Metodología

Metodología

PRL

1. Participación ordenada basada en la estricta distribución de tiempos que busca hacer aflorar aquellas ideas que los propios asistentes consideren mejores de entre las que conocen y/o utilizan.
2. Contrastar con las propuestas que presentamos.
3. Usar las herramientas.

   App Inventor

1. Planificación Previa:

• Definir el Propósito y Objetivos:
  • Clarificar la razón de la reunión y los resultados esperados.
  • Establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART).
• Seleccionar Participantes:
  • Identificar a las personas clave que deben asistir.
  • Limitar el número de participantes para mantener la reunión manejable y efectiva.
• Escoger Fecha y Hora:
  • Usar herramientas de programación (como Doodle o Google Calendar) para encontrar la mejor disponibilidad.
  • Considerar las zonas horarias para reuniones internacionales.

2. Preparación de la Agenda:

• Crear una Agenda Detallada:
  • Listar los temas a tratar y asignar tiempos específicos para cada uno.
  • Incluir espacio para discusiones y preguntas.
  • Definir claramente los roles y responsabilidades de cada participante.
• Enviar la Agenda con Anticipación:
  • Distribuir la agenda y cualquier material relevante al menos 48 horas antes de la reunión.
  • Incluir instrucciones claras para la preparación previa de los participantes.

3. Logística de la Reunión:

• Reservar el Espacio de la Reunión:
  • Asegurar que la sala de reuniones esté equipada con todo lo necesario (proyector, pizarra, etc.).
  • Para reuniones virtuales, configurar la plataforma de videoconferencia y enviar los enlaces de acceso.
• Preparar Materiales:
  • Tener listos todos los documentos y presentaciones necesarios.
  • Probar el equipo técnico y la conexión a internet antes de la reunión.

4. Conducción de la Reunión:

• Inicio de la Reunión:
  • Comenzar puntualmente.
  • Repasar el propósito de la reunión y la agenda.
  • Establecer normas básicas de comportamiento (e.g., mantener los micrófonos en silencio, levantar la mano para hablar).
• Gestión del Tiempo:
  • Seguir la agenda estrictamente.
  • Ser flexible para adaptarse a discusiones importantes, pero evitar desviaciones prolongadas.
• Fomentar la Participación:
  • Invitar a todos los participantes a contribuir.
  • Usar técnicas de facilitación para asegurar una comunicación efectiva y manejar conflictos.

5. Documentación de la Reunión:

• Tomar Notas:
  • Asignar a alguien para que tome notas detalladas de los puntos discutidos y decisiones tomadas.
  • Utilizar herramientas digitales (e.g., Google Docs, OneNote) para facilitar el acceso y edición.
• Registrar Acuerdos y Tareas:
  • Documentar acuerdos alcanzados y acciones a seguir, incluyendo responsables y plazos.

6. Seguimiento Posterior:

• Distribuir el Acta de la Reunión:
  • Enviar el acta de la reunión a todos los participantes lo antes posible.
  • Incluir un resumen de los puntos principales, decisiones y tareas asignadas.
• Hacer Seguimiento de las Tareas:
  • Utilizar herramientas de gestión de proyectos (e.g., Trello, Asana) para monitorear el progreso de las tareas asignadas.
  • Programar reuniones de seguimiento si es necesario para asegurar el cumplimiento de las acciones.

7. Evaluación de la Reunión:

• Recoger Feedback:
  • Pedir a los participantes su opinión sobre la reunión, lo que funcionó bien y qué puede mejorarse.
  • Utilizar encuestas o reuniones de retroalimentación para recolectar opiniones.
• Mejorar Continuamente:
  • Analizar el feedback recibido y hacer ajustes para mejorar futuras reuniones.
  • Revisar y actualizar las técnicas y herramientas utilizadas para asegurar una mayor eficiencia y efectividad.