Puede asignar roles entre los asistentes, con el propósito de fomentar la participación y poder concentrarse en su papel de líder. Estos roles podrán rotar con la frecuencia que el líder estime conveniente.
a) Apoyo Administrativo: resuelve aspectos prácticos para el éxito de la reunión, tales como asegurar la participación de los convocados, disponibilidad de lugar y materiales a utilizar.
b) Registro de Acta y Control de Avance: lleva registro de los temas tratados, las decisiones y compromisos. Según el tipo de reunión, este rol ayudará a que los asistentes tengan una idea clara del reporte que deberán hacer en la próxima reunión.
c) Expositores: surge cuando se ha decidido abordar un tema en profundidad y se invita a un relator externo o a uno o más miembros del equipo a exponer.
d) Moderador: en algunos casos, cuando los equipos están en una etapa de madurez, el líder podrá incluso asignar un rol de moderador a otra persona, ya sea porque quiere tener la oportunidad de observar y escuchar en perspectiva a su equipo, o porque quiere preparar a los participantes en la conducción de reuniones, etc.
Pasos para la Asignación de Roles
- Identificación de Tareas Clave:
- Comienza identificando las principales tareas o funciones que deben llevarse a cabo para alcanzar los objetivos de la reunión o proyecto.
- Análisis de Habilidades y Fortalezas:
- Evalúa las habilidades, experiencia y fortalezas de cada miembro del equipo. Asigna roles basados en estas capacidades para maximizar la eficiencia y la efectividad.
- Claridad en las Responsabilidades:
- Define claramente las responsabilidades de cada rol. Especifica qué se espera de cada persona, incluyendo tareas específicas, decisiones que deben tomar y contribuciones necesarias.
- Distribución Equitativa:
- Distribuye los roles de manera equitativa entre los miembros del equipo. Evita sobrecargar a una persona o asignar demasiadas responsabilidades a un solo individuo.
- Comunicación y Consenso:
- Comunica claramente los roles asignados durante la reunión inicial o al inicio del proyecto. Asegúrate de que todos los miembros estén de acuerdo con sus responsabilidades y entiendan la importancia de su contribución.
- Flexibilidad y Adaptabilidad:
- Sé flexible en la asignación de roles. Si surgen cambios en el proyecto o nuevos desafíos, considera ajustar los roles para aprovechar mejor las habilidades del equipo y abordar las necesidades emergentes.
Ejemplo de Asignación de Roles
Proyecto: Planificación de un evento de lanzamiento de producto
- Responsabilidades:
- Coordinador del Evento: Encargado de planificar la logística del evento, reservar el lugar, coordinar los proveedores y gestionar el presupuesto.
- Equipo de Marketing: Responsable de crear materiales promocionales, gestionar la campaña de redes sociales y coordinar la cobertura mediática.
- Equipo de Logística: Encargado de la configuración física del evento, gestión del registro de invitados y apoyo durante el día del evento.
- Equipo de Finanzas: Responsable de manejar el presupuesto, hacer seguimiento de los gastos y garantizar la rentabilidad del evento.
- Comunicación y Seguimiento:
- Programa reuniones regulares para actualizar sobre el progreso y resolver posibles problemas.
- Utiliza herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas y realizar un seguimiento del cumplimiento de los plazos.
- Evaluación Post-Evento:
- Después del evento, realiza una evaluación para revisar lo que funcionó bien y qué áreas necesitan mejora. Reconoce los esfuerzos del equipo y analiza lecciones aprendidas para futuros proyectos.