6.4 Formulación de las cuentas anuales

Como se ha visto anteriormente, el fin y objetivo último de la Contabilidad empresarial es suministrar información fiable, relevante y oportuna a los usua­rios de la misma, con objeto de ayudarles en la toma de decisiones. Es por ello necesario que, tras realizar el asiento de cierre, se proceda a elaborar los estados contables que resuman toda la información sobre el patrimonio y el resultado empresarial. Estos estados se engloban en las llamadas Cuentas anuales.

Las cuentas anuales están formadas por cinco estados contables, que iden­tificamos y definimos a continuación, si bien no es objeto de este tema profun­dizar en su contenido, lo que se verá en temas posteriores:

• Balance de situación: Este balance informa acerca de los bienes y de­rechos que forman el activo empresarial, y de las obligaciones -exigibles o no- que constituyen el pasivo de la entidad. Está referido al momento de cierre del ejercicio contable.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Este informe muestra el resultado de la empresa, separando debidamente los ingresos y gastos imputables al mismo y distinguiendo los resultados de explotación de los que no lo sean.
• Estado de cambios en el patrimonio: Este estado muestra, en primer lugar los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. En segundo lugar informa sobre los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También informará sobre los ajustes al patrimonio neto, debidos a cam­bios en criterios contables y correcciones de errores.
• Estado de flujos de efectivo: Pone de manifiesto los cobros y pagos rea­lizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.
• Memoria: La complejidad que ofrecen muchas de las operaciones em­presariales y los cambios que se producen en la estructura económica y financiera de la empresa, unidos a la creciente demanda de información detallada y dinámica, justifican el nacimiento de un documento contable que complemente el contenido del Balance y de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Este estado es la Memoria, que recoge información cualitativa que facilite la comprensión de las cuentas anuales.

Las cuentas anuales se deben elaborar por el empresario o por el adminis­trador de la empresa en un plazo máximo de tres meses, contados a partir del cierre del ejercicio social.

Existen otros documentos contables que no forman parte de las cuentas anuales debido a que no son de aplicación a todas las entidades empresariales. Entre estos podemos citar los siguientes:

• Informe de gestión: Deben realizarlo aquellas sociedades que no efectúan balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados. Informa de la evolución del negocio y la situación de la sociedad (LSA, art. 202).
• Propuesta de aplicación de resultados: La Ley de Sociedades Anónimas establece, en su artículo 213, que el órgano que ha de resolver
  sobre la aplicación del resultado del ejercicio será la Junta General de Accionistas. Esta propuesta deberá tener en cuenta las atenciones pre­vistas bien por ley, bien por los propios estatutos de la empresa antes de repartir el beneficio entre los accionistas.
• Cuentas anuales consolidadas: Estas cuentas anuales deberá elaborar­las la sociedad dominante de un grupo de empresas o aquella empresa cuyo activo sea mayor en la fecha de la primera consolidación (art. 42.1 Código de Comercio).

6.5 Estudio operativo del ciclo contable de algunas empresas: comerciales, industriales y de servicios

Los sistemas contables varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, las operaciones que realiza, el tamaño de la en­tidad, volumen de datos que hay que manejar y las demandas de información que los usuarios imponen al sistema. De hecho, el artículo 25.1 del Código de Comercio obliga a que la Contabilidad sea adecuada al género de industria o comercio que se ejerce y a la importancia cuantitativa de la actividad de hecho. Es por ello que debemos hacer, al menos, un resumen de las diferencias conta­bles que presentan las empresas según la actividad que desarrollen.

Las fases del ciclo contable son idénticas, independientemente del tipo de empresa que lo esté llevando a cabo. Sin embargo, la gran diferencia se encuen­tra en el ciclo de explotación de cada una de ellas, lo que conlleva que se pro­duzcan ciertos tratamientos contables específicos para cada tipo de empresas, sobre todo en cuanto al ajuste de los saldos de las cuentas de existencias al valor calculado extracontablemente, así como en el registro de las operaciones de compra y venta de aquello que constituye la actividad principal de la empresa. Por ejemplo, no se contabilizará de la misma manera una venta de mercaderías —lo que constituye el ingreso de ventas en una empresa comercial-; una venta de productos terminados -ingreso principal en las empresas industriales-; que una prestación de un servicio -característicos de empresas de servicios-.

Teniendo en cuenta lo anterior, las demás operaciones que puedan realizarse en el ámbito empresarial, se contabilizan de igual manera, independientemente del tipo de empresa.

En los siguientes apartados profundizaremos en estos matices, proponiendo además un ejemplo del ciclo contable para cada uno de los tipos de empresas que hemos apuntado, centrándonos en aquellos aspectos que, a nuestro juicio, son específicos de cada uno de ellos.

6.5.1 Ciclo contable en empresas comerciales

Una empresa comercial es aquella que vende existencias que previamente ha adquirido, sin que exista una transformación intermedia de aquellas. Una merca­dería, según la definición prevista en el Plan General de Contabilidad, es “[cual­quier] cosa adquirida por la empresa y destinada a la venta sin transformación”.

La empresa debe adquirir mercancías, inversiones de carácter económico, con el objetivo de venderlas para obtener beneficios. La compra de mercancías se puede realizar al contado o a crédito, en cuyo caso se generará una obligación de pago con el proveedor de dichas mercaderías. La cuenta contable en la que se puede recoger esta compra es:

• (600) Compra de mercaderías

La venta de las mercaderías adquiridas con anterioridad también se puede reali­zar al contado o a crédito, lo que generará un incremento de los activos de la empresa, bien materializados en tesorería -para el cobro al contado- o en derechos de cobro sobre clientes -en el caso de ventas a crédito-. La cuenta utilizada puede ser:

• (700) Venta de mercaderías

Al cierre del ejercicio contable, la empresa deberá realizar el ajuste contable de los saldos en cuentas de existencias de Mercaderías, además de en otras cuentas de existencias como pueden ser las de Otros aprovisionamientos. Para ello, deberá utilizar alguna de las siguientes cuentas:

• (610) Variación de existencias de mercaderías
• (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos

En el siguiente ejemplo podremos ver un ciclo contable típico en estas empresas comerciales y el funcionamiento de las cuentas que hemos apuntado anteriormente.

6.5.2 Ciclo contable en empresas industriales

Podemos definir una empresa industrial como aquella en la que se produce una transformación de materias primas en un producto apto para la venta, tras someter a aquellas a un proceso productivo.

Las empresas industriales presentan un ciclo de explotación más complejo que las entidades comerciales, ya que no sólo deben adquirir ciertos elementos, sino que deben someterlos a un proceso de transformación del cual se obten­drán aquellos productos que la empresa ha de vender.

La empresa debe adquirir del exterior materias primas y otros aprovisio­namientos necesarios en la producción. La adquisición de estos elementos se contabiliza en alguna de las siguientes cuentas:

• (601) Compra de materias primas.
• (602) Compra de otros aprovisionamientos.

Estos elementos se consumen en un proceso productivo que permite su transformación en productos terminados. De este proceso, que puede estar dividido en varias fases, se obtienen diferentes outputs, tales como los pro­ductos terminados, semiterminados, en curso, residuos, subproductos o mate­riales recuperados. El Plan General de Contabilidad los define de la siguiente manera:

• (35) Productos terminados: Son aquellos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su utilización por otras empresas.
• (34) Productos semiterminados: Fabricados por la empresa y no desti­nados, normalmente, a la venta hasta tanto sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior.
• (33) Productos en curso: Son aquellos que se encuentran en fase de for­mación o transformación en un centro de actividad al cierre del ejercicio y que no pueden considerarse ni terminado ni semiterminado.
• (360) Subproductos: Son aquellos productos de carácter secundario o accesorio de la fabricación principal.
• (365) Residuos: Productos que se obtienen inevitablemente y al mismo tiempo que los productos o subproductos, siempre que tengan valor in­trínseco y puedan ser utilizados o vendidos.
• (368) Materiales recuperados: Son aquellos que, por tener valor intrínse­co, entran nuevamente en almacén después de haber sido utilizados en el proceso productivo.

De lo anterior podemos deducir que todos ellos son susceptibles de venta a excepción de los productos en curso y los materiales recuperados, por tanto se deberán utilizar cuentas específicas de ingresos por la venta de cada uno de ellos. Estas cuentas son:

• (701) Venta de productos terminados.
• (702) Venta de productos semiterminados.
• (703) Venta de subproductos y residuos.

Una vez se hayan producido los ingresos de ventas y su cobro, se reinicia el ciclo de explotación de estas empresas industriales. En el siguiente esquema podemos comprobar la complejidad de este ciclo (Tabla 6.8).

Tabla 6.8. Ciclo de explotación de empresas industriales.

Al cierre del ejercicio contable, la empresa deberá realizar el ajuste contable de los saldos en cuentas de todas las existencias que se mantengan en la empresa en esa fecha. Para ello, deberá utilizar alguna de las siguientes cuentas para regula­rizar el saldo de las existencias de productos que no fabrica de manera interna:

• (611) Variación de existencias de materias primas.
• (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos.

Por el contrario, las cuentas de existencias de productos manufactura­dos en alguna medida por la empresa ajustarán su saldo utilizando alguna de estas cuentas. La operativa contable es similar a la vista en las cuentas anteriores:

• (710) Variación de existencias de productos en curso.
• (711) Variación de existencias de productos semiterminados.
• (712) Variación de existencias de productos terminados.
• (713) Variación de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados.

El valor de estas existencias se deberá calcular utilizando las técnicas que la Contabilidad de costes pone a nuestra disposición, ya que se deberán contabi­lizar al coste de producción.

En el siguiente ejemplo podremos ver un ciclo contable típico en estas empresas industriales y el funcionamiento de las cuentas que hemos apuntado anteriormente.

La formulación de las cuentas anuales es un proceso crucial en la contabilidad de una empresa que implica la preparación de los informes financieros clave al final de un período contable. Las cuentas anuales proporcionan una visión integral de la situación financiera y del rendimiento de la empresa:

1. Recopilación de Datos Contables:

• Recopilar y revisar todos los datos contables relevantes, incluyendo registros de transacciones, facturas, recibos, estados de cuenta bancarios, y otros documentos financieros.

2. Ajustes y Regularizaciones:

• Realizar ajustes contables necesarios para reflejar con precisión la situación financiera y los resultados de la empresa. Esto puede incluir provisiones, depreciación de activos, correcciones de errores contables, entre otros.

3. Estado de Resultados (o Pérdidas y Ganancias):

• Preparar el estado de resultados que muestra los ingresos, costos, gastos y beneficios de la empresa durante el período contable. El resultado neto se calcula restando los costos y gastos de los ingresos.

4. Balance General:

• Crear el balance general, que presenta los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa en un momento específico. Los activos deben ser iguales a la suma de pasivos y patrimonio neto según el principio contable de la partida doble.

5. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto:

• Preparar el estado de cambios en el patrimonio neto, que muestra cómo ha evolucionado el patrimonio neto de la empresa durante el período, considerando aspectos como dividendos, aportaciones de los accionistas y cambios en el valor de mercado de los activos.

6. Estado de Flujo de Efectivo:

• En algunos casos, preparar el estado de flujo de efectivo, que muestra cómo los efectivos y equivalentes de efectivo han cambiado durante el período. Este estado proporciona información sobre las actividades de operación, inversión y financiación.

7. Notas a los Estados Financieros:

• Incluir notas a los estados financieros que brinden detalles adicionales y explicaciones sobre ciertos aspectos contables, políticas contables aplicadas, y otra información relevante.

8. Presentación y Formato:

• Organizar la información de manera clara y coherente según las normas y regulaciones contables aplicables. Asegurarse de que la presentación sea comprensible para los usuarios externos, como inversores, prestamistas y autoridades fiscales.

9. Revisión y Aprobación:

• Revisar los estados financieros para asegurar la precisión y la conformidad con los principios contables. Una vez revisados, los estados financieros deben ser aprobados por la dirección y, en algunos casos, por los accionistas.

10. Presentación a las Autoridades:

11. Divulgación a los Stakeholders:

12. Archivo y Conservación: