El objetivo de esta fase es completar la preparación final del sistema R/3 para salir a producción. Aquí se incluyen entre otras cosas las pruebas, la formación a usuarios, administración del sistema, preparación del corte (fechas, si se hace o no paralelo…) y prepararse para la puesta en producción. En esta preparación final también se deben cerrar todos los puntos abiertos cruciales en el desarrollo del proyecto. Si esta fase se finaliza de forma completa y correcta, ya se está preparado para poner el sistema en producción.
En esta fase, los usuarios finales recibirán la formación de la forma más completa posible. El último paso será la migración de datos al nuevo sistema.
Esta fase se lleva a cabo a partir del trabajo desarrollado en las dos fases anteriores, de tal forma que R/3 pueda ser manejado y gestionado por los departamentos individuales, a fin de llevar a cabo ya operaciones reales en producción. Aquí se incluye el hecho de preparar una completa documentación para el usuario, así como una formación exhaustiva. Se instala el entorno técnico para el sistema productivo, y los responsables del proyecto planifican la puesta en producción, incluyendo la carga de datos y la migración, así como el soporte al arranque en las primeras semanas de puesta en producción.
La formación a los usuarios es una de las zonas donde la empresas generalmente suele gastar más tiempo y dinero, ya que es un punto muy crítico para el éxito del proyecto. Si bien en la fase de Preparación se ha definido un plan de formación de alto nivel, en este punto se debe bajar hasta el detalle. El programa de formación se debe establecer según el número de usuarios que asistirán, la localización, las tareas…Cuando se haya definido todo esto, incluso quienes serán los formadores (pueden ser tanto del equipo de proyecto como externos), puede comenzar la formación propiamente dicha.
Configuración CCMS
Como parte de la configuración del CCMS (Computing Center Management Systems), los futuros administradores del sistema son formados en administración de redes, backup, archivado y sistemas de monitorización. Algunas de las tareas que formarán parte de esta formación serán la gestión de impresoras, la gestión del volumen del sistema, pruebas masivas o de estrés…
Ilustración 9. Menú usuario
Además, se configurarán en este momento los grupos de logon a R/3, a fin de qué determinados grupos de usuarios, especialmente importantes, vean mejorada su respuesta de acceso al sistema.
Se definen ahora los modos de operación (configuración de los recursos en cada instancia de R/3). Los monitores de alertas y los calendarios de backup también se definen en este momento. Siguiendo las instrucciones definidas en el Blueprint, se establecen los procedimientos de impresión y la gestión del spool. Por último, se programan todos los jobs necesarios, definidos previamente.
En esta fase también se realiza otro paso de gran importancia, la simulación de las operaciones productivas reales. El plan de pruebas contiene todas las situaciones más importantes que se dan en el transcurso normal del negocio:
• El testeo de los procedimientos y programas de carga
• Testeo de los interfaces
• Pruebas de estrés y volumen
• Pruebas de aceptación de usuario final
• Desarrollo de la estrategia de puesta en producción
Las situaciones de prueba se seleccionan dependiendo de su importancia y la frecuencia con que se llevan a cabo. También hay que incluir en las pruebas las impresoras y otros dispositivos de salida, por ejemplo, para comprobar que los cheques salen correctamente, así como las facturas de cliente que se envían al operador logístico…Los usuarios finales deben estar totalmente involucrados en la planificación y ejecución de estas pruebas.
Sistema CATT de pruebas
El CATT (Computer Aided Test Tool) se puede utilizar para automatizar secuencias de pruebas para procesos de negocio clave. Los resultados se almacenan en un log en detalle para poder ser revisados. CATT también se utiliza para las pruebas de calidad durante los upgrades del sistema.
En esta gestión de pruebas también se incluyen las pruebas sobre las actividades que lleva a cabo el administrador de sistemas, tales como la programación de los JOBS estándar, la subida al sistema de correcciones y sus transportes o el sistema de alertas. En esta fase también se prevén las pruebas del plan de Recovery del sistema, así como los procedimientos a llevar a cabo en el sistema productivo.
Una vez que la configuración técnica del sistema productivo ha finalizado, se ejecutan los planes para la carga y transferencia de datos de los sistemas antiguos. Es en este momento cuando se transporta a producción el customizing y todas las órdenes que afectan a objetos del Repository, y se producen las cargas manuales y automáticas (LSMW, SXDB…), y se prueba todo lo anterior.
Chequeo GoingLive
El chequeo GoingLive comprende un análisis de los principales componentes del sistema que tengan relación sobre todo con la consistencia y la fiabilidad. Para llevar a cabo esto, consultores expertos de SAP se introducen en el sistema de forma remota, inspeccionan la configuración de componentes individuales de terminados del sistema, y entrega un informe que contienen, entre otras cosas, recomendaciones de alto valor para la optimización del sistema. A través del análisis de estos componentes individuales antes del arranque productivo, SAP puede mejorar considerablemente la disponibilidad y el rendimiento del sistema final, cara ya al cliente.
En un segundo paso de optimización, se identifican aquellas transacciones con mayor consumo de recursos del sistema, a fin de reajustar su funcionamiento. En un tercer paso, se validan todos los cambios llevados a cabo en los dos pasos anteriores. Todo este chequeo se lleva a cabo en el sistema productivo.
Tras la puesta en producción de un sistema, aún es necesario un examen del sistema para eliminar potenciales cuellos de botella. Esto se suele llevar a cabo unas cuatro semanas después de la puesta en producción.
Establecimiento del corte de sistema
Al final de la fase de 4, es necesario establecer y validar los planes de corte fijados en la fase de Realización. Entre otras cosas, aquí se incluyen tareas tales como la revisión del tiempo de ejecución, a través de tests de ejecución. Esto es necesario para saber el tiempo de ejecución de los programas claves con datos reales.
Es también de vital importancia tener claramente definidas las fechas de corte de funcionamiento de los sistemas antiguos, y el orden de las tareas a llevar a cabo. También puede considerarse llevar en paralelo los dos sistemas durante un tiempo. Por ejemplo, si se mandan envíos logísticos a un operador, puede configurarse que el nuevo sistema gestione los de unas zonas y en el antiguo se queden otras.
En este escenario, es de vital importancia verificar que las tareas clave han sido completadas con éxito, por ejemplo, que el entorno técnico está correctamente montado, con todos los sistemas de interfases conectados correctamente, que los programas de corte funcionan a la perfección, y que sus datos están validados. La aprobación del jefe de proyecto y los directores de área es por supuesto obligatoria en este punto antes de comenzar el proceso de corte en sí mismo.
El soporte funcional es especialmente importante las primeras semanas de puesta en producción, aunque realmente se va a requerir soporte durante toda la vida, ya que como se ha comentado, R/3 es tan potente como complicado. Es conveniente tener en plantilla un equipo con la formación adecuada, pero aún así es conveniente establecer el servicio OSS para problemas que no puedan resolverse de forma interna.
La preparación final del sistema SAP R/3 para salir a producción es un paso crítico en el ciclo de vida de un proyecto SAP, que implica una serie de actividades destinadas a garantizar que el sistema esté listo y funcional para su uso en un entorno operativo real:
- Verificación de configuración del sistema:
- Asegúrate de que la configuración del sistema SAP R/3 esté completa y correcta. Esto incluye la configuración de parámetros de sistema, asignación de roles y autorizaciones, configuración de perfiles de usuario, y otros ajustes necesarios.
- Pruebas de integración y aceptación del usuario:
- Realiza pruebas exhaustivas de integración para garantizar que todos los módulos y componentes del sistema funcionen correctamente juntos. Además, realiza pruebas de aceptación del usuario para validar que el sistema cumple con los requisitos y expectativas del negocio.
- Carga de datos maestros y transaccionales:
- Carga todos los datos maestros y transaccionales necesarios en el sistema, como datos de clientes, proveedores, productos, precios, condiciones comerciales, etc. Asegúrate de que los datos sean precisos y estén completos antes de la migración.
- Formación de usuarios finales:
- Proporciona formación adecuada a los usuarios finales sobre cómo utilizar el sistema SAP R/3 en su trabajo diario. Esto incluye formación sobre procesos comerciales, funciones del sistema, navegación y cualquier otro aspecto relevante.
- Planificación de la cutover (transición):
- Desarrolla un plan detallado para la transición del sistema SAP R/3 a producción, incluyendo actividades de cutover como la migración de datos finales, la activación de procesos de negocio, la coordinación de equipos y la gestión de riesgos.
- Pruebas de cutover:
- Realiza pruebas de cutover para validar que todos los componentes del sistema estén listos para el lanzamiento en producción. Esto puede incluir pruebas de respaldo y recuperación, pruebas de rendimiento, pruebas de escalabilidad, y otras pruebas relevantes.
- Planificación de soporte y mantenimiento:
- Desarrolla un plan de soporte y mantenimiento para garantizar que el sistema SAP R/3 esté respaldado por recursos y procesos adecuados después del lanzamiento en producción. Esto puede incluir la asignación de roles y responsabilidades, la implementación de procedimientos de soporte, y la configuración de herramientas de monitorización.
- Documentación y conocimiento:
- Documenta todos los aspectos relevantes del sistema SAP R/3, incluyendo la configuración, los procesos comerciales, los procedimientos de soporte, y cualquier otra información necesaria para su gestión y mantenimiento. Asegúrate de que el conocimiento crítico sea transferido a los equipos de soporte y usuarios finales.
- Planificación de contingencias:
- Desarrolla un plan de contingencia para abordar cualquier problema o contratiempo que pueda surgir durante el lanzamiento en producción del sistema SAP R/3. Esto puede incluir planes de recuperación ante desastres, procedimientos de escalado de problemas, y otros planes de contingencia relevantes.
- Lanzamiento en producción y seguimiento post-implementación:
- Lanza el sistema SAP R/3 en producción según lo planeado y sigue de cerca su rendimiento y estabilidad después del lanzamiento. Realiza un seguimiento de cualquier problema o incidencia que surja y toma medidas correctivas según sea necesario para garantizar un funcionamiento óptimo del sistema.