Fase 1: Análisis
Durante esta fase se evalúan los escenarios predefinidos por el estándar SAP Best Practices y seleccionados previamente por la Consultoría Tecnológica referentes al módulo de Ventas a partir del conocimiento de La Empresa tal y como se muestran en el Anexo I.
Ilustración 10. Análisis
• Kick off. Presentación, por el equipo de proyecto, de la planificación de implantación del módulo de Ventas según las funcionalidades requeridas de acuerdo a las necesidades surgidas en la toma de datos inicial. Se expone, a grandes rasgos, el proceso y sus funciones más relevantes a los responsables del departamento de Ventas.
• Preparación Escenarios. La Consultoría Tecnológica realizará una sencilla personalización del escenario de Ventas seleccionado. Se prepara un entorno sencillo que explique el funcionamiento del Dpto. Ventas de acuerdo a sus necesidades.
• Validación Prototipos. Para el área de Ventas, se realizará una reunión donde los consultores de Consultoría Tecnológica mostrarán :
– Un prototipo en sistema construido sobre la base de los procesos de negocio a implementar para la empresa.
– Los flujos de procesos estándar. Si existe problemática multicompañia, en este apartado es de especial trascendencia indicar las relaciones comerciales entre las compañías (ventas/compras internas, monedas, precios de cesión, ….)
En estas sesiones se realizará la revisión de los procesos para cada una de las áreas del alcance y se determinarán los ajustes a realizar en los procesos / procedimientos actuales de la empresa para alinearse con los procesos estándar SAP mostrados. Los resultados serán:
– Requerimientos adicionales: en él se indican las diferencias entre los procedimientos actuales y el funcionamiento de ventas estándar mostrado de SAP. El resultado es una lista de personalizaciones a
efectuar sobre los distintos procesos de Ventas.
– Documentación y modelos necesarios para la realización de las personalizaciones contempladas.
• Plan de migración. La Consultoría Tecnológica estudiará, juntamente con los responsables del área de Ventas de la Empresa, los datos a migrar del sistema actual a SAP.
– Datos estáticos:
- Clientes
- Dptos. de ventas y centros de coste
- Precios y Descuentos con sus jerarquías
- Formas de pago y entrega
- Países, Regiones, Zonas, …
- Representantes / Vendedores
- Direcciones de entrega, factura y pago
- Productos
- Almacenes y consignas
– Datos dinámicos:
- Ofertas vigentes (total o parcialmente)
- Pedidos de venta vigentes (total o parcialmente)
- Pedidos abiertos vigentes, respetando su estado de cumplimiento
- Devoluciones pendientes
- Stocks consignados
- Entregas pendientes de facturar
- Otros datos dinámicos específicos, …
– Datos históricos:
Se trata de datos dinámicos no vigentes. Generalmente, se recomienda pasarlos a un Data Warehouse para su explotación con sistemas de reporting estándares
Fase 2: Implementación
En la segunda fase del proyecto se realizan las siguientes actividades:
Ilustración 11. Implementación
• Workshops. En los que la Consultoría Tecnológica mostrará un conjunto de procesos personalizados con el objetivo de:
– La evolución de la aceptación de los procesos de SAP.
– Formación y conocimiento de SAP.
La agenda de cada uno de estos Workshops será:
– Se mostrará en el sistema el nuevo proceso. Si surgen puntos a revisar de este proceso quedarán como puntos pendientes.
– Revisión de los puntos pendientes de la sesión anterior y confirmación de su aceptación.
Los puntos a destacar de esta fase son los siguientes:
• Los usuarios clave de Ventas definidos por el Cliente deberán testear, probar y validar los procesos analizados directamente en el sistema y proceder a su validación formal.
• La fase de parametrización (configuración del sistema) del sistema se ejecuta mediante la realización de distintos Workshops de trabajo, donde:
– Se analizan los distintos procesos en el sistema.
– Si se considera oportuno, se utilizará una herramienta adicional para clarificar la funcionalidad existente, de forma que un proceso podrá será representado por un diagrama de flujo que constituirá un entregable de proyecto.
– Para cada proceso se elaborará un documento de análisis funcional donde se describirá el flujo de información en SAP que deberá ser validado por los usuarios.
– En cada Workshop se definirá juntamente al Cliente el funcionamiento del sistema, verificando y validando directamente en el sistema y aprobarlas formalmente en el workshop sucesivo.
– En cada Workshop se realizará un acta de reunión y se recogerán los puntos pendientes, que serán resueltos en el periodo previo al siguiente workshop.
– En el workshop sucesivo el Cliente deberá tomar el compromiso de haber validado la funcionalidad presentada en el workshop anterior.
• Migración de datos
– Se realizarán entrevistas en las que se estudiaran los datos a migrar a SAP.
- Contenido tablas actuales vs. tablas SAP
- Algoritmos de carga de tablas (fórmulas, datos por defecto, llenado varias tablas SAP a partir de una actual o viceversa)
- Filtros (eliminación datos obsoletos, …)
– A partir de esta entrevista se creará el plan de migración donde se detalla qué migrar y cómo migrar sin entrar en detalles técnicos.
– Se proporcionarán a la empresa los ficheros que definen los formatos de datos a cargar en SAP.
– Se construirán los programas de carga de estos datos.
Fase 3. Realización
Ilustración 12. Realización
• Formación a los usuarios. Según los requerimientos y necesidades especificas de cada Cliente, se formará a los usuarios clave de Ventas. La formación se efectuará para cada departamento de ventas que implique condiciones de trabajo específicas (nacional, exportación, …).
• Test aceptación usuario. Los usuarios deberán realizar pruebas exhaustivas de todos los procesos configurados y la consultoría tecnológica resolverá aquellos problemas bloqueantes que surjan en las pruebas.
– Proceso de ofertas
– Proceso de pedidos de cliente y relaciones (verificación y reserva stock, riesgo clientes, …)
– Devoluciones
– Facturación y transacciones financieras.
• Preparación del corte de operaciones. Se deberá establecer la criticidad de este corte de operación conjuntamente con el Cliente. El proceso depende en gran parte de la funcionalidad e interconexión del sistema actual del cliente.
En este módulo, las conexiones más decisivas son Inventarios y Finanzas. Una medida adecuada, si es factible, es la congelación de inventarios y apuntes financieros de integración durante el corte.
• Puede obtarse por un método por módulos (si no hay interrelaciones entre módulos) o por el big-bang en que se planifica un día de “corte”.
• También se puede optar por un proceso “paralelo” limitado y controlado antes de dar el “go live”.
• Pruebas migración. se realiza una carga de maestros y datos dinámicos en el entorno de desarrollo y el Cliente debe validar el resultado.
• Puesta en marcha de la infraestructura de Producción.
• Plan de pruebas (unitarias, de integración y de aceptación del usuario), según requerimientos del Cliente. Se trata de simular el funcionamiento real del Dpto. de Ventas en el entorno SAP. Se eligen Clientes, Artículos, Ofertas, Pedidos, … del Cliente y se realiza el proceso completo, anotando las posibles incidencias.
• Planificación del corte de operaciones
• Documentación y planificación de la formación de usuarios clave.
• Documentación y planificación de la formación de usuario final (será llevada a cabo por parte de los usuarios clave del Cliente).
• Base de datos de incidencias
• Plan de soporte
Fase 4: Preparación final
• Esta fase incorpora las tareas finales antes del arranque del sistema. Se apoya en la revisión / test / control de las fases anteriores y no se ejecuta si existen tareas de fases anteriores incompletas total o parcialmente (según nivel de riesgo).
• Los puntos más importantes de esta fase son:
– Formación exhaustiva de usuarios finales en los procesos de ventas y sus características diferenciales según departamentos. Test de conocimientos.
– Formación final de administradores del sistema (redes, backups, archivado datos, gestión dispositivos, volumen sistema,…) Sistema CCMS.
– Documentación de usuario final de los procesos de ventas de cada departamento y sus inter-relaciones.
– Planificación detallada y consensuada de la puesta en marcha, carga de datos (estados y situaciones de ofertas, ventas, entregas,…) y migración y soporte post-arranque. Pruebas finales de interfases (si a lugar) e integraciones de Ventas con Inventarios y Finanzas.
– Asignación de permisos y roles de usuarios claves y finales. Permisos inter-departamentales e inter-compañias (ventas departamentales, sectoriales,…).
– Pruebas de estrés según volumen de ventas y usuarios concurrentes en horas punta (Sistema CATT).
– Chequeo GoingLive. Aunque se refiere al sistema global, puede aplicarse a cada módulo (Ventas) a efectos de detectar cuellos de botella en consumo de recursos específicos.
– Corte del sistema. Validar y verificar los planes de corte acordados. Planificar en detalle los días para el corte y las tareas y su orden. Planificar los recursos necesarios (implantador y cliente) y su disponibilidad. Disponer de equipos de contingencias. Establecer los indicadores más relevantes de ventas (totales de ventas por día, producto, previsión entregas, niveles stock,…) que muestren el correcto comportamiento post arranque.
– Planificar los días de soporte funcional post-arranque.
Fase 5: Salida en vivo y soporte
Llegados a este punto del proyecto se hará un test final para comprobar que todos los puntos antes del arranque son correctos. Seguidamente se procede a la migración final de datos y la puesta en marcha del entorno productivo.
Tras el arranque del entorno de producción, y durante varios días, se deberá llevar un estricto control de las posibles incidencias que se generen por la nueva forma de trabajar. Las incidencias bloqueantes serán atendidas en tiempo real.
La metodología SAP se refiere a los enfoques y prácticas recomendadas por SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos) para implementar y gestionar soluciones empresariales basadas en sus sistemas de software. SAP ofrece varias metodologías para diferentes fases del ciclo de vida de un proyecto, desde la planificación hasta el mantenimiento continuo:
- SAP Activate:
- SAP Activate es la metodología recomendada por SAP para la implementación de soluciones SAP S/4HANA. Se basa en los principios de la metodología ágil y proporciona un enfoque iterativo y colaborativo para la implementación, permitiendo a las organizaciones adaptarse y responder rápidamente a los cambios en los requisitos comerciales.
- ASAP (Accelerated SAP):
- ASAP es una metodología de implementación de SAP más tradicional que se ha utilizado durante muchos años para proyectos SAP ERP. Proporciona un enfoque estructurado para la implementación, dividido en fases claramente definidas, como la preparación, el diseño, la construcción, la realización de pruebas, el despliegue y el soporte.
- SAP Activate for Cloud:
- Esta metodología está diseñada específicamente para la implementación de soluciones en la nube de SAP, como SAP SuccessFactors, SAP Ariba y SAP Concur. Se basa en SAP Activate pero se adapta para abordar las especificidades de la implementación en la nube, incluida una mayor integración con los servicios en la nube de SAP.
- SAP Value Assurance:
- SAP Value Assurance es un conjunto de servicios ofrecidos por SAP para garantizar el éxito de los proyectos de implementación y maximizar el valor del software SAP. Incluye servicios de asesoramiento, evaluación de riesgos, diseño de soluciones, gestión de cambios y soporte continuo para clientes que implementan soluciones SAP.
- SAP Solution Manager:
- SAP Solution Manager es una plataforma de gestión de ciclo de vida de aplicaciones (ALM) que proporciona herramientas y servicios para gestionar, supervisar, mantener y documentar sistemas SAP. Incluye funcionalidades para la gestión de proyectos, la realización de pruebas, la monitorización del rendimiento, la gestión de incidencias y la gestión de cambios.