Puntos claves…
Decálogo para una reunión productiva
Adaptación de Alan Barker “How to manage meetings”
1. Utilizar pautas que faciliten la comunicación y la participación -respeto/cooperación/motivación-
2. Controlar el tiempo adecuadamente
3. Escuchar comprensivamente (ir más allá de los argumentos -empatía-)
El peligro de las creencias
Creencias y conclusiones que entorpecen la comunicación y nos suben a paso veloz por la escalera de la inferencia (Chris Argyris).
4. Superar tensiones (encontrar territorios comunes)
5. Ayudar a mantener una actitud positiva ante los problemas
6. Limitar el número de participantes
7. Mejorar nuestras habilidades de escucha -escucha activa-
8. Estructurar nuestro pensamiento (problema /solución)
9. Sintetizar con frecuencia y utilizar elementos visuales
10. Agradecer
Antes de la Reunión
- Establecer un Objetivo Claro:
- Definir claramente el propósito de la reunión.
- Asegurarse de que todos los participantes comprendan los objetivos y los resultados esperados.
- Crear una Agenda Detallada:
- Listar los puntos a tratar y asignar tiempo para cada uno.
- Distribuir la agenda con antelación para que los participantes puedan prepararse.
- Seleccionar a los Participantes Adecuados:
- Invitar solo a aquellos que realmente necesiten estar presentes.
- Asegurar que los participantes tengan la información y la autoridad necesarias para contribuir efectivamente.
- Preparar Materiales y Herramientas:
- Distribuir documentos y datos relevantes antes de la reunión.
- Asegurar que las herramientas tecnológicas necesarias (como proyector, software de videoconferencia) estén disponibles y funcionando.
Durante la Reunión
- Comenzar Puntualmente:
- Empezar la reunión a la hora programada para respetar el tiempo de todos.
- Revisar la Agenda y los Objetivos:
- Recordar brevemente a los participantes los objetivos de la reunión y la agenda a seguir.
- Fomentar la Participación Activa:
- Animar a todos los participantes a compartir sus ideas y opiniones.
- Utilizar técnicas como rondas de opiniones para asegurar que todos tengan la oportunidad de hablar.
- Mantener el Enfoque:
- Guiar la discusión de acuerdo con la agenda.
- Evitar desviaciones y redirigir la conversación cuando sea necesario.
- Gestionar el Tiempo Eficazmente:
- Ser consciente del tiempo y asegurarse de que cada punto de la agenda se cubra dentro del tiempo asignado.
- Priorizar los temas más importantes en caso de que el tiempo se esté agotando.
- Registrar Decisiones y Acciones:
- Tomar notas claras sobre las decisiones tomadas y las acciones acordadas.
- Asignar responsables y plazos para cada acción.
Después de la Reunión
- Distribuir un Resumen de la Reunión:
- Enviar un resumen con los puntos clave discutidos, decisiones tomadas y acciones asignadas.
- Asegurarse de que todos los participantes tengan acceso a este resumen.
- Dar Seguimiento a las Acciones:
- Monitorear el progreso de las acciones asignadas.
- Programar revisiones de seguimiento si es necesario para asegurar el cumplimiento de los compromisos.
- Solicitar Retroalimentación:
- Pedir a los participantes que den su opinión sobre la efectividad de la reunión.
- Utilizar esta retroalimentación para mejorar la organización y conducción de futuras reuniones.
Consejos Adicionales para Reuniones Productivas
- Utilizar Técnicas de Facilitación: Métodos como el brainstorming, el diagrama de flujo y los mapas mentales pueden ayudar a estructurar las discusiones y generar ideas de manera más efectiva.
- Crear un Ambiente de Colaboración: Fomentar un ambiente donde los participantes se sientan cómodos compartiendo sus ideas y preocupaciones.
- Evaluar la Necesidad de la Reunión: Considerar si la reunión es realmente necesaria o si los objetivos pueden alcanzarse mediante otros medios de comunicación, como correos electrónicos o mensajería instantánea.
- Limitar la Duración de la Reunión: Mantener las reuniones lo más breves y al punto posible para maximizar la productividad y mantener la atención de los participantes.