– Coordinar espacio físico para la reunión: lugar ordenado, ventilado e iluminado, disposición de las sillas (cara a cara).
– Preparar material escrito si es necesario.
– Preparar equipos de proyección y/o audio en caso que fuera necesario.
– En caso de utilizar presentaciones :
- Definir un formato y estructura única de presentaciones para todos los expositores, acotando el N° de páginas al tiempo disponible.
- Explicitar los objetivos del tema que aborda la presentación.
- Escribir sólo los puntos principales en párrafos cortos.
- Recurrir a gráficos, diagramas o representaciones visuales sintéticas.
- Establecer conclusiones o resumen.