Esta sección se centra exclusivamente en la estimación del esfuerzo de la formación de usuarios finales (usuario que formara a otros usuarios de su empresa).
Si se ha conseguido aplicar con éxito una métrica para estimar el tamaño de los componentes implantados, esta misma métrica es el fundamento para calcular el esfuerzo que se ha de dedicar a la formación de los usuarios finales.
Como en las fases iniciales del proyecto es difícil conocer los desarrollos propios y desarrollos adicionales que serán necesarios se puede utilizar exclusivamente la medida de los componentes estándar como base para la estimación del esfuerzo en la formación.
| Modulo | Días formación |
| FI: Finanzas | 20 |
| CO: Costes y Control | 10 |
| TR: Tesorería | 10 |
| LO: Logística | 7 |
| SD: Ventas y Distribución | 15 |
| MM: Gestión de Materiales | 18 |
| PP: Planificación de la producción | 20 |
| EC: Enterprise controlling | 5 |
| QM: Calidad | 9 |
| HR: Recursos Humanos | 15 |
| PS: Gestión proyectos | 10 |
| PM: Gestión mantenimiento | 8 |
| BI: Business Intelligence | 20 |
| CRM: Custumer Relationship management | 30 |
Tabla 12. Esfuerzo formación
Ahora bien, como en cualquier estimación, el ajuste es fundamental, y en esta formación debemos tener presente que a nivel global, hay factores que pueden aumentar este tiempo de formación.
Es por ello, que siguiendo la misma métrica que apartados anteriores, aplicaremos unos factores para la totalidad de la formación del proyecto. Tenemos 6 factores:
| Factor | Descripción |
| 1-Edad | 0-Menor de 30 años |
| 5-Entre 30 y 50 años | |
| 10-Más de 50 años | |
| 2-Disponibilidad | 0-Total (más del 75% de la jornada laboral) |
| 5-Media (entre el 25% y el 75% de la jornada laboral) | |
| 10-Escasa (menos del 25% de la jornada laboral) | |
| 3-Formacion académica | 0-Superior |
| 5-Media | |
| 10-Sin formación | |
| 4-Nivel jerárquico | 0-Alto directivo |
| 5-Mando intermedio | |
| 10-Personal base | |
| 5-Antigüedad en la organización | 0-Menos de 5 años |
| 5-Emtre 5 y 15 años | |
| 10-Más de 15 años | |
| 6-Diversidad cultural y otras diferencias | 0-No existen |
| 5-Existen diferencias culturales o de otro tipo que afecten al proceso formativo pero no tienen por qué dificultarlo. | |
| 10-Diferencias culturales significativas u otros factores que dificultan el proceso formativo (idioma, minusvalías,…) |
Tabla 13. Factores ajuste formación
La suma de los 6 factores a 10 puntos de máxima por factor, determina el análisis formativo (Af).
Af = F1 + F2 + F3 + F4 + F5 + F6 ≤ 30 puntos
Según el resultado, obtenemos una dificultad formativa dentro de los siguientes intervalos:
| Factor Af | Minimo | Maximo |
| Alta | 25 | 35 |
| Moderada | 10 | 20 |
| Nula | 0 | 5 |
Tabla 14. Factor Af
Conocido el intervalo, aplicaremos un porcentaje que repercute en el TCO de nuestro proyecto:
| Factor Af | Porcentaje del total |
| Alta | 5% |
| Moderada | 2% |
| Nula | 0% |
Tabla 15. Porcentaje Af
Se justifica la elección de estos parámetros y sus valores analizando la experiencia previa en la formación de usuarios y dando mayor puntuación a aquellos factores que se han encontrado consistentemente asociados a un mayor esfuerzo en ella. Sería necesario validar de forma empírica esta relación para considerarla completamente aceptable, pero en general hemos constatado que se cumple lo siguiente (teniendo siempre presente que implantar SAP R/3 supone un cambio de gran impacto en los procedimientos de la organización):
• Cuanto mayor es la edad del empleado mayor es el tiempo que tarda en asimilar y aceptar nuevos conceptos.
• Cuanto menor es la disponibilidad del empleado más fragmentada es la formación. La falta de continuidad ralentiza el proceso de aprendizaje.
• En general, cuanto mayor es el bagaje cultural de una persona, más fácil resulta la comunicación con ésta.
• Cuanto menor es el nivel jerárquico del empleado, mayor va a ser su interacción con el sistema a nivel de entrada de datos, por lo que hay que invertir más esfuerzo en formarlo adecuadamente, de forma que se disminuya la tasa de errores.
• Cuanto mayor sea la antigüedad del empleado en la organización más hábito tendrá de utilizar los procedimientos antiguos, pero a la vez mayor conocimiento tendrá sobre ésta, por lo que aportará una realimentación valiosa sobre los detalles internos de los procedimientos.
• Hay que tener en consideración diferencias culturales, religiosas, de comportamiento, así como minusvalías, si suponen mayor dedicación o interfieren en el proceso formativo.
No se tiene un valor Af para cada módulo implantado, sino para la globalidad del proyecto. En la práctica normalmente los usuarios sólo utilizan una parte del sistema y por tanto no hay que formarles en todos los módulos, pero a la vez es muy difícil segmentar la organización en grupos estancos asignados a un módulo concreto.
NOTA. Esta formación está pensada para llevarse a cabo a los usuarios clave donde estos serán los encargados de formar a su plantilla interna. Claro está, que puede hacerse de forma masiva llevado a cabo por un cronograma si el cliente lo desea. Por supuesto, estos gastos son extra y no forman parte de una implantación estándar.
La formación de usuarios maestros es un componente crucial en la implementación de nuevos sistemas o procesos en una organización. Los usuarios maestros son aquellos que tendrán un conocimiento profundo del sistema o proceso y serán responsables de su uso y gestión en su área o departamento:
- Entender las necesidades y habilidades del usuario:
- Antes de comenzar la formación, es importante comprender el nivel de conocimiento y las habilidades actuales de los usuarios maestros en relación con el nuevo sistema o proceso. Esto ayudará a adaptar el contenido de la formación para que sea relevante y efectivo.
- Personalización del contenido de formación:
- Desarrolla un plan de formación personalizado que aborde las necesidades específicas de los usuarios maestros en función de sus roles y responsabilidades. Esto puede incluir módulos de formación específicos para diferentes funciones o áreas de interés.
- Demostraciones prácticas y ejemplos relevantes:
- Proporciona demostraciones prácticas y ejemplos relevantes para ayudar a los usuarios maestros a comprender cómo utilizar el sistema o proceso en su trabajo diario. Esto puede incluir escenarios de uso real y ejercicios prácticos para reforzar el aprendizaje.
- Sesiones interactivas y de preguntas y respuestas:
- Organiza sesiones de formación interactivas donde los usuarios maestros puedan hacer preguntas, compartir experiencias y participar en discusiones sobre el nuevo sistema o proceso. Esto fomentará la participación y el compromiso, y ayudará a aclarar cualquier duda o preocupación.
- Material de referencia y recursos adicionales:
- Proporciona material de referencia, guías de usuario y recursos adicionales que los usuarios maestros puedan consultar después de la formación. Esto les permitirá repasar el material y recordar los conceptos clave a medida que comienzan a utilizar el sistema o proceso en su trabajo diario.
- Seguimiento y apoyo continuo:
- Después de la formación inicial, asegúrate de proporcionar seguimiento y apoyo continuo a los usuarios maestros a medida que comienzan a utilizar el sistema o proceso en el mundo real. Esto puede incluir sesiones de seguimiento, sesiones de refuerzo y asistencia técnica según sea necesario.
- Recopilación de retroalimentación y evaluación:
- Solicita retroalimentación de los usuarios maestros sobre la calidad y la eficacia de la formación. Utiliza esta retroalimentación para realizar mejoras continuas en el programa de formación y abordar cualquier área de preocupación o necesidad adicional.