denominación se representan deudas con suministradores de mercancías y de otros bienes definidos en el grupo 3 de Existencias, cuya factura no se haya recibido o formalizado.
- Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar: Los elementos que se agrupan en esta cuenta son deudas con suministradores de servicios que no tienen la condición estricta de proveedores, cuya factura no esté formalizada o no se haya recibido.
- Clientes, facturas pendientes de formalizar: Esta cuenta recoge créditos con compradores de mercaderías y demás bienes definidos en el grupo 3 de Existencias, así como los usuarios de los servicios prestados por la empresa, siempre que constituya una actividad principal, que no estén debidamente formalizados en factura.
- Deudores, facturas pendientes de formalizar: Utilizaremos esta cuenta para registrar créditos compradores de servicios que no tienen la condición estricta de clientes y con otros deudores de tráfico, que no estén debidamente formalizados en factura.
6.3.4.3.3 Reclasificación de partidas
Esta fase tiene como objeto corregir aquellos fallos que se cometieron al contabilizar los hechos contables. Estos errores pueden deberse a las siguientes causas:
- una incorrecta interpretación de dicho hecho;
- a la falta de información correcta en el momento en que se registró; o,
- a un cambio en cuanto al horizonte temporal en que se harán efectivos ciertos elementos patrimoniales, es decir, que pasen de ser elementos patrimoniales de largo plazo a ser de corto plazo.
Si bien se pueden corregir todos y cada uno de estos errores, independientemente de la mayor o menor incidencia que tengan en el patrimonio empresarial y en su resultado, es práctica habitual centrar los esfuerzos en aquellos que provoquen una distorsión en la imagen fiel de la empresa.
Los dos primeros casos se pueden calificar de incorrecciones técnicas y pueden corregirse en cuanto se tenga conocimiento de la incorrección o se complete la información necesaria para su adecuado tratamiento contable.
La tercera causa por la que se pueden reclasificar partidas atiende, como hemos visto, a aquellas anotaciones que en un principio se anotaron correctamente pero que en la actualidad necesitan de un ajuste al haberse modificado las características de las mismas. Este caso, no se trata de un error propiamente dicho, ya que se produce al existir obligación de clasificar los elementos patrimoniales según su plazo. Así, al cierre del ejercicio deberán reclasificarse aquellos activos a largo plazo, cuyo plazo de exigibilidad sea igual o inferior a un año, es decir, deben ser contabilizados como activos a corto plazo. La misma situación es aplicable a los pasivos a largo plazo, que al cierre de ejercicio deban ser satisfechos en un corto plazo.
6.3.5 Cálculo del resultado y cierre de la contabilidad
Una vez finalizado el ejercicio contable y realizados todos los ajustes pertinentes en la fase de regularización, se ha de proceder al cálculo del resultado del ejercicio económico mediante la liquidación de los ingresos y gastos. Para ello se realiza un asiento de pérdidas y ganancias. Los saldos de las cuentas de gestión se trasladan a este asiento de manera que quedarán cerradas. La diferencia existente entre los ingresos y los gastos del ejercicio constituye el resultado de la empresa, el cual se recoge en una cuenta de neto denominada Pérdidas y ganancias.
El proceso que se debe seguir es sencillo. Se han de identificar las cuentas de gestión cuyo saldo sea deudor -normalmente serán cuentas de gastos- y se abonarán. Se realiza una operación contraria en signo con las cuentas de resultados con saldo acreedor, que en este caso se cargan. En el cuadro siguiente se esquematiza este proceso (Tabla 6.5):
Tabla 6.5. Asiento de pérdidas y ganancias.
Con estos asientos se cierran todas y cada una de las cuentas de resultados de forma que se engloben en la cuenta de neto Pérdidas y ganancias. El saldo de esta cuenta nos permite conocer si la empresa ha incurrido en ganancias -resultado positivo- o pérdidas -resultado negativo-. Así, el beneficio positivo vendrá determinado con un saldo acreedor en esta cuenta, mientras que las pérdidas en el ejercicio estarán representadas con un saldo deudor.
Esta cuenta no es más que un resumen de las ventas e ingresos, compras y gastos de la empresa. Es por ello que podemos decir que, al saldarse estas cuentas volcando sus saldos en la cuenta de Pérdidas y ganancias no hacen más que cumplir el cometido para el que fueron creadas, es decir, permiten reflejar la gestión empresarial durante el ejercicio económico.
La última operación contable que se realiza en el ejercicio es el Asiento de cierre. En este momento, sólo permanecen abiertas las cuentas de elementos patrimoniales de activo, pasivo o neto. En ningún caso, si se ha realizado correctamente el asiento de Pérdidas y ganancias, habrá cuentas de gestión. Recordemos, que estas cuentas han sido cerradas y han generado una cuenta de neto -Pérdidas y ganancias-.
El asiento de cierre permite dejar constancia del fin del ejercicio en los diferentes registros utilizados -Libro Diario y Libro Mayor-. Consiste en anotar en el Debe todas aquellas cuentas patrimoniales con saldo acreedor y en el Haber todas aquellas cuyo saldo sea deudor (Tabla 6.6).
Tabla 6.6. Asiento de cierre.
