FASES DEL COACHING
Fases de un proceso de Coaching
La mayoría de los programas de desarrollo de personas comparten aspectos, como la necesidad de conocer la organización y elaborar un programa ad hoc a sus necesidades, establecer una meta última de desarrollo tanto individual como organizacional, pero son sus características particulares las que definen la propia identidad de cada programa de coaching. En términos generales, las fases de un proceso de Coaching son las siguientes:
1. Análisis de la Organización
2. Planificación del Programa
3. Evaluación
4. Devolver información de la evaluación
5. Diseño con el coach de un plan de acción individualizado
6. Puesta en Marcha del plan de acción: la práctica
7. Sesiones de Seguimiento
8. Evaluaciones periódicas
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Análisis de la Organización
Para iniciar un proceso de coaching, al coach le resulta necesario conocer todo un conjunto de aspectos de la organización tales como su cultura, el estilo de dirección; el ajuste entre las políticas de RR HH y las políticas de la Organización; el tipo de estructura organizativa; el clima laboral. En las primeras sesiones con el cliente que demanda o al que se le ofrecen acciones de coaching, es muy importante clarificar cuáles son las expectativas, los objetivos y los resultados que se pretenden conseguir al implantar dichas acciones.
El estilo de dirección es una pieza clave en el desarrollo organizacional, como lo es la implantación de una actitud de mejora continua y de un eficaz trabajo en equipo, que supone no sólo contar con eficaces y eficientes colaboradores sino también colaborar con ellos, ofreciendo un “feedback” correcto que facilite el desarrollo de la propia organización y de cada uno de sus integrantes, pues en organizaciones, cada vez más abiertas, y que tienen como objetivo estratégico la gestión del talento, no tiene sentido desperdiciar la información y el conocimiento que llega de cada uno de sus miembros.
De ahí la necesidad de conocer, no sólo con cuánto talento se cuenta, sino aún más importante, con cuánto talento se podría contar si todo el potencial “sumergido” pudiera emerger.
Cuando el objetivo de poner en marcha un programa de coaching está centrado en conseguir una mayor eficacia, resulta útil tener presentes los componentes estratégicos de la organización, identificar los retos que ésta se plantea y los resultados empresariales que se pretende conseguir. En función de todo ello se puede determinar el perfil de capacidades necesarias, para que los ejecutivos puedan lograr los resultados esperados. De esta forma, el coaching pasa a ser también estratégico, y contribuye a la consecución de los objetivos de la organización, integrándose en la estrategia de Recursos Humanos al establecer metas claras que se correspondan con las que persigue la Organización. También es importante que el coach pueda determinar qué tipología se ajusta a su cliente, es decir a la organización a quien va a prestar sus servicios.
Planificación del Programa
a) Reunión con la alta dirección
La acogida de los programas de Coaching y la efectividad de los mismos va a estar muy condicionada al tipo de organización en que se quieren implantar. Si la organización concede importancia al aprendizaje y la búsqueda de soluciones nuevas, un programa de Coaching se valorará y serán muchos los aspirantes a participar en esta acción de desarrollo, pues comparten con la organización, una filosofía de autoconocimiento y auto maestría.
En esta fase se establece la relación de coaching con la alta dirección, por lo que esta fase es fundamental para el éxito de la intervención de coaching. Es en esta fase donde se determinan los objetivos, prácticas y logística del programa así como las cuestiones económicas y la exposición de beneficios. Cuando se cuenta con el visto bueno de la alta dirección y se han clarificado las falsas expectativas que se pudieran tener, como por ejemplo, proporcionar soluciones rápidas, llega el momento de identificar a los grupos de interés, son el conjunto de individuos clave que controlan los recursos necesarios para lograr el éxito o el fracaso.
Estos grupos de interés están constituidos por los líderes de opinión, que pueden potenciar una actitud de cooperación o por el contrario ser un obstáculo, como puede ser el director de desarrollo; por los “propietarios” del proceso, como el jefe directo del coachee, que teme perder un buen colaborador, o los resistentes, que pueden perturbar el programa en cualquiera de sus fases. Con toda la información necesaria recogida se elabora una propuesta de servicios que se presenta a la alta dirección.
Propuesta de servicio
La propuesta debe ser breve, e incluir los siguientes apartados:
• Justificación de la propuesta, quiénes establecieron el contacto y participaron en la reunión con la alta dirección.
• Identificación de las necesidades, tanto generales que afecten a gran parte de la organización o específicas de grupos o individuos.
• Determinar qué necesidades y competencias, tanto a nivel individual o grupal se van a desarrollar.
• Enunciar los objetivos principales que se desean conseguir:
– Superar la inercia para implementar un cambio real en la dinámica individual y por tanto de la organización en la que están insertos.
– Realizar un proceso de seguimiento individualizado y altamente personalizado de los participantes.
– Elaborar un Plan de Acción detallado e individualizado de manera que el camino de mejora y el impacto práctico sobre la organización quede claramente definido.
– Dotar a los participantes de herramientas para poder trasladar los conocimientos y la práctica a sus equipos y personas y ayudar a que los componentes de sus equipos se desarrollen.
• Estructura del Proceso: Fases y número de sesiones, contenidos, actividades, procesos de evaluación, informes. Realizar una buena evaluación de cuáles son los puntos fuertes y débiles de las personas que desean participar en el proceso, resulta muy importante, porque la información obtenida ofrece las pautas para poder establecer una mejora. Primero hay que conocer la situación de partida para poder definir una situación final que suponga un avance.
También hay que definir los costes del programa y las condiciones de pago, así como el establecimiento de fecha de inicio y duración de los servicios.
Una vez aceptada la propuesta se envía el contrato de servicios a la persona o departamento designado. En el contrato figurará explícitamente una declaración de confidencialidad y no revelación así como los términos del compromiso. El contrato lo firman el cliente y el coach.
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1. Fase de Preparación (o de Contrato)
Esta fase se centra en establecer una relación sólida y de confianza entre el coach y el coachee, y en definir el marco del proceso de coaching. En ella, se determina el objetivo general del coaching, se establecen expectativas y se acuerdan las reglas de trabajo.
- Objetivos principales:
- Establecer una relación de confianza y respeto mutuo.
- Definir las expectativas del proceso.
- Acordar la metodología y la duración de las sesiones.
- Firmar el contrato de coaching (si aplica).
- Preguntas clave:
- «¿Qué te gustaría lograr con el coaching?»
- «¿Cómo sabes que habrás alcanzado tus metas?»
- «¿Qué esperas del coach y del proceso?»
2. Fase de Diagnóstico o Evaluación
Durante esta fase, el coach trabaja con el coachee para identificar su situación actual, sus fortalezas, sus debilidades y los obstáculos que pueden estar interfiriendo en su progreso. También se exploran sus creencias, valores y motivaciones. Es un momento de autoconocimiento profundo.
- Objetivos principales:
- Comprender la situación actual del coachee.
- Identificar metas y áreas de mejora.
- Evaluar las competencias y habilidades del coachee.
- Preguntas clave:
- «¿Cuáles son tus fortalezas?»
- «¿Qué obstáculos estás enfrentando?»
- «¿Qué has intentado ya para solucionar esto?»
- «¿Cómo te sientes con respecto a tu situación actual?»
3. Fase de Establecimiento de Metas
Una vez que el coach y el coachee comprenden la situación actual, se establecen metas claras, específicas, medibles y alcanzables. En esta fase se acuerdan los objetivos a corto, medio y largo plazo, y se determina un plan de acción detallado.
- Objetivos principales:
- Definir metas claras y alcanzables.
- Establecer un plan de acción concreto para alcanzar esas metas.
- Asegurarse de que las metas estén alineadas con los valores y aspiraciones del coachee.
- Preguntas clave:
- «¿Qué te gustaría lograr en el próximo mes/año?»
- «¿Cómo puedes medir el progreso hacia tus metas?»
- «¿Qué cambios son necesarios para alcanzar estos objetivos?»
4. Fase de Acción
Durante esta fase, el coachee comienza a implementar el plan de acción acordado. El coach actúa como un facilitador y guía para asegurar que el coachee se mantenga enfocado y comprometido con sus objetivos. Se establece un seguimiento para evaluar el progreso.
- Objetivos principales:
- Implementar las acciones definidas en el plan.
- Identificar obstáculos a medida que surgen y encontrar soluciones.
- Asegurar la motivación y el compromiso del coachee.
- Preguntas clave:
- «¿Qué acción tomarás esta semana?»
- «¿Qué obstáculos esperas encontrar y cómo los superarás?»
- «¿Cómo te asegurás de que estás avanzando hacia tu objetivo?»
5. Fase de Evaluación y Feedback
Aquí se revisa el progreso realizado en función de los objetivos establecidos. Se analizan los resultados, se celebran los logros y se reflexiona sobre los aprendizajes adquiridos durante el proceso. Además, se proporcionan retroalimentaciones constructivas.
- Objetivos principales:
- Evaluar el progreso y los resultados.
- Reflexionar sobre lo aprendido durante el proceso de coaching.
- Ajustar el plan de acción si es necesario.
- Preguntas clave:
- «¿Qué has logrado hasta ahora?»
- «¿Qué ha funcionado bien y qué no?»
- «¿Qué cambios podrían ayudarte a continuar progresando?»
6. Fase de Cierre
La fase de cierre marca el final del proceso de coaching. Durante esta fase, el coachee evalúa su aprendizaje y los logros obtenidos. El coach asegura que el coachee tenga un plan claro para continuar aplicando lo aprendido y alcanzando sus metas en el futuro, y establece las bases para su auto-coaching posterior.
- Objetivos principales:
- Evaluar los logros alcanzados.
- Asegurar la sostenibilidad de los cambios y el aprendizaje.
- Celebrar el éxito del coachee.
- Preguntas clave:
- «¿Qué has aprendido de este proceso?»
- «¿Cómo te aseguras de seguir implementando lo aprendido?»
- «¿Cómo continuarás tu crecimiento por ti mismo?»