Proporciona funciones que permiten a las empresas crear consultas y ofertas, obtener e introducir pedidos, configurar productos, determinar los precios, verificar la disponibilidad de productos, efectuar el seguimiento y la gestión y facturar pedidos.
Tratamiento de cuenta
Permite a las empresas proporcionar una visualización detallada de los clientes y de los clientes potenciales. Registra y supervisa información, como datos maestros y un resumen de las relaciones críticas.
Gestión de ofertas
Permite la creación y el tratamiento de ofertas, incluida la determinación de precios y la programación de la orden para su cumplimiento. SAP ERP permite muchas variantes de proceso, por ejemplo:
• Pedido de entrega
• Fabricación contra pedido
• Retornables (palets)
• Tratamiento de lote
• Tratamiento de número de serie
• Gestión de entregas de terceros
• Gestión de reclamaciones
• Devoluciones
Gestión de pedidos de cliente
Las funciones de gestión de pedidos permiten fácilmente a los representantes de ventas configurar, determinar el precio y crear pedidos de cliente para los clientes. Además, la gestión de pedidos ofrece la posibilidad de ejecutar la determinación y la sustitución de producto, desglosar productos estructurados en una operación contable para llevar a cabo la determinación de precios y la verificación de disponibilidad, y transferir dichos requisitos a producción o a compras, para el producto de cabecera o para los componentes del producto, y ejecutar la verificación de datos incompletos.
Tratamiento de pedidos abiertos
Supervisan los acuerdos en los que un cliente realizará un pedido de una cantidad determinada de productos a solicitar durante un período especificado. Se incluyen las funciones siguientes:
• Creación de un contrato básico (pedido abierto de cantidad)
• Creación de una solicitud de pedido
• Asignación de una solicitud y creación del pedido
• Liberación de pedidos
• Supervisión del pedido abierto
• Entrada de mercancías
• Recepción de factura por partida individual
• Pago efectuado
Facturación
Representa la etapa final de tratamiento de una operación contable en Comercial. La información sobre la facturación está disponible en todas las etapas de tratamiento de pedidos y tratamiento de entregas.
Los documentos de facturación, como facturas, abonos o notas de cargo, se pueden crear a partir únicamente de la información del pedido o bien a partir del pedido y de la información de entrega, donde, por ejemplo, la cantidad para facturar depende de la nota de entrega.
Durante el tratamiento de facturación, se pueden crear, modificar y eliminar documentos de facturación, como facturas, abonos o notas de cargo. Se integra el cálculo flexible de rappels.
La integración con contabilidad financiera consiste en arrastrar los datos de facturación de facturas, abonos y notas de cargo a contabilidad financiera. El sistema contabiliza contrapartidas en las cuentas correspondientes (con la ayuda de imputaciones) y comprueba que la gestión financiera puede reconocer todos los documentos de facturación pertenecientes a una operación contable (por ejemplo, un abono de una factura). La integración con Controlling consiste en la asignación de costes e ingresos a los libros auxiliares correspondientes.
Consignación
Las mercancías en consignación son mercancías que se almacenan en ubicaciones del cliente, pero que son propiedad de la empresa del usuario. Los clientes almacenan los artículos en consignación en sus propios almacenes. El cliente no está obligado a pagar por estas mercancías mientras no las elimine del stock de artículos en consignación. En caso contrario, por lo general, el cliente puede devolver los artículos en consignación que no son necesarios.
- Recepción del pedido:
- El proceso comienza cuando un cliente realiza un pedido, ya sea a través de un canal de ventas como una tienda en línea, una llamada telefónica, correo electrónico, o cualquier otro medio de comunicación.
- Registro del pedido:
- El pedido se registra en el sistema de gestión de pedidos de la empresa. Se recopilan todos los detalles del pedido, incluyendo el producto o servicio solicitado, la cantidad, la dirección de envío, la fecha de entrega deseada y cualquier instrucción especial del cliente.
- Verificación de disponibilidad de stock:
- Se verifica la disponibilidad de stock para los productos solicitados en el pedido. Si los productos están disponibles, se procede con el procesamiento del pedido. Si no están disponibles, se puede tomar una variedad de medidas, como informar al cliente sobre una fecha de entrega posterior, ofrecer un producto alternativo, o iniciar el proceso de fabricación o aprovisionamiento de los productos solicitados.
- Procesamiento del pedido:
- Una vez confirmada la disponibilidad de stock, el pedido se procesa en el sistema. Esto implica generar una orden de venta interna, asignar los productos en stock al pedido, preparar la factura correspondiente y enviar una confirmación del pedido al cliente.
- Preparación del envío:
- Los productos solicitados son recogidos del almacén y preparados para su envío. Se generan etiquetas de envío y se prepara la documentación necesaria para el transporte, como facturas comerciales, documentos de aduana, etc.
- Envío del pedido:
- Una vez preparado, el pedido se envía al cliente utilizando el método de transporte acordado. Se proporciona al cliente la información de seguimiento del envío para que pueda rastrear su pedido durante el transporte.
- Confirmación de entrega:
- Una vez que el pedido ha sido entregado al cliente, se solicita una confirmación de entrega. Esto puede ser a través de la firma del receptor en el comprobante de entrega, un correo electrónico de confirmación, o cualquier otro medio acordado.
- Facturación y cobro:
- Se emite una factura al cliente por los productos o servicios entregados. Se inicia el proceso de cobro y se registra el pago en el sistema de contabilidad de la empresa.
- Gestión de devoluciones y reclamaciones:
- Si el cliente necesita devolver un producto o presenta una reclamación sobre el pedido, se inicia el proceso de gestión de devoluciones y reclamaciones. Esto puede incluir la emisión de un número de autorización de devolución, la inspección del producto devuelto, el reemplazo del producto o la emisión de un reembolso, según corresponda.