1. Confirmar la necesidad real de reunirse.
2. Definir las coordenadas de la reunión.
* Enumerar por escrito los objetivos de la reunión..
* Definir la estructura de la reunión:
- Duración, temas a tratar
- Tiempo que debe dedicarse a cada apartado
- Personas que deben abordar cada asunto
- Tiempos para el debate
- En reuniones largas planificar descansos.
3. Motivar a los participantes.
Los elementos que deben favorecer un ambiente motivador son:
* La carta de convocatoria debe despertar interés
• Enviar el orden del día especificando
• los temas a tratar
• reparto del tiempo por temas,
• materias que deben prepararse previamente
• posibles decisiones que van a debatirse y
• la contribución que se espera de cada asistente.
En los días previos a la reunión hay que enviar
• la documentación que debe trabajarse previamente
• especificar qué se debe hacer con dicha documentación
• qué tratamiento se hará en el transcurso de la reunión.
4. Preparar la reunión más adecuado al perfil de los participantes.
• Sesiones de Junta
• Asamblea General
• Reuniones informativas
Otro aspecto que debe tenerse en consideración para la preparación de una reunión son los diferentes roles:
1. Moderador de la reunión
2. Participantes.
3. En ocasiones, se puede contar con la participación de un especialista en alguna materia concreta que aporte valor a la reunión con nuevos puntos de vista.
5. El resultado final de la reunión depende de que se superen las expectativas de los asistentes.
Fase inicial de la reunión son:
• Puntualidad
• Presentar a las personas nuevas
• Informar de los no asistentes (que hayan avisado).
• Informar acerca de los objetivos que se esperan alcanzar con esta reunión
• Detallar los temas que se van a abordar y explicar brevemente los motivos.
• Leyendo el acta de la reunion anterior se pierde tiempo y se aburre a las personas que la han leído previamente.
• Si se requiera aprobación del acta anterior
- Entregar copia de la misma
- Verbalmente resumir los puntos más relevantes
- Proceder posteriormente a su aprobación.
El Moderador: Sus funciones son
- • Lograr la atención de los asistentes
- • Que exista entendimiento en el debate, que se escuchen
- • Que se respeten los turnos de palabra
- • Que se fomente la participación de todos.
Para lograrlo tiene que:
• manejar los tiempos de cada tema y de los debates posteriores.
• prestar mucha atención a los gestos de los participantes:
- manos levantadas, muestras de disconformidad
- signos de pérdida de atención y actuar en consecuencia.
• formular preguntas a los asistentes
• conducir las opiniones y comentarios hacia los objetivos perseguidos.
• fomentar la participación activa.
En los debates: Para evitar los conflictos, el moderador debe:
• exigir a los intervinientes que sean muy concretos en sus exposiciones
• respetar los turnos de palabra
• hablar siempre en positivo y plantear todos los asuntos
• dirigir el debate hacia los objetivos de la reunión
• todas las aportaciones deben aportar valor a la reunión (evitar los lucimientos, las divagaciones, las conversaciones cruzadas…)
• no hay que callar nada, sólo hay que cuidar la forma en la que se dicen las cosas.
• alcanzar acuerdos y definir quién debe ejecutar cada uno de ellos y en qué plazo
Al Cierre: La finalización de la reunión debe realizarse con puntualidad. En esta fase :
• Resumir las principales conclusiones
• Recordar tareas y próximos pasos (qué, quién, cuando…)
• Fijar una fecha para la próxima reunión
6. Garantizar que se cumplen los acuerdos alcanzados en la reunión.
Acta de la reunión: deja constancia de la trayectoria de la reunión debe:
• Reflejar lo acontecido en la reunión para quienes no han podido asistir
• Informar de los asistentes y a los interesados acerca de:
- los acuerdos alcanzados
- las personas responsables de ejecutar las decisiones
- los plazos definidos para ello.
• Gestionar los acuerdos: significa movilizar los recursos necesarios (humanos, materiales y económicos) para lograr unos objetivos.
• Hacer seguimiento: controlar la ejecución de las acciones derivadas de cada uno de los acuerdos reflejados en el acta de la reunión.
• Reporting: Preparar un informe en base a las gestiones realizadas para dar una respuesta eficaz y eficiente a los acuerdos recogidos en el acta.
7. Repasar al finalizar la reunión para preparar la próxima. Debe realizarse un balance de los aspectos que pueden y deben mejorarse en la próxima reunión.
Para ampliar nuestra información al respecto, podemos pedir a todos los asistentes sobre los temas más trascendentales abordados en la reunión y el tratamiento dado. Esta información puede recogerse
En el momento mediante un cuestionario
Con posterioridad a la reunión (e-mail, teléfono, encuesta…).
Claves para Garantizar que una Reunión Sea Eficaz y Productiva
- Claridad en los Objetivos
- Definir el Propósito: Asegurarse de que todos los participantes entienden el objetivo principal de la reunión.
- Resultados Esperados: Establecer claramente qué se espera lograr al final de la reunión.
- Preparación Adecuada
- Agenda Detallada: Crear una agenda con los temas a tratar, tiempos asignados y responsables de cada punto.
- Materiales Preparatorios: Enviar cualquier documento o información necesaria con antelación para que los participantes lleguen preparados.
- Selección de Participantes
- Invitar a los Necesarios: Asegurarse de que solo asistan las personas que realmente deben estar allí, para evitar pérdida de tiempo y recursos.
- Roles Claros: Definir claramente los roles y expectativas para cada participante.
- Gestión del Tiempo
- Puntualidad: Comenzar y terminar la reunión a la hora prevista.
- Control de Tiempo: Asignar tiempos específicos para cada tema y mantenerse dentro de esos límites.
- Facilitación Eficiente
- Moderación Activa: Designar a un moderador que mantenga la reunión enfocada, gestione el tiempo y fomente la participación equitativa.
- Manejo de Desviaciones: Redirigir las discusiones que se desvíen del tema principal para mantener el foco.
- Fomentar la Participación
- Ambiente Colaborativo: Crear un ambiente donde todos se sientan cómodos para compartir sus ideas y opiniones.
- Escucha Activa: Practicar la escucha activa y valorar las contribuciones de todos los participantes.
- Documentación y Seguimiento
- Tomar Notas: Designar a alguien para tomar notas detalladas de las decisiones, tareas y próximos pasos.
- Distribuir el Acta: Enviar un resumen de la reunión a todos los participantes, con un énfasis en las acciones y plazos acordados.
- Manejo de Conflictos
- Resolución Constructiva: Gestionar los conflictos de manera constructiva y profesional.
- Fomentar el Acuerdo: Buscar puntos en común y soluciones que beneficien a todos.
- Evaluación y Retroalimentación
- Solicitar Feedback: Pedir retroalimentación sobre la reunión para identificar áreas de mejora.
- Evaluación Continua: Evaluar regularmente la efectividad de las reuniones y ajustar las prácticas según sea necesario.
- Seguimiento de las Tareas Asignadas
- Monitoreo Regular: Hacer un seguimiento constante de las tareas asignadas para asegurar su cumplimiento.
- Apoyo y Recursos: Proveer los recursos y apoyo necesarios para que los participantes puedan completar sus tareas efectivamente.
Ejemplo de una Agenda de Reunión Eficaz
Tema: Estrategias para Aumentar la Productividad del Equipo
- Inicio de la Reunión (5 minutos)
- Bienvenida y presentación de objetivos.
- Revisión de la agenda.
- Revisión del Estado Actual (10 minutos)
- Informe breve sobre la situación actual de la productividad.
- Identificación de Obstáculos (15 minutos)
- Discusión sobre los principales desafíos y obstáculos.
- Propuestas de Solución (20 minutos)
- Brainstorming de soluciones potenciales.
- Evaluación y priorización de propuestas.
- Plan de Acción (15 minutos)
- Definición de tareas y responsables.
- Establecimiento de plazos.
- Conclusiones y Próximos Pasos (5 minutos)
- Resumen de decisiones.
- Confirmación de las tareas asignadas.
- Cierre y agradecimientos.