Cierre de la Reunión

Recapitulación:

• Efectuar cierre formal mediante resumen de acta o minuta.
• Efectuar, o solicitar a algún participante, resumen de los acuerdos, pasos a seguir, fecha tentativa de próxima reunión, y monitoreo de los acuerdos pactados.
• Preparar agenda siguiente.

Manejo del estado de ánimo al cierre de la reunión:

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Dependiendo del tipo de reunión:PRL

• Entregar feedback al equipo de su participación en la reunión, para resaltar los aportes y/o fomentar actitudes de atención, compromiso y contribución.
• Recoger opinión de los miembros: cómo fue el trabajo en equipo, cómo se sintieron los participantes durante la reunión.
• Entregar reconocimiento por los avances que estas reuniones han permitido.
• Favorecer estados de ánimo favorables al trabajo.

Pasos para un Cierre de Reunión Eficaz

1. Resumen de la Reunión:
   • Repasar brevemente los puntos clave discutidos durante la reunión.
   • Confirmar las decisiones tomadas y los acuerdos alcanzados.
2. Acciones y Responsabilidades:
   • Asignar tareas específicas a los participantes, detallando claramente qué se espera de cada uno.
   • Establecer plazos para la realización de cada tarea.
   • Asegurarse de que todos los participantes comprendan sus responsabilidades y compromisos.
3. Próximos Pasos y Seguimiento:
   • Determinar y comunicar los siguientes pasos a seguir.
   • Programar la próxima reunión o sesión de seguimiento si es necesario.
   • Especificar cómo y cuándo se realizará el seguimiento de las tareas asignadas.
4. Feedback y Evaluación:
   • Solicitar feedback de los participantes sobre la reunión: qué ha funcionado bien y qué se puede mejorar.
   • Evaluar la efectividad de la reunión en relación a los objetivos establecidos.
5. Documentación:
   • Tomar actas detalladas de la reunión, incluyendo las decisiones, tareas asignadas y próximos pasos.
   • Distribuir las actas a todos los participantes lo antes posible después de la reunión.
6. Agradecimientos:
   • Agradecer a los participantes por su tiempo y contribuciones.
   • Reconocer cualquier esfuerzo especial o aportación significativa realizada durante la reunión.

Mejores Prácticas para el Cierre de la Reunión

• Claridad y Precisión:
  • Asegurarse de que las instrucciones y decisiones comunicadas sean claras y precisas para evitar malentendidos.
• Confirmación de Entendimiento:
  • Pedir a los participantes que repitan o confirmen su comprensión de las tareas y decisiones clave para asegurarse de que no haya confusión.
• Seguimiento Consistente:
  • Implementar un sistema de seguimiento riguroso para asegurarse de que las tareas asignadas se completen a tiempo.
  • Utilizar herramientas de gestión de proyectos o listas de tareas compartidas para facilitar el seguimiento.
• Feedback Constructivo:
  • Crear un ambiente donde los participantes se sientan cómodos proporcionando feedback sincero y constructivo.
  • Utilizar el feedback recibido para mejorar futuras reuniones.

Herramientas y Técnicas de Cierre

• Actas de Reunión:
  • Utilizar un formato estándar para las actas de reunión que incluya los puntos discutidos, decisiones tomadas, tareas asignadas y plazos.
• Checklists:
  • Utilizar checklists para asegurarse de que todos los pasos del cierre de reunión se completen de manera efectiva.
• Encuestas de Feedback:
  • Distribuir encuestas de feedback breves después de la reunión para recopilar opiniones y sugerencias de los participantes.