Los datos de ordenación son útiles cuando tiene grandes cantidades de datos en una tabla dinámica o en un gráfico dinámico. Podemos ordenar por orden alfabético, de valores más altos a más bajos o de valores más bajos a más altos. Ordenar es una forma de organizar sus datos de forma que sea más fácil encontrar elementos específicos que necesiten un examen más detallado.
Importante: Hay algunas cosas que debe recordar sobre la ordenación de datos:
Los criterios de ordenación varían según la configuración regional. Asegúrese de tener la configuración regional correcta en Configuración regional o en Configuración regional y de idioma en el Panel de control en el equipo. Para obtener información sobre cómo cambiar la configuración regional, vea el sistema de la ayuda de Windows.
Los datos que tiene espacios iniciales afectarán a los resultados de la ordenación. Para obtener mejores resultados, quite los espacios iniciales antes de ordenar los datos.
No se pueden ordenar entradas de texto distinguiendo mayúsculas y minúsculas.
No podemos ordenar los datos por un formato específico, como el color de fuente o de la celda. Tampoco se pueden ordenar por indicadores de formato condicional, como conjuntos de iconos.
Vamos a ver ahora como ordenar los datos, tenemos nuestra “lista de la compra”
Seleccionamos todos los datos de nuestra tabla.
1- Vamos a Insertar
2- Tabla dinámica.
3- Y nos aparece el siguiente recuadro:
Si dejamos los datos como están, ya tenemos los datos seleccionados (al haber seleccionado ya los datos previamente).
En la opción de Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, Si dejamos marcado Nueva hoja de cálculo, nos abrirá la tabla en una hoja nueva.
4- Hacemos clic en aceptar y nos creara la Tabla dinámica en una hoja aparte.
En este caso nos abre una hoja nueva, Hoja 5 y nos crea la tabla dinámica.
Ahora arrastramos en el recuadro de Campos de tabla dinámica los valores donde nos interesen.
Agregar y reorganizar campos en la lista de campos
Use la sección de campos de la lista de campos para agregar campos a la tabla dinámica, activando la casilla junto a los nombres de campo para colocar los campos en el área predeterminada de la lista de campos.
NOTA: Normalmente, los campos no numéricos se agregan al área Filas, los campos numéricos se agregan al área Valores y las jerarquías de fecha y hora de procesamiento analítico en línea (OLAP) se agregan al área Columnas.
Use la sección de las áreas (en la parte inferior) de la lista de campos para reorganizar los campos de la forma que desee arrastrándolos entre las cuatro áreas.
Los campos que coloca en las diferentes áreas se muestran en la tabla dinámica de la siguiente manera:
Los campos del área Filtros se muestran como filtros de informe de máximo nivel por encima de la tabla dinámica, como este:
Los campos del área Columnas se muestran como Etiquetas de columna en la parte superior de la tabla dinámica, como este:
Los campos del área Filas se muestran como Etiquetas de fila en la parte izquierda de la tabla dinámica, como este:
Los campos del área Valores se muestran como valores numéricos resumidos en la tabla dinámica, como este:
Si tiene más de un campo en un área, podemos cambiar su orden arrastrándolos a la posición que desee. Para eliminar un campo de la tabla dinámica, arrastre el campo fuera de la sección de áreas.
Ahora arrastramos los Campos Suma de Cantidad, Suma de PRECIO UNITARIO y Suma de TOTAL al apartado Valores
Y nos queda la tabla dinámica así:
Ahora vamos a insertar un gráfico dinámico.
Vamos a Insertar/Gráfico dinámico
Elegimos el de columnas agrupadas y Aceptamos
Y ya tenemos nuestro gráfico dinámico.
Ahora vamos a las etiquetas de fila y hacemos clic en la pestaña desplegable y ordenamos de A a Z
Y como veis se ordena la columna de Elementos de la A a la Z, con sus correspondientes filas y el gráfico dinámico también
Si hacemos clic en cualquier celda de la columna Suma de PRECIO UNITARIO con el botón de la derecha podemos seleccionar el orden de Menor a Mayor de esa columna y sus respectivas filas.
Y como veis el gráfico y la tabla se ordenan en base a esa columna de menor a mayor.
En el video 3 podéis ver como se podemos ordenar directamente desde el gráfico.
Ordenar datos en una tabla dinámica o en un gráfico dinámico es una tarea importante para analizar y presentar la información de manera efectiva:
Ordenar Datos en una Tabla Dinámica en Excel:
- Seleccionar la Celda en la Columna a Ordenar:
- Haz clic en cualquier celda dentro de la columna de la tabla dinámica que deseas ordenar.
- Ir a la Pestaña «Datos»:
- Ve a la pestaña «Datos» en la barra de menú.
- Seleccionar Orden:
- Dentro del grupo «Ordenar y Filtrar», elige la opción «Ordenar de A a Z» o «Ordenar de Z a A» según tus necesidades.
- Personalizar el Orden (Opcional):
- Si necesitas un orden personalizado, puedes hacer clic en «Ordenar» y configurar las opciones de ordenación en el cuadro de diálogo.
Ordenar Datos en un Gráfico Dinámico en Excel:
- Seleccionar el Elemento a Ordenar:
- Haz clic en la serie, categoría o elemento del gráfico dinámico que deseas ordenar.
- Ir a la Pestaña «Diseño»:
- Ve a la pestaña «Diseño» (o «Herramientas de Gráfico» en versiones anteriores).
- Seleccionar «Seleccionar Datos»:
- En el grupo «Datos», selecciona «Seleccionar Datos».
- Modificar la Orden:
- En la ventana «Seleccionar origen de datos», puedes cambiar el orden de las series o categorías utilizando las opciones «Mover hacia arriba» o «Mover hacia abajo».
Ordenar Datos en un Gráfico Dinámico en Google Sheets:
En Google Sheets, las acciones específicas pueden variar ligeramente:
- Seleccionar el Elemento a Ordenar:
- Haz clic en la serie, categoría o elemento del gráfico dinámico que deseas ordenar.
- Ir a la Barra Lateral de Datos:
- En la barra lateral derecha, selecciona el ícono de gráfico (si aún no está seleccionado) y luego elige la pestaña «Datos».
- Modificar la Orden:
- Utiliza las opciones para reorganizar las series o categorías según tus necesidades.