Para emitir facturas a nuestros clientes, tenemos que acceder al esquema de carpetas de la pantalla principal de Sap,
Finanzas → Gtion.financiera → Deudores → Contabilización → Factura
O directamente introducimos la transacción FB70
La siguiente pantalla es en la que vamos a introducir los datos necesarios para emitir la factura,
El primer paso es determinar el código del Deudor (el cliente), para ello en el apartado DEUDOR pondremos el código o utilizaremos el Matchcode para localizar al cliente desde la lista que nos facilita.
Hacemos “doble” clic en el deudor al que le vamos a emitir la factura, después de esta selección Sap regresa a la pantalla anterior.
En esta pantalla tenemos que indicar como MÍNIMO, las fechas, el número de referencia (habitualmente el numero correlativo de la factura), el importe y la moneda.
Después de introducir los datos anteriores, Sap mostrara en el margen derecho de la pantalla todos los datos del cliente si el código de cliente es correcto.
A continuación en la parte inferior del formulario tenemos que localizar la cuenta contable para la contrapartida de la factura que estamos emitiendo.
Para localizar la cuenta de contrapartida utilizaremos el matchcode para visualizar en forma de listado las cuentas disponibles.
Después de rellenar la parte de la contrapartida, si lo hemos realizado de forma correcta, en la pantalla tendremos en la esquina superior derecha el saldo del cliente a 0 y un aviso de color verde que indica que está correcto.
Una vez verificado que esta el saldo en verde, almacenamos la factura desde el icono de grabar.
Para emitir facturas a deudores, es decir, a clientes que adeudan pagos a la empresa:
- Reúne la información necesaria:
- Antes de emitir una factura, asegúrate de tener toda la información relevante sobre la transacción, como los detalles del cliente, los productos o servicios vendidos, la fecha de la venta, el monto adeudado, etc.
- Utiliza un software de facturación o un formato estándar:
- Puedes utilizar un software de facturación dedicado o un formato estándar de factura que cumpla con los requisitos legales y fiscales de tu país.
- Asegúrate de incluir todos los campos obligatorios, como el número de factura, la fecha, los detalles del cliente y del vendedor, la descripción de los bienes o servicios, el importe total, los impuestos aplicables, etc.
- Completa la factura:
- Ingresa la información recopilada en el software de facturación o en el formato de factura seleccionado.
- Verifica la exactitud de los datos ingresados para evitar errores y discrepancias.
- Asigna un número de factura único:
- Cada factura debe tener un número único que sirva como identificador único para fines de seguimiento y registro contable.
- Si utilizas un sistema de numeración secuencial, asegúrate de asignar el siguiente número disponible.
- Envía la factura al cliente:
- Una vez que la factura esté completa y verificada, envíala al cliente según el método acordado previamente (correo electrónico, correo postal, fax, etc.).
- Asegúrate de enviar la factura a la persona o departamento correcto dentro de la organización del cliente.
- Registro de la factura en el sistema contable:
- Después de enviar la factura al cliente, regístrala en el sistema contable de tu empresa como una cuenta por cobrar pendiente.
- Esto actualiza los registros financieros y te permite realizar un seguimiento del saldo pendiente con el cliente.
- Seguimiento del pago:
- Haz un seguimiento del estado de pago de la factura para garantizar que el cliente la procese y la pague a tiempo.
- Si el cliente tiene alguna pregunta o problema con la factura, responde y resuelve cualquier problema lo antes posible para evitar retrasos en el pago.