3.6 El balance de comprobación de sumas y saldos

El balance de comprobación de sumas y saldos es un instrumento que sirve de resumen de las sumas deudoras y acreedoras y de los saldos deudores y acreedores de las cuentas utilizadas durante un período determinado. Asimismo suele conte­ner las sumas y saldos acumulados de períodos anteriores.

Para poder elaborarlo es necesario sumar todas las anotaciones realizadas durante el período deseado, calculando las sumas y saldos deudores y acreedores de todas las cuentas utilizadas.

Dependiendo del objetivo pretendido, un balance de comprobación de sumas y saldos puede referirse a la totalidad de las cuentas utilizadas o a una parte de ellas. Por ejemplo, podría elaborarse un balance de comprobación que incluyese solamente las cuentas de clientes, al objeto de realizar un análisis de este conjunto particular de activos.

Ilustración 3.5. La información de un balance de comprobación de sumas y saldos

No debe confundirse el balance de comprobación de sumas y saldos con el balance (cuenta anual) en el que solo aparecen cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto.

En el balance como informe contable anual no aparecen cuentas de ingresos y gastos sino su resumen, es decir, el resultado en la cuenta de patrimonio neto de­nominada «Cuenta de pérdidas y ganancias». Además, en el balance las cuentas están ordenadas y clasificadas por masas patrimoniales, mientras que en balance de comprobación se ordenan por códigos (generalmente) o denominaciones. Por otra parte, el balance se refiere a una fecha concreta y el balance de comprobación de sumas y saldos a un período (para las sumas) y a la fecha final de dicho período (para los saldos).

Para diferenciarlos, en ocasiones al balance se le denomina también «balance de situación».

Características del balance de comprobación

En un balance de comprobación que incluya todas las cuentas se cumplen las si­guientes relaciones (véase ilustración anterior):

• En un período: Total sumas deudoras (2) = Total sumas acreedoras (3).
• En un período: Total saldos deudores = Total saldos acreedores, por lo que la suma (1) = 0.
• En el acumulado: Total sumas deudoras (5) = Total sumas acreedoras (6).
• En el acumulado: Total saldos deudores = Total saldos acreedores, por lo que la suma (7) = 0.

Además, las sumas deudoras y acreedoras del período (o acumuladas) deben coin­cidir con las sumas de los importes anotados al debe y haber, respectivamente, del diario en el período correspondiente (o acumuladas).

Ejemplo de balance de comprobación

A continuación va a presentarse un balance de comprobación de sumas y saldos correspondiente a la empresa Asesoría Julián López utilizada en este tema para ilustrar el proceso de registro.

En primer lugar, se muestra el mayor (conjunto de todas las cuentas utilizadas) de dicha empresa tras haber registrado las operaciones del mes de enero. Posterior­mente se calculan las sumas y saldos deudores y acreedores y finalmente la ilus­tración siguiente recoge el formato de balance de comprobación de sumas y saldos del período 01/01/00 a 31/01/00.

Utilidad del balance de comprobación

La utilidad general del balance de comprobación es servir de resumen informativo de las cuentas y permitir, en ocasiones, detectar errores.

La detección de errores numéricos de cuadre (diferencias en las sumas o saldos deudores y acreedores) era muy importante cuando la contabilidad era llevada manualmente. En la actualidad el uso de sistemas informáticos elimina esta posi­bilidad de error.

No obstante, los errores que provocan asientos conceptualmente incorrectos pue­den no ser detectados dado que, según el método de la partida doble, los importes anotados al debe y haber deben ser siempre iguales.

Finalmente, el balance de comprobación de sumas y saldos puede servir de base para la elaboración de la cuenta de pérdidas y ganancias (tomando los saldos de las cuentas de ingresos y gastos) y del balance (tomando los saldos de las cuentas de activos, pasivos y elementos de patrimonio neto más una cuenta, denominada pérdidas y ganancias, para recoger el resultado del ejercicio).

3.7. Proceso contable y secuencia de registro
El proceso contable puede sintetizarse en los pasos que se muestran en la siguiente ilustración:

1. Captación de hechos contables. La captación se realiza a través de documen­tación soporte de acontecimientos producidos o actividades realizadas (tickets, recibos, facturas, nóminas, extractos bancarios, informes, etc.).

El sistema contable debe establecerse de forma que se tenga la seguridad de que se captan todos los hechos contables, que no existen acontecimientos que puedan escapar a la detección del sistema, puesto que ello producirá una defi­ciencia en la información tratada y elaborada.

2. Análisis y valoración de hechos contables. Consiste en el análisis de los hechos contables y la valoración de lo ocurrido teniendo en cuenta sus repercusiones sobre la unidad económica. Se trata de una fase crítica del proceso en la cual se requieren los conocimientos técnicos específicos que se exigen en la profesión contable.

Estas dos primeras fases son particularmente importantes y, en muchos casos, complejas. La labor principal del contable incidirá inicialmente en la fase de di­seño de los sistemas de captación de datos y con posterioridad en la valoración de hechos contables conforme estos se vayan produciendo.

3. Registro de hechos contables. Consistente en la anotación de los hechos conta­bles en los instrumentos de registro adecuados.

La fase de registro de hechos contables suele ser mecánica y repetitiva, una vez se ha analizado correctamente el hecho producido. A esta fase también se le denomina «teneduría de libros» y es la que, erróneamente, suele identificar más a la profesión contable.

4. Elaboración de información de síntesis. Consiste en la acumulación de la infor­mación registrada y la elaboración de informes de síntesis útiles para la toma de decisiones.

Muchos informes se elaboran de forma rutinaria y están actualmente completa­mente mecanizados (las aplicaciones informáticas de contabilidad incluyen los diseños con su estructura y contenido y se emiten de forma automática), otros por el contrario precisan de una elaboración previa.

El procedimiento de registro físico en las empresas se realiza con el orden que se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 3.7 Secuencia del proceso de registro

Tal y como muestra la ilustración anterior la secuencia en el proceso de registro contable es la siguiente:

1. Captación y análisis de los documentos justificativos de la transacción. Se de­terminan los elementos patrimoniales afectados, su variación y dónde procede anotar dicha variación.

2. Registro de la transacción en asientos del Diario. Este registro en las pequeñas empresas se realiza frecuentemente de forma manual, aunque las posibilidades de automatización son elevadas.

Así, si los documentos los emite la propia empresa en muchas ocasiones el re­gistro en diario se realiza de forma automática. Por ejemplo, cuando una empre­sa emite una factura a un cliente utilizando para ello una aplicación informática de facturación y control de almacenes, si este está enlazado con una aplicación informática de contabilidad puede realizar automáticamente los asientos que corresponden a la venta.

3. Traspaso de los asientos a las cuentas. Una vez terminado y validado un asien­to, la aplicación informática de contabilidad traslada el mismo a las cuentas afectadas. Este traslado se realiza de forma automática sobre la base de las cuentas utilizadas.

El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos es un informe contable que se utiliza para verificar la igualdad entre los totales de los débitos y créditos en las cuentas del Libro Mayor. Este balance se realiza con el objetivo de identificar posibles errores en los registros contables antes de preparar los estados financieros finales:

Balance de Comprobación de Sumas y Saldos

En este ejemplo:

• Cuentas: Enumera todas las cuentas del Libro Mayor.
• Debe y Haber: Muestra las sumas de débitos y créditos para cada cuenta. La columna «Debe» representa la suma de los débitos, y la columna «Haber» representa la suma de los créditos.
• Totales: Suma todas las cantidades del debe y del haber.

Interpretación:

1. Igualdad de Totales:
   • La igualdad entre los totales del Debe y del Haber es esencial. En un sistema contable en equilibrio, el total del Debe debe ser igual al total del Haber.
2. Detección de Errores:
   • Cualquier discrepancia entre los totales podría indicar errores en los registros contables que deben ser investigados y corregidos.
3. Ajustes y Correcciones:
   • Después de identificar cualquier discrepancia, se deben realizar ajustes y correcciones necesarias para que los totales coincidan.
4. Herramienta de Revisión:
   • El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos se utiliza como una herramienta de revisión antes de la preparación final de los estados financieros.