Requisitos de partida

Requisitos de partida

PRL

• Asistencia puntual desde el principio al final sin interrupciones.
• Vocación personal de participación y aprendizaje por parte de todos los asistentes.
• Consciencia de que el aprendizaje en grupo tiene sus propias reglas, que incluyen la preocupación por el aprendizaje de los compañeros.

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1. Definición Clara del Propósito y Objetivos:

• Propósito de la Reunión:
  • Establecer de manera precisa el propósito de la reunión, respondiendo a preguntas como «¿Por qué se realiza esta reunión?» y «¿Qué se espera lograr?».
• Objetivos Específicos:
  • Determinar los objetivos específicos que se deben alcanzar durante la reunión. Estos deben ser medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART).

2. Elaboración de la Agenda:

• Contenido de la Agenda:
  • Preparar una agenda detallada que incluya todos los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema y los responsables de cada sección.
• Distribución Previa:
  • Enviar la agenda a todos los participantes con antelación suficiente para que puedan prepararse adecuadamente y aportar ideas.

3. Selección de los Participantes:

• Identificación de Participantes Clave:
  • Identificar y convocar a las personas cuya presencia y participación son esenciales para alcanzar los objetivos de la reunión.
• Asignación de Roles:
  • Definir y comunicar los roles de los participantes, como facilitador, cronometrista, tomador de notas, etc.

4. Preparación del Material Necesario:

• Documentos y Presentaciones:
  • Preparar y distribuir con antelación cualquier documento o presentación que se vaya a utilizar durante la reunión.
• Herramientas y Equipos:
  • Asegurar que todas las herramientas y equipos necesarios (e.g., proyectores, ordenadores, software de videoconferencia) estén disponibles y funcionando correctamente.

5. Selección y Preparación del Lugar:

• Ubicación:
  • Elegir un lugar adecuado para la reunión, ya sea una sala física o una plataforma virtual, que ofrezca un entorno cómodo y sin distracciones.
• Configuración del Espacio:
  • Organizar el espacio de manera que facilite la comunicación y la interacción entre los participantes.

6. Comunicación y Convocatoria:

• Convocatoria Formal:
  • Enviar una convocatoria formal a todos los participantes, incluyendo detalles como la fecha, hora, lugar, propósito de la reunión y agenda.
• Recordatorios:
  • Enviar recordatorios oportunos para asegurar que todos los participantes estén informados y preparados.

7. Establecimiento de Normas Básicas:

• Normas de Conducta:
  • Definir y comunicar las normas básicas de conducta que se esperan durante la reunión, tales como puntualidad, respeto en las intervenciones y uso adecuado de dispositivos electrónicos.
• Métodos de Participación:
  • Establecer cómo se gestionarán las intervenciones, preguntas y debates, promoviendo la participación activa de todos los asistentes.

8. Planificación del Tiempo:

• Gestión del Tiempo:
  • Asignar tiempos específicos para cada punto de la agenda y designar a una persona responsable de controlar el tiempo.
• Flexibilidad:
  • Mantener cierta flexibilidad para abordar cualquier tema urgente o imprevisto que pueda surgir durante la reunión.

9. Preparación del Facilitador:

• Rol del Facilitador:
  • Asegurar que el facilitador esté bien preparado para guiar la reunión, gestionar los tiempos, mantener el foco en los objetivos y fomentar la participación.
• Herramientas del Facilitador:
  • Proveer al facilitador con las herramientas y recursos necesarios para desempeñar su rol de manera efectiva.

10. Definición de un Proceso de Seguimiento:

• Acciones Posteriores:
  • Establecer un proceso claro para el seguimiento de las decisiones y acciones acordadas durante la reunión.
• Asignación de Tareas:
  • Asegurar que todas las tareas y responsabilidades asignadas durante la reunión estén claramente definidas y que los plazos sean realistas.