1. Los archivos prestarán sus servicios preferentemente por vía telemática, mediante solicitudes y peticiones que serán atendidas, cuando resulte posible, por los servicios de información, administración y reprografía digital.
Las solicitudes se registrarán y atenderán por orden de recepción y serán atendidas, siguiendo este criterio, por los servicios de referencia y atención al ciudadano, quienes proporcionarán la información oportuna, o entregarán las correspondientes copias digitales o en papel, obtenidas a partir de soportes digitales, hasta un máximo de veinticinco unidades.
2. No obstante lo establecido en el apartado 1, cuando sea absolutamente imprescindible, los ciudadanos podrán solicitar la consulta presencial de hasta diez documentos o unidades de instalación física en que éstos se encuentren, por jornada de trabajo. Estas consultas deberán realizarse en las dependencias establecidas para este fin.
El archivo comunicará, presencialmente o por correo electrónico, la fecha y las condiciones de consulta de los documentos o unidades de instalación correspondientes.
Los servicios presenciales de cualquier tipo, solicitados personalmente o mediante sistema de cita previa, serán atendidos por riguroso orden de solicitud.
3. Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados anteriores, tanto en el caso de solicitudes presenciales como telemáticas, serán atendidas de manera prioritaria las peticiones de información y las copias de documentos que deban aportarse en procedimientos administrativos y judiciales.
4. Si concurrieran circunstancias excepcionales que justifiquen que no puedan atenderse las solicitudes de acceso a los documentos o a las unidades de instalación, o concurriera cualquier circunstancia técnica que impidiera realizar las copias solicitadas, se procurará atender las peticiones realizadas a la mayor brevedad. Esta circunstancia deberá ser comunicada a los interesados personalmente o mediante correo electrónico.
5. Los ordenadores y medios informáticos de los archivos, destinados para el uso público de los ciudadanos, no podrán ser empleados por usuarios e investigadores. Estos podrán, sin embargo, utilizar sus equipos y recursos personales con conectividad a la red durante su estancia en las salas de consulta o en las que se habiliten para tal fin.
Tampoco se prestarán los servicios de consulta de materiales especiales.
6. Los documentos y materiales de los archivos a los que tengan acceso los usuarios de manera presencial deberán quedar en cuarentena durante un período mínimo de diez días antes de poder ser utilizados de nuevo.
7. Los archivos que no cuenten con espacios y dependencias propios no estarán obligados a la prestación de los servicios presenciales establecidos en este artículo.
1. Actividades Principales en los Archivos
1.1 Recepción y Registro de Documentos
- Ingreso de Documentos: Recepción de nuevos documentos y materiales que deben ser archivados.
- Registro y Catalogación: Asignación de un número de registro y catalogación de los documentos para su fácil identificación y acceso.
1.2 Clasificación y Organización
- Clasificación: Organización de documentos en categorías, series o fondos según criterios predefinidos.
- Ordenación Física: Colocación de los documentos en estanterías, archivadores u otros sistemas de almacenamiento de manera ordenada.
1.3 Conservación y Restauración
- Conservación Preventiva: Aplicación de técnicas para preservar la integridad física de los documentos, como el control de temperatura y humedad.
- Restauración: Reparación de documentos dañados para evitar su deterioro y pérdida de información.
1.4 Digitalización
- Escaneo de Documentos: Digitalización de documentos físicos para su preservación digital y acceso en línea.
- Indexación de Archivos Digitales: Creación de índices y metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación de documentos digitalizados.
2. Servicios Ofrecidos por los Archivos
2.1 Acceso y Consulta
- Sala de Consulta: Espacios habilitados para que los usuarios consulten documentos en el propio archivo.
- Préstamo de Documentos: Servicios de préstamo de documentos, con condiciones y plazos definidos, para uso externo.
2.2 Información y Referencia
- Asistencia a Investigadores: Ayuda y orientación a investigadores y usuarios en la búsqueda y consulta de documentos específicos.
- Servicios de Referencia: Respuesta a consultas y solicitudes de información sobre los fondos documentales del archivo.
2.3 Reproducción de Documentos
- Fotocopias y Escaneos: Servicios de fotocopiado y escaneo de documentos bajo demanda.
- Impresión de Copias: Impresión de copias de documentos digitalizados para los usuarios que lo soliciten.
3. Programas y Proyectos Especiales
3.1 Proyectos de Investigación
- Colaboraciones Académicas: Participación en proyectos de investigación en colaboración con universidades y otras instituciones.
- Publicaciones: Publicación de estudios, catálogos y guías relacionados con los fondos documentales del archivo.
3.2 Actividades Educativas y Culturales
- Visitas Guiadas: Organización de visitas guiadas para escolares, estudiantes universitarios y el público en general.
- Exposiciones: Montaje de exposiciones temporales y permanentes para mostrar documentos y materiales de interés histórico y cultural.
3.3 Programas de Digitalización
- Proyectos de Digitalización: Implementación de programas para digitalizar fondos documentales y hacerlos accesibles en línea.
- Acceso en Línea: Desarrollo de plataformas en línea para la consulta remota de documentos digitalizados.
4. Gestión Administrativa y Legal
4.1 Cumplimiento Normativo
- Regulación Legal: Aseguramiento del cumplimiento de la normativa vigente en materia de archivos y protección de datos.
- Políticas de Acceso: Establecimiento de políticas claras para el acceso a documentos, especialmente aquellos que contienen información sensible o confidencial.
4.2 Gestión de Recursos
- Administración de Personal: Gestión del equipo de trabajo del archivo, incluyendo su formación y desarrollo profesional.
- Presupuesto y Financiamiento: Administración del presupuesto del archivo y búsqueda de financiamiento adicional para proyectos especiales.
5. Innovación y Mejora Continua
5.1 Adopción de Nuevas Tecnologías
- Software de Gestión Documental: Implementación de sistemas de gestión documental que mejoren la eficiencia y el acceso a la información.
- Tecnologías de Preservación: Uso de tecnologías avanzadas para la conservación y restauración de documentos.
5.2 Evaluación y Mejora de Procesos
- Revisión de Procedimientos: Evaluación periódica de los procedimientos y servicios del archivo para identificar áreas de mejora.
- Feedback de Usuarios: Recolección de opiniones y sugerencias de los usuarios para mejorar la calidad del servicio.