CAPÍTULO 6 El ciclo contable

6.1  Ejercicio económico y ejercicio contable

El hecho de constituir una empresa se produce, normalmente, con la idea de duración ilimitada, es decir, no se conoce el periodo durante el cual participará en el sistema económico. A pesar de esta indeterminación temporal, se tiende a fraccionar la vida de la entidad con el objeto de cumplir con ciertas obligaciones impuestas por la legislación vigente, mercantil o fiscal. Así, cada uno de estos periodos fijados legalmente se denomina año fiscal o ejercicio económico. Suele ser de carácter anual y, si bien la norma es que coincida con el año natural, no tiene por qué ser para todas las empresas así. Esto quiere decir que puede comenzar el día 4 de marzo del año 2006 y finalizar el 3 de marzo del siguiente año, lo que se da en empresas con actividades estacionales, como por ejemplo, aquellas cuyo objeto social es la elaboración de turrón.

El proceso contable se encuentra dividido de manera artificial de forma que cada parada de la actividad de la empresa permite proporcionar la infor­mación periódica y útil a los usuarios que la requieren para la toma de deci­siones. Cada uno de los periodos se denomina ejercicio contable. El ejercicio contable suele coincidir con el ejercicio económico, por lo que su duración es de un año, independientemente de cuándo se inicie éste. Al haberse realizado estas fracciones temporales la situación final de un periodo es la inicial en el periodo siguiente.

La vida de una empresa, desde su creación hasta su desaparición, genera un proceso económico que no se detiene, desarrollándose de forma continua, aún cuando se divide artificialmente en ejercicios económicos. El proceso que se desarrolla en cada uno de estos ejercicios es captado y representado mediante un proceso contable que discurre de manera paralela y que se denomina ciclo contable.

El ciclo contable, por tanto, es un conjunto de fases de la contabilidad, que se repiten en cada ejercicio contable, durante la vida de un negocio. Hace refe­rencia al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Las transacciones anotadas no son exclusi­vamente explícitas, sino que también ha de prestar atención a las implícitas. En el cuadro siguiente se resume la relación existente entre ejercicios económicos y el ciclo contable (Tabla 6.1).

Tabla 6.1. Relación entre actividad económica y ciclo contable.

Si analizamos en profundidad esta tabla podemos sacar las siguientes ideas:

• La actividad económica de la empresa se puede dividir en periodos, de igual duración, normalmente de un año, que se denominan ejercicios eco­nómicos. La actividad que se realice en cada uno de estos ejercicios será recogida por el sistema de información contable, por lo que cada uno de los ejercicios económicos coincidirá con un ejercicio contable.
• La situación final de un ejercicio coincide exactamente con la inicial del periodo siguiente.
• El proceso de análisis, valoración, registro e información de las operaciones que realice la empresa en un ejercicio no diferirá del proceso que se utilice en el ejercicio siguiente, constituyendo este proceso un ciclo contable.
• El ciclo contable comienza determinando el importe inicial de la situación patrimonial de la empresa al comienzo del ejercicio contable. Durante este periodo se registrarán todas las transacciones que afecten al patrimonio. Al finalizar el ejercicio calculará el resultado de la actividad empresarial, que se resume en un estado denominado Cuenta de Pérdidas y Ganancias, y además determinará el valor final del patrimonio, plasmándolo en un Balance de si­tuación. Este balance final será el balance inicial del siguiente ejercicio.
• El ciclo o proceso contable tiene como fin la elaboración de estados conta­bles en los que se resume toda la información contable del ejercicio. Estos
  estados financieros -Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo- que resumen la situación económico-financiera y patrimonial de la empresa se agru­pan en las Cuentas anuales. Esta información cuantitativa se completa con la Memoria, estado en el que se recoge información cualitativa de las operaciones realizadas por la entidad.

6.2 El resultado del periodo

La vida empresarial, como hemos visto, normalmente es indefinida, ya que se crean empresas con una duración ilimitada. Esta situación no se produce siem­pre, sino que se dan casos de creación de empresas cuyo objeto social es la reali­zación de una determinada actividad por lo cual se prefija el tiempo de vida de la entidad. En este caso, el procedimiento que se utiliza para calcular el resultado de la empresa es relativamente fácil. Sólo hay que comparar el importe aportado por los socios en el momento de creación de la entidad empresarial con el importe resultante de la liquidación de la sociedad. Este es el Resultado total de la activi­dad realizada por la empresa a lo largo de su vida. El cálculo de este resultado se realiza en condiciones de certeza total, no se dejaría nada al futuro.

Resultado total: Activo resultante de la liquidación – Activo aportado en la constitución

No obstante lo anterior, esperar al fin de la vida de la empresa para calcular el resultado de la gestión llevada por los administradores, no es operativo, ya que se necesita de esta información para poder tomar decisiones. La solución se encuentra en dividir la duración ilimitada de la empresa en ejercicios o periodos anuales que posibiliten el cálculo tanto del resultado del ejercicio o del periodo, como de la situación patrimonial de la firma.

El resultado se puede definir como la variación, positiva o negativa, en la riqueza neta de la empresa en un periodo como consecuencia de la gestión rea­lizada por lo que se excluyen las alteraciones patrimoniales derivadas de apor­taciones o retiradas de fondos que directamente efectúen los propietarios de la empresa. Este resultado del ejercicio está constituido por la diferencia entre los ingresos y los gastos del mismo.

Esta periodificación, sin embargo, se erige como el gran escollo para calcu­lar el resultado del ejercicio. La razón radica, precisamente, en la delimitación de los ingresos y gastos que corresponden al ejercicio corriente. De aquí que el beneficio contable sea una magnitud relativa ya que necesita de una serie de juicios y estimaciones realizadas por el contable. Se hace por tanto necesario normalizar ampliamente para homogeneizar en la medida de lo posible los criterios subjetivos aplicados en la determinación del resultado. Aún así, no
es posible abarcar toda la casuística que se puede presentar en una empresa, por lo que el factor subjetivo sigue presente, tanto en la valoración como en la asignación de ingresos y gastos de cada ejercicio.

Los problemas que pueden encontrarse son variados. Algunos de ellos son de fácil resolución. Por ejemplo, el gasto de sueldos y salarios se puede imputar con claridad al periodo en que se hayan producido o devengado, puesto que hacen referencia a “la nómina de diciembre”, es decir, se ha consumido este servicio prestado por el trabajador durante el mes de diciembre, mes que corresponde al ejercicio corriente. En contraposición, es más complicado conocer el importe de los derechos de cobro sobre clientes que va a resultar impagado, por lo que se pro­duciría una pérdida que corresponde al ejercicio en que se realiza la venta que ha generado el derecho de cobro. En este caso, se deberán realizar estimaciones para calcular estas cuantías y contabilizar el gasto pertinente. Estos ajustes serán ana­lizados en este tema, aún cuando se profundice en ellos en capítulos posteriores.

El ciclo contable es un proceso continuo que las empresas siguen para registrar, clasificar y resumir sus transacciones financieras. Este ciclo asegura que los estados financieros reflejen con precisión la situación financiera y los resultados de la empresa:

1. Identificación y Registro de Transacciones:

• La primera etapa implica identificar y registrar todas las transacciones financieras de la empresa. Esto puede incluir ventas, compras, gastos, ingresos y otros eventos económicos relevantes.

2. Documentación de Transacciones:

• Cada transacción debe respaldarse con documentos adecuados, como facturas, recibos u otros comprobantes. La documentación respalda la validez y la legalidad de las transacciones.

3. Registro en el Libro Diario:

• Las transacciones se registran en el libro diario utilizando el método de partida doble, donde cada transacción afecta al menos a dos cuentas con montos iguales y opuestos.

4. Pasar al Mayor (Mayor General):

• La información del libro diario se transfiere al mayor general, que es un registro más detallado que muestra los saldos de cada cuenta.

5. Balance de Comprobación:

• Se prepara un balance de comprobación para asegurarse de que los débitos sean iguales a los créditos. Este paso verifica la precisión de los registros antes de avanzar en el proceso.

6. Ajustes y Regularizaciones:

• Al final del período contable, se realizan ajustes para reflejar transacciones que pueden no haberse registrado adecuadamente. Esto incluye la depreciación de activos, provisiones, ingresos y gastos diferidos, entre otros.

7. Preparación de Estados Financieros:

• Con la información ajustada, se preparan los estados financieros, incluyendo el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo.

8. Cierre de Libros:

• Se realizan los ajustes finales para cerrar las cuentas temporales, como ingresos y gastos. Estos saldos se transfieren a la cuenta de patrimonio neto, preparando los libros para el próximo período.

9. Auditoría y Revisión:

• En algunos casos, se lleva a cabo una auditoría interna o externa para revisar la integridad y precisión de los estados financieros.

10. Presentación de Informes y Divulgación:

11. Inicio del Nuevo Período Contable: