7.6 Obligaciones mercantiles en materia contable

El Código de Comercio, la Ley de Sociedades Anónimas y otras normas mercanti­les, laborales, fiscales, medioambientales, etc., regulan determinadas obligaciones materiales en cuento a instrumentos de registro.

A continuación se comenta, de forma resumida, los aspectos principales de la re­gulación que afecta a los libros contables obligatorios para los comerciantes tal y como los define el Código de Comercio.

Libros contables obligatorios (Código de Comercio, art. 25 a 33)

Solo está prescrita la obligación de mantener dos libros contables obligatorios: el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.

Libro diario

Su formato, estructura y contenido será similar al visto en temas anteriores (ver apartado 3.8 del tema 3).

En el diario cabe la posibilidad de agrupar asientos similares realizando ano­taciones hasta mensuales. Para ello, la empresa deberá contar con los libros auxiliares pertinentes que recojan detalladamente y justifiquen las anotaciones agrupadas realizadas (ver apartado 3.4 del tema 3, «Saber más»).

Libro de inventarios y cuentas anuales

En el que se incluirá:

• Un balance inicial detallado (es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Este debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no específica el nivel de detalle).
• Los balances de comprobación de sumas y saldos trimestrales.
• Un inventario de cierre (es un listado detallado de los elementos que consti­tuyen el patrimonio de una empresa adecuadamente valorados).
• Las cuentas anuales.

Formulación de cuentas anuales

De acuerdo al art. 171 del tr de la lsa de los administradores están obligados a las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses contados a partir del fin de ejercicio.

Legalización de los libros contables obligatorios

La legalización de los libros contables anteriores se realizará mediante diligencia en el Registro Mercantil de la provincia.

El plazo establecido para dicha legalización es de cuatro meses contados desde el cierre del ejercicio.

Mantenimiento de libros y justificantes

Según el Código de Comercio, los libros y justificantes de un ejercicio económico deben mantenerse seis años contados a partir del último asiento realizado.

Depósito de cuentas anuales

Además de la legalización de los libros contables, las sociedades mercantiles (sa y sl) están obligadas a depositar, es decir, entregar una copia para su archivo, de sus cuentas anuales al Registro Mercantil. De esta forma, dicha información se convierte en pública y puede ser consultada por parte de cualquier interesado. Los empresarios individuales no tienen obligación de depósito de cuentas.

Las cuentas anuales deben depositarse en el plazo de un mes desde su aprobación por las Juntas de Accionistas o de Socios.

Otros informes y obligaciones mercantiles en materia de libros-registro

Las sociedades mercantiles que deban presentar balance en formato normal están obligadas a elaborar y presentar anualmente, junto con las cuentas anuales, un informe de gestión donde se recoge el punto de vista de la dirección de la empresa sobre la marcha de la empresa, las actividades realizadas y otros aspectos.

Este informe no es propiamente un documento contable, pero habitualmente in­cluye una gran cantidad de información contable que se obtiene de los registros contables de la entidad.

Asimismo, estas empresas están obligadas a auditar sus cuentas por parte de ex­pertos auditores independientes. El informe de auditoría se adjunta a las cuentas anuales.

Finalmente las sociedades también deben mantener los siguientes libros mer­cantiles:

• Libro de actas, donde se transcriben las actas de las reuniones sociales.
• Libro de acciones nominativas, donde se registran dichas acciones (solo para el caso de que no sean acciones al portador).

Otros organismos, y para determinados sectores económicos o empresas (Banco España, Comisión Nacional de Mercados y Valores, etc.), establecen informes u obligaciones adicionales a los anteriores para las empresas por ellos reguladas.

Otra normativa

Toda empresa está sujeta a diversa normativa, laboral, fiscal, medioambiental etc. que puede requerir parcialmente información de naturaleza contable y que deberá ser obtenida de los propios registros contables de la entidad.

La naturaleza y tipo de los registros obligatorios derivados de la aplicación de estas normas dependerá de la actividad de la empresa, su forma jurídica y las op­ciones que permitan las mismas.

Material para prácticas

Preguntas test

1. Son principios contables recogidos en el pgc:

a) El principio del precio de adquisición, el principio de devengo y el de importancia relativa.
b) El principio de caja, el principio de la empresa en funcionamiento y el principio de devengo.
c) El principio de la partida doble, el principio de no compensación y el principio de reconocimiento.
d) El principio de devengo, el principio de uniformidad y el principio de no compensación.

2. Señale la afirmación correcta:

a) El principio de correlación de gastos e ingresos establece que el resultado del ejercicio es la diferencia entre todos los ingresos cobrados y los gastos pagados.
b) El principio del devengo establece que los gastos e ingresos deben contabilizarse en el momento en que tenga lugar la corriente financiera con independencia de la corriente real de bienes y servicios.
c) No todas las empresas están sujetas a elaborar la contabilidad aplicando los principios contables.
d) El principio de prudencia está relacionado con la contabilización de correcciones valorativas de elementos de activo.

3. De acuerdo con el pgc, para reconocer un activo es necesario:

a) Que sea segura la obtención de beneficios del mismo.
b) Que sea probable la obtención de beneficios del mismo y el importe pueda estimarse con fiabilidad.
c) Que sea probable la obtención de beneficios y que los mismos puedan calcularse con exactitud.
d) Que sea segura la obtención de beneficios del mismo y el importe pueda calcularse con exactitud.

4. En relación al pgc, señalar cuál de las siguientes afirmaciones es correcta:

a) Las partes 4ª «Cuadro de cuentas» y 5ª «Definiciones y relaciones contables» no tienen carácter obligatorio para las empresas.
b) Es de aplicación voluntaria para los empresarios individuales.
c) Se estructura en seis partes.
d) La parte 2ª «Normas de registro valoración» es de aplicación voluntaria.

5. En relación a la posibilidad de aplicar formatos abreviados en las cuentas anuales deben cumplirse:
a) Dos criterios de los indicados en el pgc durante tres años consecutivos.
b) Tres criterios de los indicados en el pgc durante tres años consecutivos.

c) Dos criterios de los indicados en el pgc durante dos años consecutivos.
d) Tres criterios de los indicados en el pgc durante dos años consecutivos.

6. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es cierta?

a) El principio de prudencia impide la contabilización de pérdidas potenciales.
b) El principio del devengo implica contabilizar las operaciones en el momento de cobro y pago.
c) El principio del importancia relativa indica que solo hay que valorar correctamente los bienes más importantes.
d) Ningún principio contable es preferente respecto a los demás.

7. Los libros contables obligatorios según la legislación mercantil son:

a) Diario, mayor e inventarios.
b) Diario e inventario y cuentas anuales.
c) Diario, mayor e inventarios y cuentas anuales.
d) Balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria.

8. De acuerdo al principio de prudencia que los elementos patrimoniales se valorarán:

a) De acuerdo con su valor razonable en cualquier caso.
b) Por el precio de adquisición si es inferior o igual al valor razonable.
c) Por el valor razonable siempre y cuando el precio de adquisición sea menor.
d) De acuerdo con su precio de adquisición en cualquier caso.

9. El valor razonable de un activo es:

a) Es el importe por el que puede ser intercambiado, entre partes interesadas e independientes debidamente informadas.
b) Es el importe por el que puede ser intercambiado, entre partes interesadas e independientes debidamente informadas deducidos los costes estimados de venta.
c) El valor al que aparece registrado en balance deducidos los costes estimados de venta.
d) El valor al que aparece registrado en balance.

10. El valor neto realizable de un activo es:

a) El importe que puede obtenerse por su venta en el mercado.
b) El importe que puede obtenerse por su venta en el mercado deducidos los costes estimados de venta.
c) El valor al que aparece registrado en balance una vez deducida su amortización acumulada y cualquier ajuste valorativo por deterioro registrado.
d) El valor al que aparece registrado en balance deducidos los costes estimados de venta.

11. El valor en uso de un activo inmovilizado:

a) El valor actual de los flujos de efectivo esperados a través de su utilización en el curso normal del negocio, actualizados a un tipo de interés de mercado sin riesgo.

b) Es el valor actual de los flujos de efectivo pagados para su adquisición, actualizados a un tipo de interés de mercado sin riesgo adecuado para el activo en cuestión.
c) El valor al que aparece registrado en balance una vez deducida su amortización acumulada y cualquier ajuste valorativo por deterioro registrado.
d) Ninguna de las anteriores.

12. La vida útil de un activo amortizable:

a) Determina el importe al que debe registrarse en el momento de la adquisición.
b) Determina el importe al que debe registrarse en el momento de la venta
c) Es el período durante el cual la empresa espera utilizarlo.
d) Es el período durante el cual la empresa espera que el activo sea utilizable por uno o más usuarios.

13. ¿Cuál de los siguientes no es un principio contable según el pgc?

a) Principio de prudencia.
b) Principio del uniformidad.
c) Principio de importancia relativa.
d) Principio del dualidad.

14. ¿Cuál de los siguientes no es un criterio de valoración del pgc?

a) Valor neto contable.
b) Valor relativo.
c) Valor de uso.
d) Valor actual.

SOLUCIONES AL TEST:

Cuestiones teóricas

1. ¿Por qué es necesaria la regulación contable referida a la elaboración de información para usuarios externos?
2. ¿Qué se entiende por normalización contable y qué fines persigue?
3. ¿Qué se entiende por armonización contable y qué fines persigue?
4. ¿Qué es el iasb? ¿Son sus normas aplicables en España, en qué condiciones?
5. Cite las normas contables españolas más significativas.
6. Cite las partes en que se divide el pgc, señalando si son de aplicación obligatoria o no.
7. Explique qué es el marco conceptual del pgc y que elementos lo componen
8. Indique los informes integrantes de las cuentas anuales.
9. Cite los principios contables.
10. Explique el principio de prudencia.
11. Explique el principio de empresa en funcionamiento.
12. Explique el principio de uniformidad.
13. Explique el principio de no compensación.
14. Explique el principio de importancia relativa.
15. ¿Qué son los criterios de registro y reconocimiento contable?
16. Cite las dos condiciones necesarias para poder reconocer contablemente un activo.
17. Cite las dos condiciones necesarias para poder reconocer contablemente un pasivo.
18. Cite las dos condiciones necesarias para poder reconocer contablemente un ingreso.
19. Cite las dos condiciones necesarias para poder reconocer contablemente un gasto.
20. Cite los criterios de valoración que incluye el pgc.
21. Defina valor de uso de un activo.
22. Defina el valor actual de un pasivo financiero.
23. Defina el valor realizable neto.
24. Defina y diferencie entre el valor razonable y el valor de mercado.
25. Diferencie entre vida útil y vida económica de un activo.
26. ¿Qué es un cuadro de cuentas?
27. ¿Cuál es el contenido de la parte cuarta del pgc, definiciones y relaciones contables?
28. Cite los grupos de cuentas del pgc, indicando brevemente su contenido.
29. ¿Cuáles son los libros contables obligatorios?
30. ¿Cuál es el contenido del libro de inventarios y cuentas anuales.
31. ¿Cuál es el plazo para legalizar los libros contables, dónde se legalizan y cuánto tiempo debe mantenerlos la empresa?

Las obligaciones mercantiles en materia contable se refieren a los requisitos y responsabilidades que las empresas deben cumplir en el ámbito de la contabilidad, especialmente en el contexto de las prácticas comerciales y las normativas mercantiles. Estas obligaciones están diseñadas para garantizar la transparencia, la veracidad y la legalidad de los registros contables de las empresas:

1. Llevanza de Libros Contables:

• Las empresas están obligadas a mantener libros contables que reflejen de manera clara y ordenada sus transacciones económicas. Estos libros pueden incluir el Libro Diario, el Libro Mayor y otros registros específicos requeridos por la normativa.

2. Presentación de Cuentas Anuales:

• Las empresas deben preparar y presentar sus cuentas anuales al cierre de cada ejercicio económico. Estas cuentas incluyen el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la Memoria.

3. Aplicación de Principios Contables:

• Las empresas deben aplicar los principios contables generalmente aceptados (PCGA) o, en su caso, las normas internacionales de contabilidad (NIIF/IFRS), garantizando la coherencia y la consistencia en la elaboración de sus estados financieros.

4. Conservación de Documentación:

• Es obligatorio conservar la documentación respaldatoria de las operaciones contables, como facturas, recibos, contratos y otros documentos relacionados, durante un período específico según la normativa vigente.

5. Auditoría Externa:

• Algunas empresas, especialmente aquellas de mayor tamaño, pueden tener la obligación de someterse a auditorías externas realizadas por auditores independientes. La auditoría verifica la precisión y legalidad de los estados financieros.

6. Declaraciones Fiscales:

• Las empresas deben cumplir con sus obligaciones fiscales, presentando declaraciones ante las autoridades tributarias y liquidando los impuestos correspondientes, como el Impuesto sobre Sociedades o el IVA.

7. Registro de Operaciones Mercantiles:

• Se deben registrar adecuadamente todas las operaciones mercantiles, incluyendo compraventas, adquisiciones, fusiones y cualquier otro evento relevante para la actividad de la empresa.

8. Publicación de Cuentas Anuales:

• En muchos países, las empresas están obligadas a presentar y publicar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil u otros organismos regulatorios. Esto garantiza la transparencia y proporciona acceso público a la información financiera.

9. Cumplimiento de Normativas Locales e Internacionales:

• Las empresas deben cumplir con las normativas contables y mercantiles locales, así como con estándares internacionales si aplican.

10. Información Trimestral o Periódica: