A menudo se requieren métodos de comunicación distintos para situaciones diferentes. Para las partes interesadas externas pertinentes, puede ser requerida una comunicación más formal como informes, especificaciones, facturas o acuerdos de nivel del servicio. Para la comunicación interna, podrían usarse métodos como el contacto diario, las reuniones regulares de departamento, las sesiones informativas, el correo electrónico o la intranet.
La comunicación interna también puede requerir métodos más formales como los informes escritos o las comunicaciones de trabajo, dependiendo de la naturaleza de la información y de la criticidad de los asuntos que deben ser comunicados.
No sólo se debe determinar, sino también se tiene que hacer que funcione. Esto también debe ser responsabilidad de la alta dirección y los dueños de procesos.
Además, es conveniente determinar cuál es el propósito de lo que se desea comunicar para obtener mejores resultados.
En la gestión, la comunicación efectiva es fundamental para el éxito de cualquier organización:
- Comunicación clara y precisa: La comunicación debe ser clara y precisa para evitar malentendidos. Los gerentes deben comunicar expectativas, objetivos y estrategias de manera que todos los miembros del equipo puedan entender y actuar en consecuencia.
- Canal de comunicación adecuado: Utilizar el canal de comunicación adecuado es esencial. Puedes optar por comunicación cara a cara, correo electrónico, reuniones, presentaciones, etc., dependiendo del mensaje y el público.
- Escucha activa: Los gerentes deben practicar la escucha activa para comprender las preocupaciones y opiniones de los empleados. Esto fomenta un ambiente de trabajo abierto y promueve la participación.
- Retroalimentación constructiva: Proporcionar retroalimentación constructiva es esencial para el desarrollo individual y organizacional. Los gerentes deben comunicar comentarios de manera efectiva para impulsar el crecimiento y la mejora.
- Comunicación bidireccional: La comunicación debe ser bidireccional. Los empleados deben sentirse libres para compartir ideas, comentarios y preocupaciones con los gerentes, creando así un flujo constante de información.
- Comunicación en crisis: En tiempos de crisis o cambio, la comunicación transparente y frecuente es crucial para mantener la confianza y la cohesión del equipo.
- Cultura de comunicación: Fomentar una cultura de comunicación abierta y honesta promueve la colaboración y el trabajo en equipo dentro de la organización.