El que preside una reunión

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Funciones del Presidente de una Reunión

1. Preparación Previa
   • Agenda: Desarrolla y distribuye una agenda clara y detallada antes de la reunión.
   • Objetivos: Define los objetivos específicos de la reunión.
   • Recursos: Asegúrate de que todos los materiales y recursos necesarios estén disponibles.
2. Inicio de la Reunión
   • Introducción: Da la bienvenida a los participantes y presenta el propósito y objetivos de la reunión.
   • Revisión de la Agenda: Revisa la agenda con los participantes para confirmar y ajustar los puntos a tratar.
3. Gestión del Tiempo
   • Control de Tiempo: Mantén la reunión dentro del tiempo previsto para cada tema.
   • Moderación de Discusión: Asegúrate de que todas las discusiones se mantengan relevantes y dentro del tiempo asignado.
4. Facilitación de la Comunicación
   • Fomento de la Participación: Anima a todos los participantes a contribuir y compartir sus ideas.
   • Resolución de Conflictos: Maneja y resuelve conflictos o desacuerdos que puedan surgir durante la reunión.
   • Clarificación: Asegúrate de que las discusiones sean claras y comprendidas por todos.
5. Toma de Decisiones
   • Facilitación de Decisiones: Ayuda a la toma de decisiones mediante la recopilación de opiniones y la síntesis de información.
   • Registro de Decisiones: Documenta las decisiones tomadas y las acciones acordadas durante la reunión.
6. Cierre de la Reunión
   • Resumen de Acuerdos: Resume los puntos principales discutidos y las decisiones tomadas.
   • Acciones y Responsables: Clarifica las acciones a seguir, asigna responsabilidades y establece plazos.
   • Agradecimiento: Agradece a los participantes por su tiempo y contribuciones.

Habilidades Clave del Presidente

1. Comunicación Efectiva
   • Claridad: Expresa ideas de manera clara y concisa.
   • Escucha Activa: Escucha atentamente a los participantes y demuestra comprensión.
2. Gestión del Tiempo
   • Organización: Maneja el tiempo de manera eficiente para asegurar que todos los temas se cubran.
3. Habilidad para Tomar Decisiones
   • Objetividad: Toma decisiones basadas en la información disponible y las necesidades del grupo.
4. Resolución de Conflictos
   • Mediación: Maneja los conflictos de manera constructiva y busca soluciones que satisfagan a todas las partes.
5. Empatía y Diplomacia
   • Consideración: Muestra empatía hacia las opiniones y sentimientos de los participantes.
   • Diplomacia: Maneja las diferencias de opinión de manera diplomática.
6. Adaptabilidad
   • Flexibilidad: Se adapta a los cambios en la agenda o en la dinámica de la reunión según sea necesario.