Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.
Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.
Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones.
Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
SAP ERP es un sistema modular que consta de varios módulos que cubren diferentes áreas funcionales de una organización. Cada módulo se enfoca en un conjunto específico de procesos comerciales y puede implementarse de forma independiente o integrarse con otros módulos según las necesidades de la empresa:
- Finanzas (FI): Este módulo se utiliza para gestionar las actividades financieras de la empresa, como contabilidad general, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de activos fijos y gestión de efectivo.
- Controlling (CO): El módulo CO se centra en la contabilidad de costos y la planificación, el seguimiento y el control de los costos internos de la empresa. Incluye funciones como la contabilidad de centros de costos, la contabilidad de órdenes internas y la contabilidad de resultados.
- Gestión de materiales (MM): MM se utiliza para gestionar todas las actividades relacionadas con la gestión de materiales, como la gestión de inventarios, la gestión de compras, la planificación de necesidades de material y la gestión de proveedores.
- Ventas y distribución (SD): Este módulo se ocupa de las actividades relacionadas con la gestión de ventas y distribución, incluida la gestión de pedidos de clientes, la planificación de entregas, la facturación y la gestión de precios y condiciones.
- Producción y planificación (PP): PP se utiliza para planificar y controlar los procesos de fabricación, incluida la planificación de la producción, la gestión de órdenes de producción, la planificación de la capacidad y la gestión de materiales en producción.
- Gestión de calidad (QM): Este módulo se centra en la gestión de la calidad de los productos y procesos, incluida la planificación de inspecciones, el control de calidad en la recepción de mercancías, el control de calidad en la producción y la gestión de no conformidades.
- Gestión de recursos humanos (HR): HR se utiliza para gestionar todas las actividades relacionadas con los recursos humanos de la empresa, incluida la nómina, la administración de personal, la gestión del talento y la gestión del rendimiento.
- Gestión de activos (AM): Este módulo se utiliza para gestionar los activos fijos de la empresa, incluida la contabilidad de activos fijos, la gestión de ubicaciones y la depreciación de activos.