En este apartado de la guía vamos a dar de alta un nuevo acreedor dentro de nuestro ERP de Sap.
Un acreedor hace referencia a los proveedores, tanto de material como de servicios que utilizamos en nuestra sociedad como suministradores.
El procedimiento es prácticamente el mismo que hemos explicado en unidades anteriores en el alta de deudores (clientes).
En principio tenemos que localizar la transacción que nos va a permitir realizar el alta, ya sea escribiéndola en la zona de ejecutar transacciones o bien localizándola en el esquema de árbol.
| Transacción: | FK01 |
| Ruta: | Finanzas > Gestión Financiera > Acreedores > Datos Maestros > Crear |
En la pantalla que nos muestra esta transacción, en principio tendremos que rellenar del siguiente formulario con los datos,
En primer lugar pondremos el código de nuestra sociedad, que es a la que queremos asignarle este nuevo acreedor.
Si no conocemos el código de la sociedad, utilizaremos el matchcode para escogerlo de la lista.
Seguidamente determinaremos el “grupo de cuentas”, este valor lo seleccionaremos de la lista que nos mostrara Sap al utilizar el “matchcode”.
Después de introducir estos 2 valores, aceptaremos la pantalla con el botón de “validar” o bien pulsando “intro”, en ese momento nos muestra el formulario para introducir los datos del acreedor.
Rellenamos los datos que nos interese, siempre teniendo en cuenta que hay una serie de datos “obligatorios” de introducción.
Concretamente los campos con el signo de “V” son de introducción obligatoria.
Después de rellenar el formulario, utilizaremos el botón de “grabar” para almacenar los datos.
Una vez almacenados los datos, de forma automática, Sap nos mostrara otro formulario similar a este,
Que como podemos ver en la línea de títulos, permite “gestionar la cuenta de contabilidad”, y por ello tenemos una serie de campos como “retenciones”, “impuestos”, “referencias”, “cuentas”, etc., todos ellos referente a conceptos contables.
Como “mínimo” tenemos que determinar la cuenta “contable” asociada al acreedor.
Para localizar la cuenta asociada utilizaremos el matchcode para seleccionarla de la lista.
Para finalizar, volvemos a utilizar el botón de “grabar”.
Para dar de alta a un proveedor en el sistema contable de una empresa:
- Acceso al sistema contable:
- Ingresa al sistema contable de la empresa utilizando las credenciales adecuadas y autorizadas.
- Seleccionar el módulo de cuentas por pagar:
- Dentro del sistema contable, busca y selecciona el módulo de cuentas por pagar o proveedores.
- Acceder al formulario de alta de proveedores:
- Busca la opción para agregar un nuevo proveedor dentro del módulo de cuentas por pagar.
- Esto podría presentarse como un botón de «Nuevo», «Agregar», «Crear» o similar.
- Completar el formulario de alta:
- Completa los campos requeridos en el formulario de alta del proveedor. Esto puede incluir información como el nombre del proveedor, dirección, número de identificación fiscal, información de contacto (teléfono, correo electrónico), términos de pago, condiciones contractuales, etc.
- Asegúrate de ingresar la información con precisión y según corresponda a los registros del proveedor.
- Asignar un código de proveedor:
- Asigna un código único al proveedor para identificarlo dentro del sistema. Este código puede ser alfanumérico y se utilizará para referirse al proveedor en las transacciones y registros contables.
- Algunos sistemas pueden generar automáticamente un código de proveedor único.
- Guardar el registro del proveedor:
- Una vez que hayas completado el formulario de alta, guarda el registro del proveedor en el sistema.
- Asegúrate de seguir los pasos específicos del sistema para guardar la información correctamente.
- Verificar la información:
- Después de guardar el registro del proveedor, verifica la información ingresada para asegurarte de que sea correcta y esté completa.
- Si es necesario, realiza ajustes o correcciones antes de continuar.
- Comunicación con el proveedor:
- Si es apropiado, comunica al proveedor que ha sido dado de alta en el sistema de la empresa.
- Esto puede ser útil para confirmar la información y garantizar que estén al tanto de los términos y condiciones acordados.
- Registro de la transacción:
- Mantén un registro de la transacción de alta del proveedor en el sistema, incluyendo quién lo creó, la fecha y cualquier detalle relevante.
- Esto puede ser útil para fines de auditoría o seguimiento interno.