Para la introducción de facturas de proveedores, es decir, facturas de compras que ha realizado nuestra sociedad tanto de materiales como de servicios, accederemos a la transacción de,
Finanzas → Gtion.financiera → Acreedores → contabilización → Factura
O el código de transacción FB60
Al acceder a la transacción, Sap mostrará la pantalla para localizar los datos del acreedor.
El primer paso a realizar en la pantalla siguiente, es determinar el número de la sociedad a la cual crearemos la factura, para ello hacemos clic en el botón titulado “Sociedad”,
Al utilizar el botón indicado anteriormente Sap nos mostrara el formulario para la introducción del código de la sociedad,
Si desconocemos el número de la sociedad, desde el botón de marchcode localizamos la sociedad en la lista que nos muestra con las sociedades disponibles.
Cuando ya hemos introducido el número de la sociedad, validamos este formulario.
El siguiente paso una vez ya hemos determinado la sociedad, será determinar el código del acreedor del que vamos a crear la factura, introducimos el código o bien lo localizamos desde esta parte de la pantalla,
El resultado de la operación anterior es que se activan los campos del formulario y ya podemos introducir los dataos de la factura de nuestro acreedor.
Como ya hemos visto en el apartado de introducción de facturas de deudores (clientes), hay una serie de campos de introducción obligatoria.
Tendremos que introducir el importe de la factura, las fechas de factura y el número de referencia (que habitualmente es el número de la factura que nos ha emitido el acreedor), después de poner estos datos, si validamos la pantalla, o bien pulsamos la tecla “Intro”, Sap validara los datos introducidos hasta el momento y nos mostrara los datos del proveedor así como el saldo hasta el momento.
Una vez tenemos estos datos validados vamos a rellenar el apartado inferior de la pantalla para determinar la contrapartida contable de la factura que estamos introduciendo, esto es un paso obligatorio para que el alta de la factura se realice correctamente.
Localizamos la cuenta de operaciones, utilizando el matchcode , seguidamente introducimos lo importes y observamos en la parte superior de esta pantalla para ver si Sap nos valida el saldo del acreedor y nos pone la señal de aviso en verde, la cual cosa indicara que los datos son correctos y coherentes.
Observamos en pantalla los comentarios realizados anteriormente, y si todo es correcto, para salir de este formulario y que los datos se queden almacenados, utilizaremos el icono de grabar.
Después ya podríamos salir al menú principal de Sap.
La emisión de facturas a acreedores, en este caso proveedores, es un proceso importante en la gestión de cuentas por pagar de una empresa:
- Reúne la información necesaria:
- Antes de emitir una factura, asegúrate de tener toda la información necesaria, como el nombre y la dirección del proveedor, los detalles de los bienes o servicios entregados, las fechas relevantes, los términos de pago acordados, etc.
- Utiliza un software de facturación o un formato estándar:
- Puedes utilizar un software de facturación dedicado o un formato estándar de factura que cumpla con los requisitos legales y fiscales de tu país.
- Asegúrate de incluir todos los campos obligatorios, como el número de factura, la fecha, los detalles del proveedor y del cliente, la descripción de los bienes o servicios, el importe total, los impuestos aplicables, etc.
- Completa la factura:
- Ingresa la información recopilada en el software de facturación o en el formato de factura seleccionado.
- Verifica la exactitud de los datos ingresados para evitar errores y discrepancias.
- Asigna un número de factura único:
- Cada factura debe tener un número único que sirva como identificador único para fines de seguimiento y registro contable.
- Si utilizas un sistema de numeración secuencial, asegúrate de asignar el siguiente número disponible.
- Envía la factura al proveedor:
- Una vez que la factura esté completa y verificada, envíala al proveedor según el método acordado previamente (correo electrónico, correo postal, fax, etc.).
- Asegúrate de enviar la factura a la persona o departamento correcto dentro de la organización del proveedor.
- Registra la factura en el sistema contable:
- Después de enviar la factura al proveedor, regístrala en el sistema contable de tu empresa como un compromiso de pago pendiente.
- Esto actualiza los registros financieros y te permite realizar un seguimiento del saldo pendiente con el proveedor.
- Seguimiento del pago:
- Haz un seguimiento del estado de pago de la factura para garantizar que el proveedor la procese y la pague a tiempo.
- Si el proveedor tiene alguna pregunta o problema con la factura, responde y resuelve cualquier problema lo antes posible para evitar retrasos en el pago.