Dentro de los grupos organizados se pueden dar distintos tipos de comunicación.
Comunicación formal.
Planificada por la organización dentro de la que coexisten la comunicación descendente, la ascendente y la horizontal.
Comunicación descendente es la utilizada por los miembros superiores del grupo para realizar la comunicación con las personas que están en los diferentes niveles. Por lo general, esta comunicación se relaciona con los siguientes temas: informar sobre las políticas, estrategias y objetivos de la organización, las instrucciones del trabajo, la retroalimentación que cada miembro recibe del trabajo que realiza, etc.
Este tipo de comunicación no es siempre es efectiva, sobre todo en organizaciones de gran tamaño y con muchos niveles jerárquicos.
Comunicación ascendente es la que parte de los órganos inferiores de la organización y llega hasta la dirección. Es un tipo de comunicación escasa, pero muy importante porque la dirección debe conocer las opiniones de los miembros. Se utiliza para
exponer problemas y excepciones, para dar informes del trabajo, quejas y desavenencias, sugerencias de mejora…
La comunicación ascendente prevé datos a la dirección sobre las actividades y el funcionamiento de toda ella.
Comunicación horizontal es el flujo lateral de información que se produce en una línea de igualdad entre departamentos o empleados del mismo nivel. Usualmente, este tipo de comunicación se clasifica en tres tipos:
- Resolución intradepartamental del problema.
Se lleva acabo entre los miembros de un mismo departamento y busca la coordinación y realización de las funciones que requieren actividades conjuntivas.
- Asesorías de departamentos de apoyo.
Comunicación que es llevada a cabo por expertos y es facilitada a los departamentos. El propósito de esta comunicación horizontal es básicamente la coordinación de las actividades de las organizaciones para poder alcanzar metas globales.
Aspectos Clave de la Comunicación en Grupos
- Transparencia y Claridad:
- La información debe ser clara y precisa para evitar malentendidos.
- Los objetivos y expectativas deben estar bien definidos y comunicados a todos los miembros del grupo.
- Escucha Activa:
- Implica prestar atención completa al hablante, mostrando interés y proporcionando feedback.
- Ayuda a entender mejor los puntos de vista y las necesidades de los demás.
- Feedback Constructivo:
- Proporcionar retroalimentación de manera respetuosa y útil.
- Enfocarse en el comportamiento y los resultados, no en la persona.
- Empatía:
- Entender y respetar las emociones y perspectivas de los otros miembros.
- Facilita la resolución de conflictos y mejora la cohesión del grupo.
- Confianza y Respeto:
- Fomentar un ambiente donde los miembros se sientan seguros para expresar sus ideas y opiniones.
- La confianza mutua es fundamental para la comunicación abierta y honesta.
- Uso Eficiente de Herramientas de Comunicación:
- Utilizar herramientas y plataformas adecuadas para facilitar la comunicación (correo electrónico, chats, videoconferencias).
- Asegurarse de que todos los miembros del grupo tengan acceso y sepan utilizar estas herramientas.
Tipos de Comunicación en Grupos
- Comunicación Verbal:
- Incluye reuniones, discusiones cara a cara, llamadas telefónicas y videoconferencias.
- Es directa y permite el intercambio inmediato de información y feedback.
- Comunicación No Verbal:
- Involucra el lenguaje corporal, gestos, expresiones faciales y tono de voz.
- Puede reforzar o contradecir el mensaje verbal, por lo que es importante ser consciente de estas señales.
- Comunicación Escrita:
- Correos electrónicos, informes, notas y mensajes de texto.
- Proporciona un registro escrito de la comunicación, lo que es útil para referencia futura.
- Comunicación Digital:
- Utilización de plataformas digitales como Slack, Microsoft Teams, Trello, etc.
- Facilita la colaboración en tiempo real y la gestión de proyectos.
Estrategias para Mejorar la Comunicación en Grupos
- Fomentar la Comunicación Abierta:
- Crear un ambiente donde los miembros se sientan cómodos compartiendo ideas y opiniones.
- Animar a todos a participar y contribuir a las discusiones.
- Establecer Canales de Comunicación Claros:
- Definir los canales adecuados para diferentes tipos de comunicación (informes, discusiones, feedback).
- Asegurarse de que todos los miembros comprendan y utilicen estos canales de manera efectiva.
- Realizar Reuniones Eficaces:
- Planificar reuniones con una agenda clara y objetivos específicos.
- Mantener las reuniones enfocadas y productivas, asegurando la participación de todos los miembros.
- Desarrollar Habilidades de Comunicación:
- Proporcionar formación en habilidades de comunicación, como la escucha activa y la retroalimentación constructiva.
- Fomentar la práctica y el desarrollo continuo de estas habilidades.
- Utilizar la Tecnología de Manera Eficiente:
- Implementar herramientas digitales que faciliten la comunicación y la colaboración.
- Asegurarse de que todos los miembros estén familiarizados con estas herramientas y sepan cómo utilizarlas.
- Evaluar y Mejorar Continuamente:
- Realizar evaluaciones periódicas de la eficacia de la comunicación en el grupo.
- Solicitar feedback y realizar ajustes según sea necesario para mejorar la comunicación.
Ejemplos de Buenas Prácticas en la Comunicación de Grupos
- Reuniones Semanales de Equipo:
- Reuniones regulares para revisar el progreso, discutir problemas y planificar las próximas tareas.
- Fomentar la participación de todos los miembros y proporcionar un espacio para compartir ideas y preocupaciones.
- Canales de Feedback Abiertos:
- Establecer métodos para que los miembros del equipo proporcionen y reciban feedback de manera regular.
- Utilizar encuestas anónimas, sesiones de feedback y revisiones de rendimiento.
- Documentación Clara y Accesible:
- Mantener registros claros y accesibles de la comunicación y las decisiones del grupo.
- Utilizar herramientas de gestión de documentos para facilitar el acceso y la referencia.
- Actividades de Team Building:
- Organizar actividades que fortalezcan las relaciones y la cohesión del equipo.
- Fomentar un sentido de comunidad y colaboración entre los miembros.