6.3.4 Fase de regularización

Esta fase de regularización se erige como la más compleja del proceso con­table ya que engloba una serie de operaciones que posibilitan la obtención de la imagen fiel del patrimonio y del resultado de la empresa al finalizar el ejercicio contable.

El proceso contable persigue la obtención de información útil para la toma de decisiones, por lo que el contenido de los estados contables que se elaboren debe ser un fiel reflejo de la empresa, de su actividad y de los resultados que ha obtenido. Es por ello que debemos hacernos ciertas preguntas, que serán con­testadas a través del proceso de regularización, y que se podrían resumir en una sola: ¿Hemos aplicado correctamente los principios contables, lo que permitiría obtener la imagen fiel del patrimonio y del resultado empresarial? La respuesta que se da normalmente a esta cuestión es negativa, y no por negligencia del contable, sino por el desconocimiento de ciertos datos en el momento en que las operaciones fueron contabilizadas. Es por ello que se han de realizar una serie de ajustes contables para asegurar que los estados contables que se elaboren cumplan su objetivo primordial.

Antes de iniciarse el proceso de regularización, es conveniente realizar un in­ventario, de forma que se conozca el valor real de los elementos patrimoniales. Tras la elaboración del inventario, comienza el proceso de regularización que puede constar de las siguientes fases:

• Ajustes por periodificación
• Correcciones valorativas

1. Dotación de correcciones de valor por deterioro y amortizaciones.

• Otros ajustes

1. Adecuación del saldo de las cuentas al inventario extracontable.
2. Operaciones no formalizadas.
3. Reclasificación de partidas.

6.3.4.1 Ajustes por periodificación

La periodificación contable tiene como objeto definir los ingresos y gastos que corresponden al ejercicio contable que se pretende cerrar y del que se quiere conocer el resultado. Este proceso es consecuencia de la aplicación del principio contable del devengo.

El principio de devengo establece que la imputación de ingresos y gastos se hará en función de la corriente real de bienes y servicios, es decir, cuando se produzca la entrega o recepción de los bienes, o la prestación y recepción de los servicios, con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de los mismos. Así se recogerán aquellos in­gresos y gastos que contribuyan efectivamente a la realización de la actividad empresarial en el ejercicio corriente, sin tener en cuenta el momento en que se produce su cobro o pago.

Los ajustes por periodificación tienen dos orígenes posibles. El primero, tiene que ver con aquellos ingresos y gastos que se han contabilizado en su to­talidad en un ejercicio por ser en éste cuando ha nacido la corriente monetaria o financiera y que ejercen su influencia en el resultado empresarial durante más de un año, de manera que la corriente monetaria-financiera precede a la real. La segunda vía está constituida por aquellos conceptos de ingreso y/o gasto que no han sido contabilizados en el ejercicio en el que realmente se han devengado debido a que la corriente monetaria y financiera no se ha producido, es decir, la corriente real precede a la monetaria-financiera. Independientemente de la causa que los genera, el principio del devengo normaliza esta situación median­te unos ajustes por periodificación.

Las cuentas que se pueden utilizar para recoger estos ajustes son:

• Gastos anticipados: En esta cuenta se recogen conceptos de gasto que se han pagado en el ejercicio pero que se devengarán en ejercicios siguien­tes. Aunque la denominación de esta cuenta pueda inducir a error, repre­senta un elemento patrimonial de Activo circulante, ya que en definitiva recoge el derecho de la empresa a recibir la prestación de un servicio o adquisición de un bien en el siguiente ciclo contable. En definitiva, esta cuenta se utiliza para contabilizar gastos pagados pero no devengados.
• Ingresos anticipados: Esta cuenta recoge un concepto de ingreso que se ha cobrado en el año corriente pero que aún no se ha devengado, trascendiendo al ejercicio siguiente. Al igual que ocurre con la cuenta de Gastos antici­pados, no es un ingreso sino que esta cuenta es un Pasivo corriente ya que representa la obligación que ha contraído la empresa de entregar un bien o prestar un servicio a quien ya ha satisfecho este importe. Resumiendo, esta cuenta registra ingresos cobrados pero no devengados en el ejercicio.
• Intereses pagados por anticipado: Tiene idéntico significado que la cuenta de Gastos anticipados, diferenciándose de esta en que hace refe­rencia a intereses a cargo de la empresa ya satisfechos y que correspon­den al ejercicio siguiente.
• Intereses cobrados por anticipado: En esta cuenta, de significado aná­logo al de la cuenta de Ingresosanticipados, se recogen intereses a favor de la empresa, cobrados en este ejercicio y correspondientes al ejercicio posterior.
• Anticipo al personal: Esta cuenta se utiliza para reflejar los gastos sociales que ha satisfecho la empresa al trabajador, sin que se hayan de­vengado. Su significado, por tanto, es idéntico al de Gastos anticipados.

6.3.4.1.1 La corriente monetaria-financiera precede a la real

El gasto o ingreso se ha contabilizado en su totalidad, atendiendo al pago o cobro que se ha efectuado, pero sin tener en cuenta que parte de los bienes y/o servicios que generan el gasto o ingreso no se ha entregado o recibido, es decir, no se ha devengado. Este caso es el que requiere un ajuste por periodificación utilizando para ello alguna de las cuentas que se han visto con anterioridad.

6.3.4.1.2 La corriente real precede a la monetaria-financiera

Este caso no produce ningún ajuste por periodificación, ya que se ha deven­gado el ingreso o gasto correspondiente al ejercicio corriente. No obstante, se ha de registrar, bien un derecho de cobro, bien una obligación de pago derivadas del ingreso o gasto contabilizado.

6.3.4.2 Correcciones valorativas

La empresa está obligada por el Principio de prudencia a reconocer, en cuanto se sepan, las pérdidas eventuales o los riesgos previsibles, mientras que sólo deberá registrar aquellos beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Es decir, la entidad debe contabilizar las pérdidas de valor que se pro­duzcan en los activos o los riesgos previsibles que puedan afectarles. Es decir, si se produce una situación que pueda afectar al valor de un activo determinado, se deberá decidir si esa modificación será permanente o por el contrario puede revertirse con el tiempo.

El valor inicial por el que aparecen contabilizados los elementos patrimonia­les de activo en el balance, puede coincidir con su coste histórico o su valor ra­zonable. Este importe puede modificarse bien si se producen altas o bajas de ese activo en concreto, o bien por deterioros del valor los mismos derivados de uno o más eventos que hayan ocurrido tras su reconocimiento inicial. Dependiendo del origen de esa minusvalía, las cuentas pueden ser de correcciones de valor por deterioro o de amortizaciones, tal y como se aprecia en el siguiente cuadro (Tabla 6.4):

Tabla 6.4. Diferencia entre pérdida, corrección de valor por deterioro y amortización.

Valor contable de un activo = Coste histórico – Amortizaciones acumuladas – Correcciones valorativas por deterioro acumuladas

6.3.4.2.1 Correcciones valorativas por deterioro

Recogen la expresión contable de las correcciones de valor motivadas por pérdidas de valor de activos. Este tipo de correcciones valorativas afectan a cualquier tipo de activo, ya sea fijo o circulante. Su contabilización dependerá del elemento patrimonial que pierda valor de manera reversible. No obstante lo anterior, siempre se deberá contabilizar la pérdida de valor y generar o dotar esta cuenta. Cuando desaparezca la causa por la que se dotó dicha corrección deberá revertirse, es decir, eliminarse del balance.

6.3.4.2.2 Amortizaciones

Los elementos patrimoniales de activo inmovilizado participan en el proceso productivo. Esta intervención se prolonga en el tiempo a lo largo de varios ejer­cicios económicos. Lo normal, por tanto, es que el inmovilizado vaya perdiendo valor por diversas razones:

• El transcurso del tiempo: El simple paso del tiempo deteriora los elementos patrimoniales de activo fijo. Por ejemplo, un ordenador está sometido a la depreciación por esta causa, ya que envejece aún cuando no se utilice, sólo ha de transcurrir el tiempo y se estropearán ciertos elementos con los que se ha fabricado dicho elemento informático.
• El uso: A medida que se utiliza un elemento del inmovilizado, éste pierde valor, ya que se desgasta con el simple uso. En nuestro ejemplo, se pue­den borrar los caracteres a los que corresponde cada tecla del teclado del ordenador, se estropean las conexiones, etc.
• La obsolescencia: La aparición de nuevos modelos hace que los anti­guos envejezcan técnicamente. La salida al mercado de ordenadores más potentes o más rápidos, con mejores prestaciones, etc., provocan una disminución del valor del modelo antiguo por quedarse éste obsoleto.

Estas pérdidas de valor deben recogerse igualmente, por tratarse de un gasto más aplicado al proceso productivo. La Contabilidad registra estas pérdidas de valor utilizando las cuentas de amortización. La amortización, por tanto, se puede definir como el valor económico de la depreciación sistemática e irre­versible que sufren los elementos del inmovilizado. Según el Plan General de Contabilidad es la expresión contable de la distribución en el tiempo de las in­versiones en inmovilizado por su utilización prevista en el proceso productivo.

La problemática contable que se vincula al proceso contable de amortiza­ción es muy amplia debido, fundamentalmente, a la dificultad que existe para calcular la cuantía de la depreciación y a los diferentes métodos que hay para representar contablemente este concepto. Es por ello que sobre este punto se profundizará en un tema posterior. No obstante, a continuación recogemos un ejemplo de su contabilización.

6.3.4.3. Otros ajustes

Los ajustes que a continuación se van a estudiar se pueden realizar al co­mienzo del proceso de regularización, antes de realizar los ajustes por periodi- ficación o las correcciones valorativas.

6.3.4.3.1 Adecuación del saldo de las cuentas al inventario extracontable

El registro de hechos contables debe estar soportado por los documentos co­rrespondientes, lo que explica que, en ciertas ocasiones se produzcan pequeñas diferencias entre lo que está registrado contablemente y lo que se obtiene tras la realización del inventario. Este inventario se ha de realizar, como hemos visto, antes de iniciar el proceso de regularización.

Estas desviaciones que se han producido se pueden y deben subsanar. Para ello es del todo necesario investigar el porqué de su nacimiento, puesto que la anotación contable dependerá de la respuesta que se le dé. Por ejemplo, en el caso de que exista una diferencia al realizar el arqueo de caja, no produce el mismo efecto en el resultado de la empresa el que ésta sea debida a un robo -en cuyo caso se contabilizará como un gasto extraordinario- frente a un olvido en la con- tabilización de un hecho que afecta a Caja, €. No obstante, cualquiera que sea la causa de la desviación, hay que realizar un asiento que permita igualar el saldo contable del elemento patrimonial en cuestión con el saldo real del mismo.

Las empresas comerciales y de transformación, y en menor medida las empresas de servicios, presentan un caso particular de adecuación de saldos contables al in­ventario. Estas empresas obtienen sus ingresos de la enajenación de mercaderías o de la transformación de materias primas en productos aptos para la venta. Es habitual que, al finalizar el ejercicio contable, dispongan de un stock de este tipo de existen­cias. El valor de estos activos corrientes se debe incluir, por tanto, en el balance de situación que se realice en este momento. Sin embargo, las cuentas de existencias presentan el valor de las existencias iniciales, es decir, de aquellas que la empresa poseía a principio del ejercicio. Por tanto, se va a tener que dar de baja las existencias iniciales y dar de alta las finales. Con esta operación se consiguen dos objetivos:

• Adecuar el saldo final de las cuentas de existencias al valor extracontable de las mismas.
• Enfrentar los ingresos obtenidos por la venta de estas existencias con los gastos que han sido necesarios para conseguirlos. Es decir, aplicamos el principio de correlación de ingresos y gastos.

Aunque en un tema posterior se profundizará más en este tema, incluimos, a modo de ejemplo, el asiento que permite realizar esta operación.

 

 

La fase de regularización, en el contexto contable, se refiere al proceso de ajustes y correcciones que se realizan al final de un período contable para garantizar que los estados financieros reflejen con precisión la situación financiera y los resultados de la empresa. Esta fase es esencial para cumplir con el principio contable de partida doble y para corregir cualquier desviación o error contable que pueda haberse producido durante el período:

1. Depreciación y Amortización:

• Ajustar la depreciación de activos fijos y la amortización de activos intangibles para reflejar su desgaste o consumo durante el período contable.

2. Provisiones y Reservas:

• Establecer o ajustar provisiones para pérdidas esperadas, como cuentas dudosas, garantías o litigios. También se pueden crear o ajustar reservas para propósitos específicos.

3. Ingresos y Gastos Diferidos:

• Regularizar ingresos y gastos diferidos que se han reconocido o diferido durante el período. Esto puede incluir ingresos recibidos por adelantado o gastos pagados por adelantado.

4. Reconciliación de Cuentas:

• Revisar y reconciliar cuentas contables para asegurarse de que los saldos sean precisos y estén en concordancia con los registros y transacciones.

5. Correcciones de Errores:

• Identificar y corregir cualquier error contable que se haya detectado durante la revisión de los registros. Esto puede incluir errores en el registro de transacciones, clasificación incorrecta de cuentas, entre otros.

6. Ajustes en Inventarios:

• Evaluar y ajustar el valor de los inventarios, especialmente si se utilizan métodos contables como el costo promedio ponderado o el método FIFO.

7. Ajustes por Impuestos Diferidos:

• Evaluar y ajustar los activos y pasivos por impuestos diferidos para reflejar la diferencia temporal entre los resultados contables y fiscales.

8. Revisión de Políticas Contables:

• Revisar y actualizar las políticas contables, si es necesario, para asegurar que estén alineadas con los principios contables y las regulaciones aplicables.

9. Registro de Transacciones Financieras:

• Registrar cualquier transacción financiera que no se haya registrado durante el período contable, asegurando que todas las transacciones estén debidamente documentadas.

10. Ajustes por Cambios en Estimaciones Contables:

11. Revisión de Documentación:

12. Preparación para la Auditoría: