Dentro del proceso de planificación de la auditoría interna, la herramienta de checklist se vuelve casi imprescindible para tener de un vistazo y en un solo lugar todo lo que queremos comprobar con la auditoría.
Pero, ¿qué es una checklist?
Básicamente es una lista de aspectos que no queremos perder de vista en una situación determinada.
Un ejemplo sencillo de una checklist sería una lista de tareas pendientes. Otro ejemplo más complejo sería una planificación, donde se detallan las tareas que hay que realizar dependiendo del horario, el día u otros factores.
En el caso de auditorías internas de calidad, la checklist debería incluir:
Ejercicio cuaderno: Checklist para auditoría
Pasos para hacer una lista de verificación (checklist) para una auditoría interna:
- Definir el Alcance de la Auditoría:
- Determine el alcance y los objetivos específicos de la auditoría interna. Esto ayudará a identificar las áreas clave que deben incluirse en la lista de verificación.
- Identificar los Requisitos y Criterios de Auditoría:
- Consulte la normativa, estándares, políticas internas y otros requisitos aplicables al sistema de gestión que se está auditando. Estos requisitos serán la base para desarrollar los elementos de la lista de verificación.
- Desglosar los Procesos y Subprocesos:
- Identifique los procesos y subprocesos clave que se deben evaluar durante la auditoría. Divida estos procesos en pasos o actividades específicas para incluir en la lista de verificación.
- Crear una Estructura para la Lista de Verificación:
- Organice la lista de verificación por categorías o secciones, agrupando los elementos relacionados. Por ejemplo, puede dividirla por áreas funcionales (producción, calidad, recursos humanos, etc.) o por requisitos específicos de la normativa.
- Enumerar los Elementos a Evaluar:
- Para cada área o requisito, enumere los elementos específicos que deben revisarse durante la auditoría. Por ejemplo, puede incluir políticas, procedimientos, registros, evidencia documentada, etc.
- Incluir Preguntas o Tareas Específicas:
- Para cada elemento de la lista de verificación, formule preguntas específicas o tareas que el auditor debe completar para evaluar su cumplimiento. Por ejemplo, «¿Se mantienen registros de formación del personal?» o «¿Se sigue el procedimiento de control de cambios documentados?»
- Agregar Espacio para Observaciones o Notas:
- Reserve espacio en la lista de verificación para que el auditor pueda tomar notas o hacer observaciones durante la auditoría. Esto facilitará la documentación de hallazgos y recomendaciones.
- Revisar y Validar la Lista de Verificación:
- Una vez creada, revise la lista de verificación para asegurarse de que abarque todos los requisitos y áreas críticas que deben ser evaluadas. Valide la lista con otros auditores o expertos en el área para verificar su integridad y exhaustividad.
- Finalizar la Lista de Verificación:
- Después de revisar y validar, finalice la lista de verificación en un formato claro y conciso. Asegúrese de que sea fácil de entender y usar durante la auditoría interna.
- Usar y Mejorar Continuamente:
- Utilice la lista de verificación durante la auditoría interna y recopile comentarios para mejorarla en futuras auditorías. Mantenga la lista actualizada para reflejar cambios en los requisitos o procesos de la organización.