4.3 Operaciones comerciales: existencias, compras y ventas

Las empresas pueden clasificarse básicamente en tres grupos según el tipo de ac­tividad que realizan:

• Empresas comerciales. Su actividad fundamental es la compra de mercancías para su venta sin transformación. Ejemplos serían: carrefour, el corte inglés, mercadona,
• Empresas industriales. Su actividad consiste en la compra de materias primas y su transformación en productos terminados para su venta. Ejemplos serían: ford sa, danone, cementos portland, etc.
• Empresas de servicios. Su actividad consiste en la prestación de servicios: es­cuelas, hospitales, asesorías y consultorías, etc.

En este apartado se estudiarán los aspectos básicos de contabilización de las exis­tencias en empresas comerciales. En la tabla siguiente se recogen las cuentas in­cluidas en el pgc relativas a las mismas.

Ilustración 4.4. Cuentas relacionadas con las operaciones comerciales

La valoración de las entradas de mercaderías (compras)

Las existencias adquiridas al exterior se valoran por el precio de adquisición:

• Es el precio de factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se encuentren en almacén (transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros). Los descuentos, rebajas y otras partidas similares se deducirán del precio de adquisición.
• El importe de los impuestos indirectos que las graven solo se incluirá en dicho valor cuando no sea recuperable, o deducible, de la Hacienda Pública.

La valoración de salidas de mercaderías (coste de las ventas)

Las existencias de que una empresa dispone o compra durante un período pueden al final del mismo:

• Haber sido vendidas: su coste recibe el nombre de «coste de las mercancías vendidas», «coste de aprovisionamientos» o «coste de ventas».
• Estar en almacén pendientes de venta: su coste constituye el valor de las exis­tencias finales en almacén.

Por ello uno de los problemas que plantea la gestión contable de almacenes es valorar las salidas de mercancías.

El criterio general indica que las mercancías vendidas deben ser valoradas de acuerdo a su precio de adquisición. Esto podrá realizarse si las distintas unidades físicas de los bienes son identificadas y se controlan por separado y se conoce el coste concreto de cada unidad física, por lo que cuando se venda alguna unidad po­drá darse de baja por dicho coste. Obviamente, también se conocerá exactamente el coste de las mercancías que todavía quedan el almacén.

No obstante, en caso de bienes cuyas unidades físicas no son identificadas por separado, y en el caso de que se hayan producido compras o entradas a distintos precios, no es posible conocer el coste concreto de cada una de ellas. Esto suele ocurrir en bienes de escaso valor (lo que no justifica un seguimiento individualiza­do) o que no sean identificables por separado.

En este caso, cuando se producen ventas, y dado que no se conoce el coste espe­cífico de cada unidad física concreta vendida, es necesario aplicar algún criterio valorativo que permita asignar un coste a las salidas. Solo de esta forma se co­nocerá también el coste de las existencias que quedan en almacén. Los criterios valorativos aplicables se explican en cursos más avanzados de contabilidad.

Ilustración 4.5. Control individualizado de unidades físicas en almacén

En todo caso, la única forma de comprobar realmente el valor de las existencias en almacén al final de un período consiste en realizar un inventario (recuento) físico valorado. Una vez realizado este, puede determinarse el coste de las mercancías vendidas aplicando la siguiente expresión:

El registro contable de las compras y las ventas comerciales

De acuerdo a lo indicado en el tema 3 anterior las operaciones de compra y de venta de mercancías, como cualquier otro activo, se contabilizarían como muestra el siguiente ejemplo.

Este procedimiento de contabilización recibe el nombre de «procedimiento de cuenta única administrativa» o «permanencia de inventario por cuenta única ad­ministrativa» y se caracteriza por registrar contablemente las entradas y salidas de mercancías, por su coste, en la propia cuenta de mercancías, que quedan re­gistradas en cada venta el beneficio obtenido o margen comercial en una cuenta separada de ingresos.

Este es el procedimiento seguido con carácter general para cualquier activo que es objeto de compra y venta.

Ilustración 4.6. Movimiento de cuentas en el procedimiento de cuenta única administrativa

Este procedimiento:

• Mantiene la cuenta de mercaderías ajustada al valor de las mercancías existente en cada momento.
• Precisa conocer y registrar el coste de los productos que se compran y se ven­den, por lo que precisa de un sistema de control de inventarios permanente (reflejado en la cuenta de existencias).
• Calcula un resultado para cada venta que se registra en una cuenta específica de ingresos o beneficios.

Un procedimiento alternativo de registro de compras y ventas comerciales

Dado que las empresas comerciales realizan continuamente compras y ventas de innumerables productos, el procedimiento de ajustar contablemente las cuentas de mercaderías en cada compra y cada venta y de registrar para cada producto vendi­do el margen de beneficio obtenido es poco operativo.

Por ello, lo habitual es que las empresas realicen el control de almacenes, entra­das y salidas y valoración de existencias, mediante aplicaciones informáticas de gestión de almacenes, arbitrando un procedimiento más operativo para el registro contable de estas operaciones.

El procedimiento contable usualmente seguido, y es el que se recoge en el Plan General de Contabilidad, se denomina «procedimiento de desdoblamiento incom­pleto» y consiste en registrar las compras y las ventas en cuentas específicas de gastos e ingresos respectivamente, sin determinar el margen comercial en cada operación de venta.

Las operaciones anteriormente comentadas se registrarían como muestra el si­guiente ejemplo.

Este procedimiento es conceptualmente incorrecto puesto que:

• La compra de mercancías no constituye un gasto, sino un intercambio de un ac­tivo por otro activo y en consecuencia una inversión que no disminuye el valor del patrimonio neto de la empresa.
• La venta de mercancías no constituye un ingreso por su importe total, sino solo por el margen obtenido que es lo que aumenta el valor del patrimonio neto de la empresa.
• En la cuenta de mercancías no se registra el movimiento de estas, por lo que no representa el valor de las existencias en cada momento.

Por ello, este procedimiento exige con cierta periodicidad, y siempre que haya que elaborar un balance o una cuenta de pérdidas y ganancias, que se realice un ajuste o regularización de existencias para:

• Adecuar las cuentas de mercancías al valor de estas al final de un período.
• Determinar correctamente el margen comercial obtenido en el período.

Los asientos de regularización de existencias tienen habitualmente el esquema que muestra la siguiente ilustración.

Ilustración 4.7. Asientos tipo de regularización de existencias

El saldo de la cuenta «610.Variación de existencias» puede ser deudor o acreedor:

• Un saldo acreedor significa una variación de existencias positiva (más exis­tencias finales que iniciales = el coste de lo vendido es inferior al coste de lo comprado) equivale a un ingreso, ya que restará del valor de las compras para calcular el coste de ventas y en consecuencia aumenta el resultado comercial.
• Un saldo deudor significa una variación de existencias negativa (menos existen­cias finales que iniciales = el coste de lo vendido es superior al coste de lo com­prado) equivale a un gasto, ya que se sumará al valor de las compras para calcular el coste de ventas y en consecuencia disminuye el resultado comercial.

Ilustración 4.8. Movimiento de cuentas en el procedimiento de desdoblamiento incompleto

Este procedimiento es mucho más operativo en el día a día de las empresas y por ello es el más utilizado. Por otra parte, proporciona de forma directa en las cuentas dos magnitudes importantes para la gestión empresarial: la cifra total de compras y la cifra total de ventas (en el procedimiento de cuenta única administrativa estas magnitudes pueden calcularse mediante el análisis de entradas y salidas de mer­cancías y el margen comercial).

El margen comercial

Con este procedimiento el margen comercial puede calcularse de la siguiente forma:

Para poder determinar el margen comercial se precisa conocer el valor de las exis­tencias al final del período por lo que se realiza, cuando haya que elaborar cuentas anuales y en todo caso a fin de ejercicio, un inventario físico valorado del almacén, es decir, un recuento y posterior valoración de las mercancías existentes en ese momento.

 

Las operaciones comerciales relacionadas con existencias, compras y ventas son fundamentales para las empresas que se dedican a la compra y venta de bienes:

1. Existencias (Inventarios):

Las existencias, también conocidas como inventarios, representan los bienes que una empresa tiene disponibles para la venta en el curso normal de sus operaciones. Pueden incluir materias primas, productos en proceso y productos terminados.

Registro Contable de Existencias:

• Registro Inicial:
  • Las existencias se registran inicialmente al costo de adquisición, que incluye el precio de compra, los costos directos de adquisición y cualquier otro costo asociado para poner las existencias en condiciones de venta.
• Valoración:
  • Las existencias se valoran utilizando métodos como el FIFO (primeras en entrar, primeras en salir) o el promedio ponderado, para determinar el costo de los bienes vendidos y el valor de las existencias restantes.

2. Compras:

Las compras representan la adquisición de bienes para agregarlos al inventario y, eventualmente, venderlos a los clientes.

Registro Contable de Compras:

• Registro de Compras:
  • Cuando se realiza una compra, se registra en el Libro Diario y se transfiere al Libro Mayor. El registro incluye el costo de los bienes comprados y cualquier impuesto o costo asociado.

3. Ventas:

Las ventas representan la transferencia de bienes a los clientes a cambio de ingresos.

Registro Contable de Ventas:

• Registro de Ventas:
  • Cuando se realiza una venta, se registra en el Libro Diario y se transfiere al Libro Mayor. El registro incluye el precio de venta de los bienes y cualquier impuesto sobre las ventas.
• Registro de Ingresos por Ventas:
  • Los ingresos por ventas se registran en la cuenta de Ingresos en el Libro Mayor.
• Descuentos y Devoluciones:
  • Se registran descuentos y devoluciones de ventas para ajustar los ingresos y las cuentas por cobrar.

Ciclo Contable de Operaciones Comerciales:

1. Registro de Compras:
   • Cuando se adquieren existencias, se registra la compra.
2. Registro de Ventas:
   • Cuando se venden existencias, se registra la venta.
3. Registro de Costo de Bienes Vendidos (COGS):
   • Se registra el costo de los bienes vendidos para calcular las ganancias brutas.
4. Ajustes de Inventario:
   • Se realizan ajustes periódicos para reflejar cambios en el valor de las existencias, como la obsolescencia.
5. Presentación de Informes Financieros:
   • La información sobre existencias, compras y ventas se presenta en los estados financieros, como el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.