Módulo 1. LA REUNIÓN. Concepto de reunión

¿Qué entendemos por reunión?

“Conjunto de personas reunidas.”
Diccionario de la Real Academia Española.

Curso de Presto

“Agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, voluntaria o accidentalmente. Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.”

Posicionamiento web

Características de una Reunión

1. Propósito Definido:
   • Cada reunión debe tener un objetivo claro y específico, como tomar decisiones, compartir información, resolver problemas o planificar actividades futuras.
2. Participantes:
   • Las personas que asisten a una reunión suelen ser aquellas cuyas aportaciones son necesarias para alcanzar el objetivo de la misma. Los roles de los participantes pueden incluir facilitadores, tomadores de notas, y contribuyentes activos.
3. Agenda:
   • Una agenda es una lista de temas o puntos a discutir durante la reunión. Proporciona una estructura y asegura que los puntos importantes se aborden en el tiempo disponible.
4. Lugar y Tiempo:
   • Las reuniones se llevan a cabo en un lugar y tiempo determinados. En la actualidad, las reuniones pueden ser presenciales o virtuales, dependiendo de las necesidades y la disponibilidad de los participantes.
5. Interacción:
   • Las reuniones implican la comunicación e interacción entre los participantes. Esto puede incluir presentaciones, debates, preguntas y respuestas, y trabajo en grupo.
6. Documentación:
   • Las actas o minutas de la reunión documentan lo discutido, las decisiones tomadas y las acciones acordadas. Este registro es vital para el seguimiento y la implementación de las decisiones.

Importancia de las Reuniones

1. Toma de Decisiones:
   • Facilitan la toma de decisiones informadas y colaborativas.
2. Comunicación:
   • Mejoran la comunicación dentro de un equipo u organización, asegurando que todos estén al tanto de la información y los desarrollos relevantes.
3. Coordinación:
   • Ayudan a coordinar actividades y recursos, alineando los esfuerzos de los participantes hacia un objetivo común.
4. Resolución de Problemas:
   • Proporcionan un foro para la identificación y resolución de problemas, aprovechando el conocimiento y la experiencia colectiva de los participantes.
5. Motivación y Cohesión:
   • Fomentan la cohesión del equipo y pueden servir como una plataforma para motivar a los miembros del equipo a través del reconocimiento y la celebración de logros.

Tipos de Reuniones

1. Informativas:
   • Se enfocan en la transmisión de información a los participantes.
2. De Toma de Decisiones:
   • Se centran en discutir opciones y tomar decisiones clave.
3. De Trabajo o Talleres:
   • Involucran colaboración activa en tareas específicas.
4. De Seguimiento y Evaluación:
   • Revisan el progreso y evalúan resultados.
5. De Resolución de Conflictos:
   • Se enfocan en identificar y resolver conflictos.
6. De Motivación y Cohesión de Equipo:
   • Están diseñadas para fortalecer la moral y la cohesión del equipo.
7. De Feedback y Retroalimentación:
   • Facilitan la provisión y recepción de feedback constructivo.

Elementos de una Reunión Eficaz

1. Preparación:
   • Establecer una agenda clara y distribuirla con antelación.
   • Preparar a los participantes con la información necesaria.
2. Conducción:
   • Seguir la agenda y gestionar el tiempo eficientemente.
   • Fomentar la participación y mantener el enfoque en los objetivos de la reunión.
3. Seguimiento:
   • Documentar las discusiones y decisiones.
   • Asignar responsabilidades y plazos para las acciones acordadas.
   • Realizar un seguimiento del progreso y proporcionar actualizaciones.

Definición ABC (Wikipedia )