17.2 Normas de elaboración

Aunque existen normas de elaboración particulares para el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, en el PGC se recogen unas normas generales comunes a todos los documentos que formen las cuentas anuales. Son las siguientes:

1. En cada partida deberán figurar, además de las cifras del ejercicio que se cierra, las correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior. A estos efectos, cuando unas y otras no sean comparables, bien por haberse pro­ducido una modificación en la estructura, bien por realizarse un cambio de criterio contable o subsanación de error, se deberá proceder a adaptar el ejercicio precedente, a efectos de su presentación en el ejercicio al que se refieren las cuentas anuales, informando de ello detalladamente en la memoria.
2. No figurarán las partidas a las que no corresponda importe alguno en el ejercicio ni en el precedente.
3. No podrá modificarse la estructura de un ejercicio a otro, salvo casos excepcionales que se indicarán en la memoria.
4. Podrán añadirse nuevas partidas a las previstas en los modelos normales y abreviados, siempre que su contenido no esté previsto en las existentes.
5. Podrá hacerse una subdivisión más detallada de las partidas que apare­cen en los modelos, tanto en el normal como en el abreviado.
6. Podrán agruparse las partidas precedidas de números árabes en el balance y estado de cambios en el patrimonio neto, o letras en la cuenta de pérdidas y ganancias y estado de flujos de efectivo, si sólo representan un importe irrelevante para mostrar la imagen fiel o si se favorece la claridad.
7. Cuando proceda, cada partida contendrá una referencia cruzada a la información correspondiente dentro de la memoria.
8. Los créditos y deudas con empresas del grupo y asociadas, así como los ingresos y gastos derivados de ellos, figurarán en las partidas correspon­dientes, con separación de las que no correspondan a empresas del grupo o asociadas, respectivamente. En cualquier caso, en las partidas relativas a empresas asociadas también se incluirán las relaciones con empresas multigrupo.
9. Las empresas que participen en uno o varios negocios conjuntos que no tengan personalidad jurídica (uniones temporales de empresas, comuni­dades de bienes, etc.) deberán presentar esta información, atendiendo a lo dispuesto en la norma de registro y valoración relativa a negocios con­juntos, integrando en cada partida de los modelos de los distintos estados financieros las cantidades correspondientes a los negocios conjuntos en los que participen, e informando sobre su desglose en la memoria.

17.3 Otros documentos: informe de gestión e informe de auditoría

Otros documentos que deben ser llevados al Registro Mercantil junto con las cuentas anuales pero que no forman parte de las mismas son: el informe de gestión y el informe de auditoría.

17.3.1 Informe de gestión

El informe de gestión no forma parte de las cuentas anuales, pero debe ser depositado en el Registro Mercantil junto con ellas.

No es objeto de verificación en su conjunto, aunque deberán ser verificados los datos contables que pudiera contener.

Su objetivo es explicar y justificar la estrategia de la empresa y comunicar ries­gos, oportunidades y objetivos. Para ello debe contener información relativa a:

• Evolución de los negocios.
• Situación de la sociedad.
• Acontecimientos significativos para la sociedad posteriores al cierre del ejercicio.
• Evolución prevista de la sociedad.
• Actividades en materia de investigación y desarrollo.
• Adquisiciones de acciones propias.

Las sociedades que formulen balance abreviado no estarán obligadas a ela­borar el informe de gestión.

17.3.2 Informe de auditoría

La auditoría de cuentas es la actividad dirigida a verificar si las cuentas anuales expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de resultado de operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados en el periodo examinado.

Los auditores disponen, como mínimo, de un plazo de un mes, contado a partir del momento en que les fueran entregadas las cuentas, para presentar su informe.

Es realizada por personas cualificadas, independientes y responsables.

La auditoría de cuentas anuales es obligatoria para las siguientes em­presas:

• Que se dediquen de forma habitual a la intermediación financiera o tengan por objeto cualquier actividad aseguradora.
• Que coticen en bolsa o emitan obligaciones en oferta pública.
• Que reciban subvenciones, ayudas o realicen obras, prestaciones, servi­cios o suministren bienes al estado y demás organismos públicos, dentro de los límites que establezca el Gobierno por Real Decreto.
• Que sobrepasen en dos años consecutivos dos de los tres límites siguientes:

– Total del activo que no supere 2.373.997,81 €.

– Cifra anual de negocios que no supere 4.747.995,62 €.

– Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

17.4 Propuesta de distribución de resultado

El resultado del ejercicio se obtiene como diferencia de lo ingresos y los gastos ocurridos durante el mismo. Este resultado queda reflejado en la cuenta (129) Resultado del ejercicio. Cuando dicha cuenta arroje saldo deudor los gastos habrán sido superiores a los ingresos y, por lo tanto, la empresa habrá obtenido pérdidas. En el caso contrario la empresa habrá obtenido beneficio, siendo deudor el saldo de la cuenta.

Cuando una empresa obtiene beneficios tiene varias alternativas:

• Puede repartir los beneficios entre sus accionistas.
• Puede dejar el beneficio en la empresa a modo de reservas.

Una alternativa menos radical resultaría de la combinación de las dos an­teriores, es decir, distribuirá parte del beneficio y otra parte lo dejará en la empresa para aumentar la autofinanciación.

17.5 Aprobación y depósito de las cuentas

Los plazos de presentación y aprobación de las cuentas anuales son:

• Preparación y formulación: tres meses desde el cierre del ejercicio. Es decir, una vez finalizado el ejercicio económico se puede seguir traba­jando durante tres meses más para completar y concluir la información contable.
• Aprobación de cuentas anuales: seis meses. La aprobación de las cuentas anuales se lleva a cabo en Junta General de accionistas en los seis meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio. Hay que tener en cuenta que si se agota el plazo anterior sólo quedarán tres meses de plazo para la aprobación de la cuentas.
• Depósito en el Registro Mercantil: un mes. Una vez aprobadas en Junta General deben ser depositadas en el Registro Mercantil junto con el in­forme de auditoría, si la empresa tuviese obligación de ser auditada.

La presentación del impuesto de sociedades debe realizarse de 1 a 25 de julio, independientemente de cuándo se hayan aprobado y depositado las cuentas.

17.6 Diferencias más significativas entre las normas del PGC y las del IASB

Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) establecen que los esta­dos financieros deben constituir:

• Una representación estructurada de la situación financiera y de las tran­sacciones llevadas a cabo por la empresa.
• Una muestra de los resultados de la gestión que los administradores han hecho de los recursos que se les han confiado.

El objetivo planteado para dichos documentos es suministrar información útil para la adecuada toma de decisiones económicas, haciendo referencia a los siguientes elementos de la empresa: activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos, en los cuales se incluyen las pérdidas y ganancias, y flujos de efectivo.

En cualquier caso, de la lectura de las NIC, la idea de fondo que se sigue manteniendo es que “los estados financieros reflejarán fielmente la situación, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad”. Con este objetivo, el IASB considera que, para ofrecer una información contable completa, los estados financieros que se deben presentar son:

• Balance.
• Cuenta de resultados.
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo.
• Notas que supongan una aclaración a las políticas contables utilizadas y demás notas explicativas.

La elaboración de normas generalmente se refiere a la creación y establecimiento de reglas, pautas o estándares que deben seguirse en la realización de ciertas actividades o procesos:

1. Claridad y Precisión:

• Redacción Clara:
  • Las normas deben expresarse de manera clara y comprensible. Se debe evitar la ambigüedad y utilizar un lenguaje claro y preciso.
• Definiciones Exactas:
  • Incluir definiciones precisas de términos clave para evitar malentendidos y interpretaciones erróneas.

2. Formato Estándar:

• Estructura Consistente:
  • Establecer un formato estándar para la presentación de la información, facilitando la comprensión y la búsqueda de detalles.
• Encabezados y Subtítulos:
  • Utilizar encabezados y subtítulos para organizar la información y facilitar la navegación.

3. Cumplimiento Normativo:

• Normativas Legales y Regulatorias:
  • Asegurarse de que las normas cumplen con las leyes y regulaciones aplicables en el ámbito específico.
• Normas de la Industria:
  • Adoptar las mejores prácticas y estándares reconocidos dentro de la industria correspondiente.

4. Consistencia y Uniformidad:

• Uniformidad en la Terminología:
  • Utilizar términos y nomenclatura de manera coherente en todo el documento o proceso.
• Consistencia en el Estilo:
  • Mantener un estilo de redacción consistente y uniforme en todo el documento.

5. Revisión y Actualización:

• Proceso de Revisión:
  • Establecer un proceso regular de revisión para garantizar que las normas estén actualizadas y sean relevantes.
• Fecha de Vigencia:
  • Indicar claramente la fecha de vigencia de las normas y revisarlas según sea necesario.

6. Participación de Stakeholders:

• Consulta con Partes Interesadas:
  • Involucrar a las partes interesadas relevantes en la elaboración de las normas para asegurar su aplicabilidad y aceptación.

7. Documentación Completa:

• Instrucciones Detalladas:
  • Proporcionar instrucciones detalladas y específicas para cada paso o requisito.
• Ejemplos y Casos Prácticos:
  • Incluir ejemplos prácticos o casos de uso para mejorar la comprensión y aplicación de las normas.

8. Seguimiento y Evaluación:

• Establecimiento de Indicadores:
  • Definir indicadores clave de desempeño (KPIs) para evaluar la efectividad y aplicación de las normas.
• Proceso de Evaluación:
  • Implementar un proceso de evaluación regular para medir el cumplimiento y la eficacia de las normas.

9. Comunicación Efectiva:

• Comunicación Transparente:
  • Mantener una comunicación abierta y transparente sobre las normas y cualquier cambio que pueda ocurrir.
• Canal de Comunicación:
  • Establecer un canal claro para recibir comentarios y preguntas relacionadas con las normas.