El ciclo contable es un proceso que se estructura en las siguientes etapas (Tabla 6.2)
Tabla 6.2. Fases del ciclo contable.
- Apertura o inicio de la contabilidad: Al comenzar el ejercicio se ha de realizar un Inventario inicial que servirá para iniciar el proceso contable con un asiento de apertura. Este asiento será simétrico al asiento de cierre que se inscribió en el Libro Diario el último día del ejercicio anterior, asegurando de esta manera la continuidad de un ejercicio a otro. El asiento de apertura permite dotar de los saldos correspondientes a los distintos elementos del activo, pasivo y neto, de manera que también se inician las anotaciones en el Libro Mayor.
- Fase de desarrollo o registro de operaciones del periodo: Este va desde la apertura hasta el cierre del ejercicio registrando todos los hechos contables que se produzcan en el Libro Diario y en el Mayor.
- Balance de comprobación: La legislación vigente obliga a realizar, al menos trimestralmente, un balance de comprobación de sumas y saldos. Con este se puede comprobar si las operaciones se han registrado adecuadamente en los libros contables.
- Regularización contable: El objetivo de esta fase es ajustar la contabilidad a la realidad de manera que la información contable refleje la imagen fiel de la entidad.
- Cálculo de resultados y cierre de la contabilidad: Esta etapa consta de dos pasos:
- Asiento de pérdidas y ganancias: Este asiento permite calcular el resultado del ejercicio mediante el cierre de las cuentas de gestión.
- Asiento de cierre: Con esta operación se cierran todas las cuentas patrimoniales.
- Formulación de las cuentas anuales: En estos estados contables se sintetiza y resume la información contable que será útil para la toma de decisiones de los usuarios.
6.3.1 Apertura o inicio de la contabilidad
El inicio del ejercicio contable comienza con un asiento de apertura en el Libro Diario. Con él se abren todas las cuentas patrimoniales en el Libro Mayor. En este asiento debe estar equilibrado el Debe y el Haber, como consecuencia de la aplicación de la partida doble.
Los saldos de estas cuentas se obtienen del inventario inicial, que ha de ser realizado previamente y que coincide con el inventario final del ejercicio anterior.
Obviamente, si la empresa es de nueva creación, el asiento que inicia la contabilidad es el denominado asiento de constitución, en el que se recogen las aportaciones al capital de la empresa y su materialización en elementos de activo.
6.3.2 Fase de desarrollo o registro de las operaciones del periodo
La siguiente fase en el proceso contable se desarrolla a lo largo de todo el ejercicio. En esta fase se requiere un elevado nivel de análisis, ya que se ha de determinar si una operación constituye un hecho contable, es decir, si esa transacción económica afecta al patrimonio empresarial. Si es susceptible de actuación por parte de la Contabilidad, dicho hecho contable debe ser interpretado y valorado adecuadamente antes de proceder a su registro en el Libro Diario y el volcado posterior en el Libro Mayor.
6.3.3 Balance de comprobación
El balance de comprobación de sumas y saldos es un tipo de balance que permite verificar si se han producido errores en alguno de los registros anteriores, ya sea en el Libro Diario o en el Libro Mayor. En este documento se reflejan todas las cuentas del Libro Mayor, ordenadas a discreción, indicando para cada una de ellas la suma de todas las anotaciones que tienen tanto en el Debe como en el Haber. El balance de comprobación consigue con esta información comprobar la bondad de la aplicación de la partida doble, ya que el total de las sumas al Debe ha de coincidir con el total de las sumas al Haber. Estos totales a su vez serán idénticos a las sumas al Debe y al Haber del Libro Diario. Esta concordancia es indicio de que las transcripciones del Diario al Mayor se han realizado correctamente.
Basándonos en la información que se incluye en el balance de comprobación se pueden calcular los saldos de cada una de las cuentas. Para ello, sólo se ha de calcular la diferencia entre las sumas al Debe y las sumas al Haber de cada elemento patrimonial que hemos incluido en el balance. Al igual que ocurría anteriormente, la suma de los saldos deudores debe coincidir con la suma de los saldos acreedores, de forma que se cumpla la ecuación fundamental de la Contabilidad. Si este balance ofrece exclusivamente esta información se denominará balance de comprobación de saldos.
No existe un formato normalizado para elaborar este balance de sumas y saldos, si bien uno de los más utilizados es el siguiente (Tabla 6.3):
Tabla 6.3. Modelo de balance de sumas y saldos.
El Código de Comercio (Art. 28) obliga al empresario a elaborar este balance de comprobación al menos trimestralmente para su inclusión en el Libro de inventarios y cuentas anuales. No obstante lo anterior, se puede obtener este balance cuando se necesite, máxime cuando el uso de aplicaciones contables informáticas permite su elaboración sin esfuerzo alguno.
El ciclo contable es un proceso que las empresas siguen para registrar, clasificar y resumir sus transacciones financieras. Estas transacciones son esenciales para preparar los estados financieros al final de cada período contable:
1. Identificación de Transacciones:
- La primera etapa implica la identificación y registro de todas las transacciones financieras de la empresa. Esto puede incluir ventas, compras, gastos, ingresos y otras operaciones comerciales.
2. Documentación de Transacciones:
- Cada transacción debe ser respaldada por documentos, como facturas, recibos, contratos u otros comprobantes. La documentación es esencial para respaldar la veracidad y legalidad de las transacciones.
3. Registro en el Diario:
- Las transacciones se registran en el libro diario, siguiendo el principio contable de partida doble. Cada entrada contable incluye al menos dos cuentas afectadas con montos iguales y opuestos.
4. Pasar al Mayor (Mayor General):
- Luego de registrar las transacciones en el libro diario, la información se transfiere al mayor general. El mayor es un registro más detallado que muestra el saldo de cada cuenta en un solo lugar.
5. Balance de Comprobación:
- Se prepara un balance de comprobación para verificar que los débitos sean iguales a los créditos y que no haya errores en las transacciones registradas. Es una herramienta para asegurar la precisión antes de proceder a las etapas posteriores.
6. Ajustes y Regularizaciones:
- Se realizan ajustes al final del período contable para reflejar transacciones que pueden no haberse registrado adecuadamente durante el período. Esto incluye la depreciación de activos, provisiones, ingresos y gastos diferidos, entre otros.
7. Preparación de Estados Financieros:
- Con la información ajustada, se preparan los estados financieros. Esto incluye el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo, que brindan una visión completa de la situación financiera y los resultados de la empresa.
8. Cierre de Libros:
- Se realizan los ajustes finales para cerrar las cuentas temporales, como los ingresos y gastos, y se transfieren a la cuenta de patrimonio neto. Esto prepara los libros contables para el próximo período.
9. Estado de Resultados y Balance General:
- Se presenta el estado de resultados y el balance general a la gerencia y otros stakeholders para su revisión y toma de decisiones.
10. Auditoría y Revisión:
- En algunos casos, se lleva a cabo una auditoría interna o externa para revisar la integridad y precisión de los estados financieros.11. Presentación de Informes y Divulgación:
- Los estados financieros finales se presentan a las autoridades fiscales, accionistas, reguladores y otros stakeholders, cumpliendo con los requisitos legales y normativos.12. Inicio del Nuevo Período Contable:
- Con el cierre del período contable, se inicia un nuevo ciclo contable,