La gestión del cambio

Como veíamos anteriormente, tanto la transición como la implantación de la norma ISO es un cambio importante dentro de una empresa, que debemos saber gestionar. Una manera sencilla es a través de los 8 pasos para el cambio de John Kotter.

John Paul Kotter es profesor de Liderazgo, Emérito, en la Escuela de Negocios de Harvard, fundador de Kotter International (una empresa de consultoría de gestión con sede en Seattle y Boston) y prácticamente un gurú del pensamiento en los campos de negocio, de dirección y de cambio. En 1995 publicó su libro Leading

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Change (Liderando el cambio) en el que explica su plan de acción de 8 pasos para llevar adelante una transformación exitosa de una organización. Posteriormente amplió el alcance del proceso en 8 pasos de su versión original en Leading Change a la versión resumida en su libro de 2014, Accelerate (Acelerar) 7 .

Sistemas de gestion de calidad

Esta última visión, puedes verla reflejada en la siguiente imagen:

1. Ayuda a otros a ver la necesidad de cambio a través de una declaración de oportunidad que comunique la importancia de actuar inmediatamente.

● Por ejemplo: Ahora es el momento de que nuestra organización comience a trabajar de una manera organizada siguiendo la norma ISO.

2. Un ejército voluntario necesita una coalición de personas efectivas, nacidas de sus propias filas, para guiarlo, coordinarlo y comunicar sus actividades.

● Se necesitan personas de la misma organización que estén motivadas con el cambio, concienciadas de que implantar un sistema de gestión de calidad (o cualquier otro cambio organizacional), es lo mejor para la empresa en ese momento.

3. Aclarar cómo el futuro será diferente del pasado y cómo se puede hacer realidad ese futuro a través de iniciativas vinculadas directamente a la visión.

● Cuando se dispone de una visión clara de qué estado futuro se quiere alcanzar, el cambio se simplifica. Focalizar en esta visión claramente definida, hará que todas las personas comprendan qué se espera de ellas y para qué irá destinado su esfuerzo. Esto es válido tanto para el proceso de implantación del sistema de gestión de calidad como para el posterior mantenimiento y mejora del mismo.

4. El cambio a gran escala sólo puede ocurrir cuando un número masivo de personas se reúnen alrededor de una oportunidad común. Deben persuadidos para impulsar el cambio, moviéndose en la misma dirección.

● Si los puntos 2 y 3 se han hecho bien, los guías contagiarán al resto con su motivación e irán juntos hacia el objetivo común.

5. Eliminar barreras tales como procesos ineficientes y jerarquías proporciona la libertad necesaria para trabajar a través de núcleos y generar impacto real.

● Es importante contar con todos los miembros de la organización para conseguir resultados. Por ejemplo: si todos los miembros de un proceso definido dentro del sistema de gestión de calidad se implican en la revisión, medición de indicadores, revisión de documentación innecesaria, etc; sin pensar en jerarquías y demás barreras que impiden la correcta comunicación, este equipo marchará unido mejorando el desempeño de su proceso y de la organización.

6. Las victorias son las moléculas de los resultados. Estos deben ser reconocidos, recolectados y comunicados -con prontitud y a menudo – para rastrear el progreso y motivar a los voluntarios a persistir.

● El reconocimiento de los logros es esencial cuando se persigue un objetivo. Ya sean grandes logros o pequeños hitos, deben comunicarse y celebrarse para mantener la motivación y la implicación de las personas implicadas.

7. Presione más fuerte después de los primeros éxitos. Su creciente credibilidad puede mejorar los sistemas, las estructuras y las políticas. Ser implacable con iniciar el cambio después del cambio hasta que la visión sea una realidad.

● Mantener la corriente de cambio que se ha logrado es importante para no perder la motivación conseguida. Encadenar un cambio con otro sin perder el foco en la visión final. Por ejemplo: si ya tenemos implantado el sistema, continuar trabajando, revisando con la vista puesta ya en la primera auditoría interna.

8. Articular las conexiones entre los nuevos comportamientos y el éxito de la organización, asegurándose de que continúen hasta que sean lo suficientemente fuertes como para reemplazar los viejos hábitos.

● Hacer saber al resto que a partir de este punto ya no hay marcha atrás. Implementar todo lo aprendido a lo largo del proceso de cambio y reflejarlo en los procedimientos, procesos, formas de trabajar, etc, para que no se pierda lo que con tanto trabajo se consiguió.

Principales Componentes de la Gestión del Cambio:

1. Diagnóstico y Evaluación:
   • Identificar la necesidad y justificación del cambio mediante el análisis de la situación actual de la organización, incluyendo fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (análisis FODA), así como la evaluación de factores internos y externos que impulsan el cambio.
2. Establecimiento de Objetivos y Visión del Cambio:
   • Definir claramente los objetivos específicos del cambio y comunicar una visión convincente que motive y alinee a los empleados hacia el logro de esos objetivos. La visión del cambio debe ser clara, inspiradora y fácilmente comprensible por todos los involucrados.
3. Planificación del Cambio:
   • Desarrollar un plan detallado que incluya actividades, recursos, responsabilidades y plazos para implementar el cambio de manera efectiva. El plan debe abordar aspectos como comunicación, capacitación, gestión de resistencias y evaluación de riesgos.
4. Comunicación y Participación:
   • Comunicar abierta y consistentemente los detalles del cambio a todos los niveles de la organización. Fomentar la participación activa de los empleados mediante la escucha de sus preocupaciones, ideas y sugerencias, y ofrecer oportunidades para involucrarse en el proceso de cambio.
5. Gestión de las Resistencias al Cambio:
   • Identificar y abordar las posibles resistencias al cambio mediante estrategias como la educación, la persuasión, la participación y el empoderamiento de los empleados. La gestión efectiva de las resistencias es crucial para superar barreras y facilitar la aceptación del cambio.
6. Capacitación y Desarrollo:
   • Proporcionar la capacitación necesaria a los empleados para adquirir las habilidades y competencias requeridas por el cambio. El desarrollo de habilidades garantiza que los empleados estén preparados para desempeñarse efectivamente en el nuevo entorno.
7. Implementación y Ejecución:
   • Llevar a cabo el plan de cambio de manera progresiva y sistemática, monitoreando de cerca el progreso y ajustando las estrategias según sea necesario. La implementación exitosa requiere una gestión efectiva del tiempo, los recursos y las personas involucradas.
8. Evaluación y Aprendizaje Continuo:
   • Evaluar los resultados del cambio para determinar su efectividad y impacto en la organización. Utilizar los aprendizajes obtenidos para realizar ajustes y mejoras en futuros procesos de cambio.

Enfoques y Modelos de Gestión del Cambio:

• Modelo de Lewin (Congelar, Cambiar, Congelar): Propone una secuencia de tres etapas (descongelar, cambiar y volver a congelar) para facilitar el cambio organizativo de manera efectiva.
• Modelo ADKAR: Enfocado en los aspectos individuales del cambio, identificando los elementos clave para lograr una adopción exitosa: conciencia, deseo, conocimientos, capacidad y refuerzo.
• Proceso de ocho pasos de Kotter: Propone una secuencia de ocho pasos, incluyendo la creación de un sentido de urgencia, la formación de una coalición guía y el aseguramiento de victorias a corto plazo, entre otros.

Importancia de la Gestión del Cambio:

• Minimiza la Resistencia y el Impacto Negativo: Ayuda a reducir la resistencia y el impacto negativo del cambio en los empleados y la organización en general.
• Promueve la Adaptabilidad y la Innovación: Fomenta una cultura organizativa adaptable e innovadora que pueda responder eficazmente a las demandas del entorno.
• Asegura una Transición Fluida: Facilita una transición suave y efectiva hacia nuevas estructuras, procesos y tecnologías.
• Optimiza el Rendimiento Organizativo: Mejora el rendimiento general de la organización al alinear los procesos y las personas con los objetivos estratégicos.