La Contabilidad es un proceso en el que se recoge y selecciona información económico-financiera relevante, que es interpretada, cuantificada y registrada, obteniendo como resultado de ello una serie de estados financieros e informes útiles a los usuarios para la toma de decisiones.
La realidad económico-financiera de la entidad se recoge en una gran variedad de documentos, como pueden ser escrituras de compra-venta, facturas, albaranes, letras de cambio, nóminas, pólizas, etc. Del análisis de estos documentos se deduce la ocurrencia de un hecho contable. Éste ha de representarse mediante un Asiento en el Libro Diario. Estos asientos son, por tanto, la representación de un hecho contable. Sin embargo, no es fácil conocer, con el estudio de los asientos, qué es lo que ha ocurrido con un determinado elemento patrimonial. Es por ello que se han de recoger las variaciones que éste ha provocado en el patrimonio empresarial mediante las Cuentas. Todas ellas están recogidas en el Libro Mayor (Tabla 3.6).
Tabla 3.6. Proceso de registro o Teneduría de libros.
El proceso de registro de los hechos contables en los libros -Diario y Mayor- se conoce como Teneduría de libros. Ésta es una de las partes que componen el proceso contable completo y que veremos en el siguiente tema.
El uso de los libros de contabilidad se ha mantenido aún cuando la forma en que se registra en ellos ha variado sustancialmente con la incorporación de las nuevas tecnologías a la gestión empresarial. El Código de Comercio indica respecto a ellos que: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en leyes o disposiciones especiales, un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario” (Código de Comercio, art. 25, reformado por la Ley 19/1989, 25 de julio). De lo anterior, podemos deducir que existen Libros obligatorios -Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales- y libros voluntarios -Libro Mayor-.
3.5.1 El Libro Diario
Todos los hechos contables deben ser registrados por la Contabilidad mediante un Asiento contable que se realiza en el Libro Diario, libro que todo empresario está obligado a llevar (Código de Comercio, art. 25). Por tanto, en este libro se registrarán diariamente todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Esta periodicidad no es de aplicación estricta, ya que se permite la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores a un mes siempre que se detalle en otros libros auxiliares (Código de Comercio, art. 28, 2).
Existen varios modelos de Libro Diario, si bien el más utilizado en España es el siguiente:
Para facilitar su ordenación a cada asiento se le asigna un número de orden correlativo que sirve como referencia de la operación que se ha contabilizado. Debido a que se registran las operaciones cronológicamente, podemos decir que la visión que ofrece este libro es dinámica, puesto que permite conocer todas las actividades que ha realizado la empresa a lo largo de un periodo de tiempo determinado.
3.5.2 El Libro Mayor
Los asientos del Libro Diario se transcriben al Libro Mayor por orden cronológico. En él se relacionan todas las cuentas que han tenido movimiento durante el ejercicio. Para facilitar su ordenación se asigna a cada cuenta un número de orden correlativo, al que se hace referencia en el asiento que lo origina (RT).
El formato del Libro Mayor es idéntico al de un libro común. Dos hojas de este libro abierto se dedican a un elemento patrimonial. Los movimientos al Debe se anotarían en la hoja de la izquierda, mientras que las anotaciones al Haber se ubican en la hoja derecha. A continuación reflejamos un modelo de Libro Mayor.
Este libro no es de elaboración obligatoria, si bien es recomendable su utilización ya que facilita enormemente la elaboración de inventarios y Balances, además de que permite conocer en un momento dado el saldo de un elemento patrimonial determinado.
3.5.3 El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
El Código de Comercio obliga a la empresa a llevar un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (Código de Comercio, art. 25). Debe abrirse con un Balance inicial detallado del patrimonio empresarial. Deben transcribirse, al menos trimestralmente, los Balances de comprobación de Sumas y Saldos, así como el inventario de cierre del ejercicio y las Cuentas Anuales (Código de Comercio, artículo 28, 1).
3.6 Cuestionario de autoevaluación
Elija, para cada cuestión, aquella opción que considere correcta.
1 La Contabilidad:
a) Es un sistema de información que registra acontecimientos de naturaleza jurídica que tienen lugar en el ámbito de la empresa.
b) Es un sistema de información que registra acontecimientos de naturaleza económica que tienen lugar en el ámbito de la empresa, es decir, hechos económicos.
c) Es un sistema de información que registra acontecimientos de naturaleza económica y/o jurídica que tienen lugar en el ámbito de la empresa.
d) Es un sistema de información que registra acontecimientos de naturaleza económica y/o jurídica que tienen lugar en el ámbito de la empresa, es decir, hechos contables, susceptibles de valoración.
2 La cuenta contable:
a) Es un instrumento de registro de las operaciones que realiza la empresa en un momento dado.
b) Es un instrumento de registro usado para anotar las variaciones que experimentan varios elementos patrimoniales a lo largo del tiempo.
c) Es un instrumento de registro usado para anotar las variaciones que experimenta un único elemento patrimonial a lo largo del tiempo y que permite calcular el valor que éste alcanza en un momento dado.
d) Es un instrumento de registro usado para anotar las variaciones que experimenta un único elemento patrimonial a lo largo del tiempo, aún cuando no se pueda calcular su importe.
3 La terminología que se aplica a una cuenta es especial. En este sentido:
a) El saldo de una cuenta corresponde a la diferencia entre las sumas deudoras y acreedoras de una cuenta, e informa del valor del elemento patrimonial representado en un momento dado.
b) Debitar una cuenta coincide con cualquier anotación al Debe en cuentas de pasivo.
c) Abrir una cuenta es realizar un registro en una cuenta.
d) Al liquidar una cuenta, se anota su saldo en el lado cuya suma haya sido inferior.
4 El método contable de la Partida doble:
a) Significa que toda cuenta consta de dos partes, de igual signo.
b) Exige identificar para cada hecho contable los elementos que intervienen en el mismo; la valoración de cada elemento, y el registro de las variaciones usando para ello unos convenios de cargo y abono definidos.
c) Exige identificar para cada hecho contable los elementos que intervienen en el mismo, y el registro de las variaciones usando para ello unos convenios de cargo y abono definidos.
d) Significa que, cuando se contabiliza un hecho contable, no tiene por qué representarse también su contrapartida.
5 Las cuentas de Activo:
a) Representan aquellos elementos patrimoniales que suponen fuentes de financiación para la empresa.
b) Pueden seguir métodos administrativos o especulativos de llevanza de cuentas, dependiendo de si existe o no persistencia de valores en los cargos y abonos que se efectúen.
c) En ningún caso presentarán saldos acreedores.
d) Informan de resultados siempre y cuando se lleven mediante el método administrativo.
6 Las cuentas de Pasivo:
a) Representan aquellos elementos patrimoniales que suponen fuentes de financiación para la empresa.
b) Pueden seguir métodos administrativos o especulativos de llevanza de cuentas, dependiendo de si existe o no persistencia de valores en los cargos y abonos que se efectúen.
c) En ningún caso presentarán saldos acreedores.
d) Informan de resultados siempre y cuando se lleven mediante el método administrativo.
7 El convenio de cargo y abono:
a) Es universal y se aplica uno distinto dependiendo de la consideración como Activo, Pasivo, o Resultado que tenga el elemento patrimonial que sufra la variación que se pretende representar.
b) En los elementos de Activo, obliga a representar los incrementos del valor mediante anotaciones al Haber.
c) Provoca que las cuentas de Pasivo tengan un carácter final deudor o cero.
d) Provoca que las cuentas de Patrimonio neto sólo puedan recibir anotaciones al Haber.
8 Los libros de contabilidad:
a) Son obligatorios en cualquier caso.
b) Recogen la realidad económico-financiera de una empresa.
c) Pueden ser variados, si bien existen libros obligatorios –Libro Diario y Libro Mayor– y otros voluntarios –Libro de Inventarios y Cuentas Anuales–.
d) Pueden ser variados, si bien existen libros obligatorios –Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales– y otros voluntarios –Libro Mayor–.
9 El Libro Diario:
a) Es aquel en el que se recogen los hechos contables de forma cronológica.
b) Es aquel en el que se inscriben los asientos contables de forma aleatoria.
c) Es aquel en el que se refleja la situación patrimonial de la empresa.
d) Es aquel en el que se incorporan los Balances ordenados cronológicamente.
10 El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
a) Debe abrirse con un Balance inicial detallado del patrimonio empresarial.
b) Incluye, al menos, dos Balances de Comprobación de Sumas y Saldos por cada año.
c) Recoge la variación de cada elemento patrimonial y su saldo en un momento dado.
d) Incorpora los hechos contables que se han producido en la empresa.
Los libros de contabilidad son el soporte material fundamental que respalda la información financiera y contable de una empresa. Estos libros son registros sistemáticos y cronológicos de todas las transacciones económicas que realiza la entidad:
1. Libro Diario:
- Función: Registra todas las transacciones comerciales de la empresa en orden cronológico.
- Detalles: Incluye la fecha de la transacción, las cuentas afectadas, el importe y una breve descripción.
2. Libro Mayor:
- Función: Resume y clasifica las transacciones registradas en el Libro Diario, agrupándolas por cuentas.
- Detalles: Muestra los saldos de cada cuenta y facilita la identificación de movimientos en una cuenta específica.
3. Libro de Inventario y Cuentas Anuales:
- Función: Registra el inventario de los bienes al final del ejercicio y resume las cuentas anuales (Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria).
- Detalles: Contiene información sobre activos, pasivos, ingresos y gastos, así como notas explicativas.
4. Libro de Actas:
- Función: Registra las actas de las juntas generales, acuerdos de socios, y otros eventos importantes de la entidad.
- Detalles: Contiene las decisiones tomadas en reuniones, fechas y la firma de los participantes.
5. Libro de Socios o Accionistas:
- Función: Registra las participaciones o acciones de cada socio o accionista.
- Detalles: Contiene información sobre la propiedad de las acciones, transmisiones, y cualquier cambio en la participación de los socios.
6. Libro de Sueldos y Salarios:
- Función: Registra información detallada sobre los sueldos y salarios pagados a los empleados.
- Detalles: Incluye datos como el nombre del empleado, el cargo, el período de pago, deducciones y retenciones.
7. Libro de IVA:
- Función: Registra las operaciones sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
- Detalles: Detalla las ventas, compras y liquidaciones de IVA, clasificando las operaciones según su tipo impositivo.
8. Libro de Caja y Bancos:
- Función: Registra los movimientos de efectivo y las transacciones bancarias.
- Detalles: Incluye los ingresos y egresos de efectivo, así como los saldos y movimientos bancarios.
9. Libro de Compras y Libro de Ventas:
- Función: Registra las compras y las ventas realizadas por la empresa.
- Detalles: Detalla las facturas de compra y venta, incluyendo información sobre proveedores y clientes, así como los montos y fechas.
10. Libro de Gastos:
- **Función:** Registra los gastos generales de la empresa no incluidos en otros libros específicos. - **Detalles:** Incluye gastos como alquiler, servicios públicos, suministros y otros gastos operativos.