3.4 Clasificación y funcionamiento de las cuentas

La Contabilidad es un sistema de información que posee sus propios mé­todos. Si las cuentas son su principal instrumento de representación y medida es importante conocer cómo funcionan. Para ello veremos qué tipo de cuentas podemos encontrar así como las normas de funcionamiento de estas herramien­tas de registro.

3.4.1 Clasificación de las cuentas

Como hemos dicho, la cuenta representa un elemento patrimonial de la unidad económica. Si recordamos, cada elemento patrimonial podía adscribir­se a una masa patrimonial según fuera un bien, un derecho o una obligación, exigible o no. De aquí podemos deducir que pueden existir Cuentas de Activo, Cuentas de Pasivo y Cuentas de Patrimonio neto. Ésta, por tanto, podría ser una primera clasificación de las cuentas, si bien debemos ampliarla de alguna manera para incluir aquellas cuentas que permiten calcular el resultado de la gestión empresarial. De esta manera obtenemos la siguiente clasificación:

• Cuentas de patrimonio, de situación o de inventario: Son aquellas que representan elementos patrimoniales de Activo, Pasivo o Patrimonio neto y que se incluyen en el Balance de situación.
• Cuentas de resultados, diferenciales o de gestión: Son aquellas que reflejan los conceptos de ingresos y gastos, y posibilitan el cálculo del resultado. La explicación detallada del funcionamiento de estas cuentas se verá en el siguiente tema.

Los elementos patrimoniales y, por tanto, las cuentas que los representan van experimentando variaciones en su valor. Dependiendo si se utiliza un criterio de manera consistente para medir los aumentos y disminuciones que experimentan o no, se puede encontrar otro tipo de cuentas:

• Cuentas administrativas, estadísticas o netas: Estas cuentas se caracterizan por medir en un elemento patrimonial las variaciones que se producen utilizando el mismo criterio de valoración para las entradas
  y las salidas. Es decir, existe persistencia de valores. Este procedimiento se aplica a las cuentas patrimoniales de Activo, Pasivo y Neto.
• Cuentas especulativas, mixtas o complejas: Son aquellas que no mantienen el mismo criterio para medir los incrementos y disminuciones que se produzcan en el elemento patrimonial que representan. No existe por tanto persistencia de valores. El procedimiento especulativo puede desarrollarse en cualquier tipo de cuenta, si bien realmente sólo se aplica en las de Activo.

Recordemos que si aplicamos el método de la Partida doble, cada vez que se produce una operación económica que incida en el patrimonio empresarial, un hecho contable, se ven afectados dos o más elementos. El método contable basado en la Partida doble exige identificar para cada hecho contable lo siguiente:

• Elementos patrimoniales que intervienen en la transacción.
• Valoración de cada elemento en unidades monetarias de curso oficial.
• Registro de las variaciones usando para ello un convenio de cargo y abono. Este convenio determina cuándo realizar anotaciones al Debe y al Haber de las cuentas. Aún cuando cada tipo de cuenta tenga el suyo, po­dríamos resumirlos en la siguiente norma: “Toda variación que suponga un empleo, aplicación o entrada, se anotará al Debe. Por el contrario, se anotarán al Haber si constituyen un origen, recurso o salida”.

A continuación, veremos el funcionamiento de las diversas cuentas y sus convenios de cargo y abono.

3.4.2 Funcionamiento de las cuentas patrimoniales de Activo

Las cuentas de Activo son aquellas que representan bienes o derechos, es decir, elementos patrimoniales que suponen inversiones para la empresa. Si aplicamos todo lo que se ha visto anteriormente, cuando se produzca una en­trada de estos activos en el patrimonio empresarial, ésta deberá anotarse en el Debe, mientras que si lo que se produce es una salida de este tipo de elemento, se registrará en el Haber. De esta manera podemos esquematizar el convenio de cargo y abono de este tipo de cuentas de la siguiente manera (Tabla 3.1).

Tabla 3.1. Convenio de cargo y abono de cuentas de Activo.

Para explicar mejor el funcionamiento de las cuentas de Activo podemos poner el siguiente ejemplo:

Hemos visto, anteriormente, que las cuentas de Activo pueden desarro­llarse tanto de forma administrativa como especulativa, aunque en este caso concreto hemos seguido el método de persistencia de valores. Esto significa que el valor al que hemos anotado en el Debe es idéntico al del Haber, es decir, los incrementos que se producen en “Caja, €” se realizan al valor legal del dinero. Este mismo criterio se utiliza cuando se producen disminuciones. Pero no siempre existe esta persistencia descrita, puesto que se pueden llevar las cuentas de forma especulativa, es decir, realizando cargos con un valor -Precio de adquisición- mientras que los abonos se producen a otro diferente -Valor de mercado-. Analicemos los conceptos de las cuentas administrativas y especulativas.

3.4.2.1 Cuentas de Activo administrativas

Todas las cuentas patrimoniales de Activo pueden funcionar siguiendo el método administrativo de llevanza de cuentas. Esto significa que tanto los cargos como los abonos se realizan al mismo valor, el Precio de adquisición (Pa). Existe persistencia de valores (Tabla 3.2). Al realizarse el registro de las variaciones que sufre un determinado elemento patrimonial por el mismo valor, estas cuentas no informan de ganancias o pérdidas. Si estos resultados existieran, se registrarían en otras cuentas denominadas Cuentas de resultados o gestión.

Tabla 3.2. Convenio de cargo y abono de cuentas administrativas de Activo.

Pongamos un ejemplo de cuenta de Activo administrativa, para lo que nos centraremos en un bien que pueda ser valorado de diferente manera, como pueden ser las mercancías que una empresa posee para su venta. Entendemos que las adquiere a un importe, denominado Precio de adquisición. Las venderá a otro precio, que puede ser distinto al anterior o no, al que llamamos Precio de venta. Este último valor no será tenido en cuenta en este ejemplo, ya que seguiremos un método administrativo para el registro de las variaciones que se produzcan en el elemento patrimonial Mercaderías.

Las características que presentan estas cuentas administrativas son las siguientes:

• Carácter inicial (fondo): Al tratarse de una cuenta de Activo, las en­tradas o incrementos que se produzcan en él se han de anotar al Debe.
• Carácter funcional (flujos): Las cuentas de Activo pueden recibir tanto cargos como abonos, ya que estos elementos patrimoniales varían en ambos sentidos.
• Carácter final (fondo): Las cuentas administrativas de Activo nunca podrán tener saldo acreedor, es decir, su saldo será siempre deudor o cero. El saldo informará acerca del valor del elemento patrimonial represen­tado en el momento en que se calcule, por lo que se considera que estas cuentas son de inventario permanente o perpetuo.
• No informan de resultados, sólo de valores patrimoniales de los ele­mentos que representan.

3.4.2.2 Cuentas de Activo especulativas

Las cuentas de Activo especulativas permiten la utilización de criterios dife­rentes en las anotaciones al Debe y al Haber. Para los cargos se utiliza el Precio de adquisición (Pa) mientras que para los abonos se usa el Precio de venta (Pv). Es decir, no existe persistencia de valores (Tabla 3.3).

Tabla 3.3. Convenio de cargo y abono de cuentas administrativas de Activo.

Si utilizamos el anterior ejemplo, podremos explicar este tipo de cuentas. En este caso, sí debemos hacer uso del precio de venta de la mitad de los cuadernos que la empresa había adquirido (600 €).

Las características que presentan estas cuentas especulativas son las siguientes:

• Carácter inicial (fondo): Al tratarse de una cuenta de Activo, las en­tradas o incrementos que se produzcan en él se han de anotar al Debe al Precio de adquisición.
• Carácter funcional (flujos): Las cuentas de Activo pueden recibir tan­to cargos como abonos, ya que pueden producirse variaciones en estos elementos patrimoniales en ambos sentidos. Hemos de recordar que los abonos se realizarán en este caso al Precio de venta.
• Carácter final (fondo): Las cuentas especulativas de Activo pueden tener cualquier tipo de saldo -deudor, acreedor o cero- debido a la no persistencia de valores que las caracteriza.
• No informan acerca de los valores patrimoniales de los elementos que representan: Este importe deberá obtenerse extracontablemente, es decir, mediante el recuento físico de las mismas y su valoración posterior.
• Permite conocer el resultado de las operaciones siempre y cuan­do se disponga del valor de las existencias a comienzo y final del periodo: Para calcular el resultado que se ha producido tenemos que aplicar la siguiente fórmula:

HABER – DEBE – EXISTENCIAS INICIALES + EXISTENCIAS FINALES = RESULTADO

Utilicemos el ejemplo anterior para calcular el resultado, positivo o negativo, que se ha producido:

3.4.3 Funcionamiento de las cuentas patrimoniales de Pasivo

Las cuentas patrimoniales de Pasivo representan obligaciones para la em­presa, esto es, fuentes de financiación u orígenes de recursos que la entidad ma­terializará en inversiones. Utilizando los conceptos analizados con anterioridad, la variación en un elemento patrimonial que represente un recurso o un origen se deberá anotar en el Haber, mientras que su disminución se registrará en el Debe. Si esquematizamos el convenio de cargo y abono aplicable obtenemos lo siguiente (Tabla 3.4):

Tabla 3.4. Convenio de cargo y abono de cuentas de Pasivo.

Recordemos que las cuentas de Pasivo siguen normalmente un criterio admi­nistrativo, es decir, existe persistencia de valores.

Las características que presentan estas cuentas de Pasivo son las siguientes:

• Carácter inicial (fondo): Al tratarse de una cuenta de Pasivo, cuando se produzca un origen de fondos, se anotarán al Haber al Precio de adqui­sición.
• Carácter funcional (flujos): Las cuentas de Pasivo pueden recibir tanto cargos como abonos, ya que pueden producirse variaciones en estos ele­mentos patrimoniales en ambos sentidos.
• Carácter final (fondo): Las cuentas de Pasivo tendrán saldo acreedor o cero ya que se llevan de manera administrativa. Este saldo informa acerca del valor de la obligación que mantiene la entidad en el momento en que se ha calculado.

3.4.4 Funcionamiento de las cuentas patrimoniales de patrimonio neto

Podemos utilizar un razonamiento idéntico al de las cuentas de Pasivo exigible para explicar el convenio de cargo y abono en las cuentas patrimoniales de Patrimonio neto. Su esquema será el que exponemos a continuación (Tabla 3.5):

Tabla 3.5. Convenio de cargo y abono de cuentas de Neto.

Al igual que en las cuentas de Pasivo, las cuentas patrimoniales de Neto siguen normalmente un criterio administrativo, por lo que presentan una per­sistencia de valores.

Las características que presentan estas cuentas patrimoniales de Neto son las siguientes:

• Carácter inicial (fondo): Al tratarse de una cuenta de Patrimonio neto, cuando se produzca un origen de fondos, se anotarán al Haber al Precio de adquisición.
• Carácter funcional (flujos): Las cuentas de Patrimonio neto pueden recibir tanto cargos como abonos, ya que pueden producirse variaciones en estos elementos patrimoniales en ambos sentidos.
• Carácter final (fondo): Las cuentas de Patrimonio neto tendrán, normal­mente, saldo acreedor o cero. Este saldo informa acerca del valor de los recursos propios que mantiene la entidad en el momento de su cálculo.