1. Los ciudadanos que accedan a las instalaciones de los archivos deberán adoptar las medidas adecuadas para proteger su salud y evitar contagios, así como cumplir las recomendaciones de las autoridades sanitarias; manteniendo la correspondiente distancia interpersonal, tanto en los circuitos de comunicación y demanda de servicios administrativos, como en las salas de trabajo y consulta, o en cualesquiera otras dependencias y espacios de uso público.
2. Los archivos deberán poner a disposición de quienes accedan a los mismos agua, jabón, toallas de papel desechables y soluciones hidroalcohólicas.
1. Requisitos Generales para el Acceso a Archivos
1.1 Identificación del Solicitante
- Documento de Identidad: El solicitante debe presentar un documento de identidad válido (DNI, pasaporte, etc.) para verificar su identidad.
- Autorización: En algunos casos, especialmente si el solicitante actúa en nombre de otra persona o entidad, puede ser necesaria una autorización o poder notarial.
1.2 Justificación del Acceso
- Motivo del Acceso: El solicitante debe proporcionar una justificación clara para la solicitud de acceso, explicando el propósito de la consulta o la investigación.
- Interés Legítimo: En algunos casos, puede ser necesario demostrar un interés legítimo en la información solicitada, especialmente si se trata de documentos que no están completamente desclasificados o abiertos al público.
2. Procedimiento para Solicitar el Acceso
2.1 Presentación de la Solicitud
- Formulario de Solicitud: Completar un formulario de solicitud de acceso a archivos, que puede estar disponible en línea o en formato físico en la sede del archivo.
- Información Detallada: Proporcionar detalles precisos sobre los documentos o información solicitada, como fechas, temas, nombres, etc., para facilitar la búsqueda y localización de la información.
2.2 Recepción y Registro
- Número de Registro: Una vez presentada la solicitud, se le asignará un número de registro o de expediente para su seguimiento.
- Confirmación de Recepción: El solicitante recibirá una confirmación de recepción de la solicitud, que puede incluir un estimado del tiempo necesario para procesar la solicitud.
3. Evaluación y Procesamiento de la Solicitud
3.1 Revisión Inicial
- Verificación de Información: El personal del archivo revisará la solicitud para verificar que se han cumplido todos los requisitos y que la solicitud es válida.
- Evaluación de Acceso: Determinar si el acceso solicitado está permitido según la legislación vigente, las políticas del archivo y el tipo de documentos solicitados.
3.2 Acceso a la Información
- Consulta en el Archivo: Si el acceso es aprobado, el solicitante puede consultar los documentos en el archivo o recibir copias según las políticas del archivo.
- Restricciones de Acceso: Informar al solicitante sobre cualquier restricción o condición aplicable al acceso, como la supervisión durante la consulta o limitaciones en la reproducción de documentos.
4. Medidas de Protección de Datos
4.1 Protección de Información Confidencial
- Redacción de Información Sensible: En casos donde los documentos contienen información confidencial o personal, aplicar técnicas de redacción para proteger dicha información.
- Acceso Restringido: Asegurar que el acceso a información sensible esté restringido a personal autorizado y que se cumplan las leyes de protección de datos.
4.2 Seguridad en la Reproducción
- Reproducción de Documentos: Proveer copias de documentos siguiendo los procedimientos establecidos, asegurando que la reproducción no dañe el material original.
- Entrega de Copias: Entregar las copias de documentos de manera segura, ya sea en formato físico o digital, dependiendo de las políticas del archivo.
5. Resolución de Conflictos y Reclamaciones
5.1 Denegación de Acceso
- Motivación de la Denegación: En caso de denegación del acceso, proporcionar una explicación detallada de las razones, basadas en la legislación y políticas del archivo.
- Recurso de Reclamación: Informar al solicitante sobre los procedimientos de apelación o reclamación disponibles, incluyendo plazos y formas de presentar un recurso.
5.2 Resolución de Problemas
- Contacto de Apoyo: Ofrecer información de contacto para asistencia y apoyo en caso de problemas o dudas durante el proceso de solicitud.
6. Aspectos Legales y Normativos
6.1 Legislación Aplicable
- Leyes y Regulaciones: Cumplir con las leyes y regulaciones pertinentes sobre acceso a documentos públicos, privacidad y protección de datos. En muchos países, esto está regulado por leyes de acceso a la información y protección de datos personales.
6.2 Políticas Internas
- Normativas del Archivo: Asegurar que las políticas del archivo estén actualizadas y en consonancia con las leyes aplicables, y que sean accesibles para el público.
7. Mejora Continua y Capacitación
7.1 Formación del Personal
- Capacitación Continua: Proporcionar formación continua al personal del archivo sobre procedimientos de acceso, protección de datos y legislación vigente.
- Actualización de Procedimientos: Revisar y actualizar regularmente los procedimientos de acceso para adaptarse a cambios legislativos y mejorar la eficiencia.
7.2 Evaluación de Procedimientos
- Revisión de Procesos: Evaluar periódicamente los procesos de acceso para identificar áreas de mejora y asegurar que se mantenga la transparencia y la eficacia.