6. Asientos contables

Antes de proceder a explicar cómo se construye un asiento contable, deben conocerse algunas definiciones preliminares, incluso de palabras que curiosamente ya se han utilizado anteriormente.

Así por ejemplo, la palabra cuenta «cuenta» se define como la representación valorada de los diferentes elementos patrimoniales o de resultados y de sus modificaciones. Las cuentas están codificadas decimalmente lo que permite su estructuración en función de las necesidades de la empresa. La numeración de las cuentas obedece a que facilitan la referenciación y permiten utilizar el número en lugar de la cuenta. A medida que se trabaja en contabilidad se van aprendiendo los números de las distintas cuentas. El listado de todas las cuentas generalmente se llama Plan de Cuentas.

En la contabilidad jurásica (la que se realiza manualmente), se representa mediante una «T», donde a la parte de la izquierda se la denomina «Debe» y a la parte de la derecha «Haber».

La palabra «Debe» se refiere simplemente al lado izquierdo de la «T» donde sea anotan las cantidades, en tanto que la palabra «Haber» se refiere al lado derecho de la misma. Así de simple. Todos aquellos lectores que busquen algún tipo de connotación tendrán dificultades de comprensión. «Debe» no significa que nadie «deba nada a nadie» -aunque a un no contable la palabra le pueda generar una connotación desagradable- y «Haber» no significa que «haya algo en algún sitio» -aunque parece una cosa favorable-. Posiblemente, estos términos en la actualidad tendrían otros nombres, pero mantienen su origen del latín.

Las cuentas pueden ser de dos tipos: de patrimonio (de situación o de inventario) o de resultados (de gestión). Para saber como funcionan los asientos, es importante saber donde hay que apuntar los movimientos y para ello, desde el punto de vista académico o formal, se trabaja con la siguiente tabla.

Para las cuentas de resultados se observa que las cuentas de compras, gastos y pérdidas tendrán por naturaleza un saldo deudor y por su parte las cuentas de ingresos, ventas y beneficios un saldo acreedor.

El saldo de una cuenta se calcula mediante la diferencia entre el total de movimientos del Debe y el total de movimientos del Haber.

Cuentas deudoras (saldo deudor)                    DEBE > HABER

Cuentas acreedoras (saldo acreedor)             HABER > DEBE

6.1 Principio de la partida doble

El Principio de la Partida doble que fue creado por el monje italiano Fray Luca Pacioli en el año 1494, siendo publicado dentro del Tractus Xl-Particularis de computis et scripturis, donde escribió su legado a través de 36 capítulos -tratado de cuentas de contabilidad usando la partida doble-, dando inicio a la Contabilidad Moderna.

El Principio de la Partida doble dice que toda anotación en el Debe de una cuenta tiene su contrapartida en una anotación, como mínimo, en el Haber de otra cuenta, y viceversa. El importe total anotado en el Debe ha de ser igual al importe anotado en el Haber. Curiosamente, cinco siglos después esta idea que parece muy simple, es la base de la contabilidad.

Resulta interesante introducir un ejemplo en este punto, de manera que si una empresa ha pagado a través del Banco una serie de facturas correspondientes a Proveedores, por importe de 2.000 euros y un efecto comercial por importe de 4.000 euros, es evidente que esta operación afecta a las cuentas de proveedores, efectos comerciales a pagar y bancos.

Procediendo de esta manera sería fácil olvidarse de algunas contrapartidas y difícilmente podría cumplirse el principio de la Partida Doble. Por ello, para facilitar la labor del registro contable, se introduce el concepto de Asiento.

6.2 Libros: Diario y Mayor

En la práctica contable existen dos libros fundamentales: el Libro Diario y el Libro Mayor. El Libro Diario es obligatorio para todas las empresas, y en él se registran todos los asientos por orden cronológico de fechas. Para facilitar su ordenación cada asiento tiene un número de orden «correlativo».

El Libro Mayor es el lugar donde se registran todas las cuentas que han tenido movimiento durante el ejercicio contable, su función principal es facilitar el análisis de la evolución de una cuenta a lo largo de un período. En el Libro Mayor debe reflejarse el número de asiento que origina el movimiento.

La información que se registra en el Libro Diario mediante asientos debe quedar automáticamente reflejada en el Libro Mayor anotando los cambios producidos en las cuentas afectadas. El Libro Mayor no es obligatorio según la legislación mercantil.

6.3 Construcción de asientos contables

Un asiento es la transcripción en términos contables, de cada una de las operaciones de carácter económico financiero realizadas, presentadas en orden cronológico. En cualquier asiento debe anotarse la información siguiente:

1. Número del asiento.
2. Fecha en que se produce (día/mes/año).
3. En el lado izquierdo se anotan aquellas cuentas cuyos movimientos se deben reflejar en el Debe de la cuenta, especificando el importe (3a) y el nombre de la cuenta (3b). Hacer una anotación o apunte en el Debe recibe el nombre de cargar, adeudar o debitar.
4. En el lado derecho se anotan aquellas cuentas cuyos movimientos se deben reflejar en el Haber de la cuenta, especificando el importe (4a) y el nombre de la cuenta (4b). Hacer una anotación o apunte en el Haber recibe el nombre de abonar, acreditar o datar.
5. Para separar el lado derecho del lado izquierdo se utiliza la letra «a».
6. Espacio destinado para la descripción o comentario del contenido de la operación que se registra.
7. La separación entre asientos se realiza mediante unas líneas horizontales.

Se observa que el apunte en la cuenta de Bancos se ha desglosado en dos líneas para facilitar el punteo con el extracto que se recibirá del Banco. Se trata solamente de una cuestión de comodidad práctica, porque académicamente podría realizarse un único apunte en el Haber, por un importe total de 6.000 euros.

A continuación se plantea un nuevo ejemplo. Una empresa, para atender un recibo, realiza un ingreso en efectivo por un importe de 1.500 euros en la cuenta corriente bancaria. El dinero procede de la caja.

Lo primero que hay que hacer es determinar las cuentas que interviene para explicar este hecho contable. En este asiento solo intervienen dos cuentas: Caja y Bancos.

A continuación se trata de determinar si los movimientos se producen en el Debe o en el Haber. La cuenta de Caja es una cuenta de Activo que disminuirá de manera que deberá tener un apunte en el Haber, mientras que la cuenta de Bancos (que también es una cuenta de Activo), se incrementará de manera que tendrá un apunte en el Haber.

Después de la realización de una siento debe comprobarse que la suma de los importes anotados en el Debe coincide con la suma de los importes anotados en el Haber, para verificar que cumpla el Principio de la Partida doble. En este caso el asiento se dice comúnmente que está cuadrado. En caso contrario está descuadrado y debe procederse a su corrección.

La experiencia docente nos dice que a los alumnos que inician estudios de contabilidad, se les presentan dos dificultades:

• Saber qué cuentas han de tomar para construir el asiento.
• Saber si los movimientos se producen en el Debe o en el Haber.

Uno de los objetivos de este libro es facilitar una ayuda práctica y eficaz para superar estas dos dificultades, pero para resolver la primera dificultad, como autores hemos de advertir que necesitamos la ayuda de los lectores, basada en dedicar tiempo a realizar prácticas, porque en este sentido la contabilidad se parece a aprender a ir en bicicleta.

Para superar la segunda dificultad apuntada, se proporciona un método análogo al que se utiliza en el análisis sintáctico para la determinación del sujeto en una frase. Por ejemplo, en la frase: “Una orca salpica a los espectadores» se puede determinar el sujeto de la misma mediante la pregunta “¿Quién?», de manera que si se pregunta ¿Quién salpica a los espectadores? la respuesta es obvia: “una orca» y de esta manera, se ha encontrado el sujeto. Para el caso de la contabilidad, se puede proporcionar una herramienta del mismo estilo pero de entrada, debe advertirse que debe utilizarse con cautela.

Para la elaboración de asientos, las preguntas utilizadas, para saber si una cuenta se coloca en el Debe o en el Haber, son las siguientes:

A continuación se muestra como se aplica esto en la práctica, de manera que por ejemplo, se quiere contabilizar el hecho de recibir un cheque bancario por parte de un cliente, que paga una factura pendiente de 200 euros. La primera pregunta es: ¿qué entra? y la respuesta es sencillamente nada. En general, hay una tentación de responder rápidamente… de manera que se rompe la herramienta. Lo mejor, es no forzar nunca la respuesta y pasar a la siguiente pregunta, porque en realidad, no entra nada. Una vez, se ha fracasado con la primera pregunta se pasa a la segunda: ¿Quién recibe? la respuesta es fácil el «banco». Efectivamente, el banco recibe un cheque. De esta manera se ha conseguido hacer medio asiento:

Para el Haber se toma la primera pregunta ¿Qué sale?, y la respuesta es nada, con lo cual se pasa a la segunda ¿Quién entrega?, y la respuesta es un «cliente». El asiento ya está completo.

El saldo de la cuenta de bancos se ha incrementado, esto es coherente con el hecho de que al tratarse de una cuenta del Activo el apunte contable se anota en el Debe. La cuenta de clientes (también perteneciente al Activo), ha disminuido, y en consecuencia, le corresponde un movimiento en el Haber.

Consideraciones prácticas

Debe advertirse que, antes de hacer un asiento contable, hay que decidir si una situación determinada es susceptible de generar un asiento. Por ejemplo:

• Cuando se recibe un aviso del banco para el cobro de un efecto no produce un asiento contable aunque la empresa deberá considerarlo en su previsión de tesorería.
• Cuando se recibe un presupuesto, por ejemplo, relativo a un proyecto de remodelación de las instalaciones no se genera ningún hecho susceptible de contabilización.

A continuación, una vez se ha determinado que realmente existe un hecho económico o financiero, debe recordarse que para hacer un asiento contable, desde el punto de vista práctico hay que hacer tres cosas:

1. Seleccionar las cuentas que intervienen para definir o explicar el hecho económico y financiero. Esto no siempre es fácil, porque exige un dominio del PGC y cierta práctica.
2. Realizar los apuntes correspondientes en el Debe y en el Haber de las cuentas seleccionadas.
3. Finalmente hay que comprobar el cumplimiento del Principio de la partida doble, es decir, hay que asegurarse que la suma de los apuntes en el debe es igual a la suma de los apuntes del haber.

De la misma manera que el entrenamiento y la preparación física preceden a la competición, los ejercicios de selección de cuentas deben ser una preparación previa a la elaboración de asientos contables.

Para facilitar la práctica en la selección de las cuentas se propone el siguiente ejercicio, donde se trata de elegir las cuentas más adecuadas para que reflejen los conceptos o situaciones siguientes:

1. Compra e instalación de un programa de contabilidad.
2. Compra e instalación de un programa de contabilidad.
3. Descuento por volumen en la compra de materias primas auxiliares.
4. Beneficios que no ha sido distribuidos y están pendientes de distribución.
5. Compra de ropa de trabajo para los empleados.
6. Subvención de un curso de postgrado a un empleado.
7. Compra de un equipo de megafonía interna.
8. Compra de una nevera para productos varios para el comedor.
9. Compra de una botella de medio litro de agua oxigenada.
10. Compra de unas tijeras para la secretaria de dirección.
11. Compra de un póster de Playa Tambor para decorar la pared.
12. Compra de una agenda anual con recambios y guía telefónica.
13. Compra de 2.000 cajas de cartón para la expedición de productos acabados.
14. Pago del Impuesto de matriculación del coche nuevo.
15. Invitación a comer empanadas a un cliente en la Pizzería Betto’s.
16. Compra de una caja de 6 botellas de lejía para la limpieza general.
17. Adquisición de una cabina de pintura para chapa metálica.
18. Compra de una carretilla retráctil para la manutención de las máquinas.
19. Compra de un dispositivo de retractilado con película Winwrap.
20. Reparar la cerradura de la puerta del director de marketing.
21. Compra de una furgoneta en el mercado de coches de ocasión de Vic.
22. Compra de los impresos para la liquidación del IVA.
23. Compra de un armario universal con puertas batientes Kaiser+Kraft.

En el momento de plantear la resolución de este ejercicio se observa que cualquier empresa necesita un Plan de Cuentas adaptado a su actividad de negocio, especialmente para las cuentas de resultados, es decir, las pertenecientes a los grupos 6 y 7. Este Plan de Cuentas hecho a medida, permitirá el control de todas las partidas de gasto, a lo largo de un ejercicio contable. En cualquier caso, los asientos siempre se realizarán utilizando cuentas de último nivel -en este caso se ha optado por un nivel 5-.

A modo de ejemplo se proponen las subcuentas de la cuenta [640] Gastos de personal en el caso de un gimnasio que dispone de unas instalaciones para la práctica de distintas especialidades deportivas.

Solución propuesta:

A continuación se adjunta una guía orientativa de las soluciones del ejercicio propuesto, para facilitar la autoevaluación del lector.

Para finalizar, se establecen tres reflexiones:

• Se puede afirmar que la solución aportada no es única. Así la nevera para productos varios podría incluirse en otras cuentas aunque siempre dentro del inmovilizado material.
• Mediante este ejercicio se pone de manifiesto que la codificación decimal del Plan General Contable permite introducir tantas cuentas y subcuentas como se estime oportuno, con la finalidad de obtener la máxima información posible para reflejar con absoluta fidelidad la situación económica y financiera de la empresa, todo ello enfocado a la interpretación de los Estados Financieros para la toma de decisiones.
• El diseño del Plan de Cuentas es importante ya que puede determinar el grado de control de la actividad empresarial. El conocimiento de la mecánica contable puede facilitar a los directivos la evaluación de la calidad del Plan de Cuentas de una empresa.

Los asientos contables son registros detallados de las transacciones financieras de una empresa que se utilizan para mantener un seguimiento preciso de las operaciones y para preparar informes financieros. Cada transacción financiera afecta al menos dos cuentas en el sistema contable, y los asientos contables documentan cómo estas cuentas se ven afectadas.

Un asiento contable sigue un formato específico y consta de varios elementos clave:

1. Fecha: Indica el día en que se realizó la transacción y se registró en el libro contable.
2. Cuentas Afectadas: Enumera las cuentas específicas que se ven afectadas por la transacción. Cada cuenta tiene un lado «debitado» y un lado «acreditado». La suma de las cantidades debitadas debe ser igual a la suma de las cantidades acreditadas.
3. Descripción: Proporciona una breve explicación de la transacción o la razón del asiento contable.
4. Monto: Indica la cantidad monetaria asociada con cada cuenta afectada. El monto se registra en el lado de la cuenta (débito o crédito) según las reglas contables.

Existen dos tipos principales de cuentas en un asiento contable: cuentas de activo, pasivo y capital (cuentas de balance) y cuentas de ingresos y gastos (cuentas de resultados).

• Cuentas de Balance:
  • Un aumento en una cuenta de activo se registra como un débito.
  • Un aumento en una cuenta de pasivo o capital se registra como un crédito.
  • Una disminución en una cuenta de activo se registra como un crédito.
  • Una disminución en una cuenta de pasivo o capital se registra como un débito.
• Cuentas de Resultados:
  • Un aumento en una cuenta de ingresos se registra como un crédito.
  • Un aumento en una cuenta de gastos se registra como un débito.
  • Una disminución en una cuenta de ingresos se registra como un débito.
  • Una disminución en una cuenta de gastos se registra como un crédito.

Ejemplo de un asiento contable simple: