En este momento todo el mundo está ya preparado para comenzar a trabajar de forma real, con el sistema totalmente en producción. Posteriormente, el equipo de proyecto se centra en dar soporte al usuario final, ya que posiblemente la formación aún no haya finalizado, y aunque haya terminado ya la formación reglada, hasta que el usuario no se enfrente a problemas reales, debe tener el soporte de expertos.
También es necesario establecer procedimientos y medidas para revisar los beneficios de la inversión en R/3. Los principales servicios SAP que se utilizan para el soporte en esta fase son:
• Online Service System (OSS)
• Consultoría Remota
• Servicios EarlyWatch
Estos servicios, como ya se ha dicho, abarcan una serie de análisis en remoto de determinados componentes de la parametrización/configuración del sistema R/3, con recomendaciones para mejorar el rendimiento del sistema.
La última fase de la ejecución del proyecto consiste en apoyar y optimizar la operativa del sistema R/3, tanto la infraestructura técnica y distribución de carga, así como los procesos de negocio. Se llevan a cabo las siguientes actividades:
• Definición de procedimientos de soporte al sistema productivo, por ejemplo, chequeo diario de rendimiento.
• Validación de la configuración de los procesos de negocio
• Seguimiento de la formación a los usuarios
Durante esta quinta fase, deben comenzar las primeras sesiones de EarlyWatch, para que los expertos SAP puedan analizar la infraestructura técnica. El objetivo es asegurarse que el sistema funciona de la forma más suave posible. El propósito del servicio EarlyWatch es mejorar el rendimiento del sistema R/3 previniendo posibles cuellos de botella. El concepto que subyace bajo EarlyWatch es la prevención: llevar a cabo una acción determinada antes de que le problema real aparezca.
Un análisis regular de un sistema R/3 producción por parte de expertos asegura que los problemas potenciales pueden ser reconocidos, analizados y remediados de forma temprana, antes incluso de que los usuarios se percaten. Esto mantiene la capacidad del sistema a un nivel muy alto, midiendo entre otras cosas el servidor, la base de datos, las aplicaciones, la parametrización, la carga de trabajo del sistema…Los resultados se envían en un informe de recomendaciones.
Actualización del sistema
Las gestión de incorporación de nuevas versiones (releases) del software R/3, incluyendo aquí la incorporación de nuevos componentes o de módulos, así como las mejoras y correcciones, forman parte del mantenimiento de un sistema R/3. Generalmente será necesario modificar y revisar la parametrización a fin de utilizarlas.
ASAP ofrece dos hojas de ruta para actualizar el software R/3 a las nuevas versiones, la Hoja de Ruta del Cambio (Continuous Change Roadmap), que ofrece soporte continuo y asistencia para la fase de postproducción, y la Hoja de Ruta de Actualización (Upgrade Roadmap), utilizable para planificar y llevar a cabo los upgrades del sistema R/3. Junto a estas hojas de ruta se ofrecen manuales, descripción de las tareas y actividades a realizar…En líneas generales, muestra cómo actuar de forma sistemática también en los proyectos de actualización.
La Fase 5 del ciclo de vida del proyecto SAP, conocida como «Salida en vivo – Soporte», es una etapa crítica que marca el lanzamiento del sistema SAP en producción y la transición a la operación diaria. Durante esta fase, el enfoque principal está en proporcionar soporte continuo, resolver problemas post-implementación y garantizar que el sistema funcione de manera óptima para respaldar las operaciones comerciales:
- Lanzamiento en producción:
- El sistema SAP se pone en funcionamiento en un entorno de producción, y los usuarios comienzan a realizar transacciones comerciales reales en el sistema.
- Soporte en vivo:
- Se establece un equipo de soporte para atender consultas, resolver problemas y proporcionar asistencia a los usuarios finales en tiempo real. Este equipo puede incluir personal interno de TI, consultores externos y especialistas en el sistema SAP.
- Monitorización y gestión del rendimiento:
- Se implementan herramientas de monitorización para supervisar el rendimiento del sistema en producción, incluyendo el tiempo de respuesta, la disponibilidad del sistema y la capacidad de procesamiento. Se realizan ajustes según sea necesario para optimizar el rendimiento.
- Gestión de incidentes y problemas:
- Se establece un proceso formal de gestión de incidentes para registrar, priorizar, investigar y resolver problemas reportados por los usuarios finales. Se proporciona retroalimentación a los usuarios sobre el progreso y la resolución de los problemas.
- Formación continua:
- Se ofrece formación continua a los usuarios finales para familiarizarse con el sistema SAP y mejorar sus habilidades y conocimientos. Esto puede incluir sesiones de formación adicional, material de referencia y recursos de autoayuda.
- Mejoras y actualizaciones:
- Se evalúan y planifican mejoras y actualizaciones periódicas del sistema SAP para abordar nuevas necesidades comerciales, corregir errores, optimizar el rendimiento y aprovechar las nuevas funcionalidades disponibles.
- Seguimiento del cumplimiento de objetivos:
- Se realizan evaluaciones periódicas para evaluar el rendimiento del sistema SAP en relación con los objetivos comerciales establecidos durante la fase de planificación. Se identifican áreas de mejora y se toman medidas correctivas según sea necesario.
- Comunicación y gestión del cambio:
- Se mantiene una comunicación abierta y transparente con los usuarios finales y las partes interesadas para compartir actualizaciones sobre el sistema SAP, resolver inquietudes y gestionar cualquier resistencia al cambio.
- Documentación y gestión del conocimiento:
- Se actualiza y mantiene la documentación del sistema SAP, incluyendo manuales de usuario, guías de procedimientos y otros recursos de referencia. Se fomenta el intercambio de conocimientos y las mejores prácticas entre los usuarios y el equipo de soporte.
- Evaluación post-implementación:
- Se realiza una evaluación exhaustiva del proyecto SAP, incluyendo la fase de salida en vivo, para identificar lecciones aprendidas, áreas de mejora y oportunidades para futuros proyectos. Se documentan y comparten las lecciones aprendidas para informar y mejorar los procesos de implementación futuros.