1.6.8. Inventario/Recuento y ajuste de inventario
En este escenario, se incluye el proceso periódico para efectuar los ajustes necesarios del stock en almacén después de un recuento de inventario.
El proceso empieza con la generación de las listas de recuento de inventario. Asimismo, se pueden bloquear materiales para la contabilización durante el inventario. Una vez impresas las listas de inventario, se realiza el recuento de inventario real para los materiales especificados.
A continuación, el recuento se introduce en el sistema y se revisa cualquier discrepancia con las cantidades del sistema. Se puede volver a efectuar el recuento de inventario hasta que se acepten los recuentos finales y se registren las diferencias de inventario.
1.6.9. Subcontratación
El proceso de subcontratación MM conlleva el envío de materias primas a un proveedor para procesos de fabricación específicos, así como la recepción del material acabado de valor añadido en el inventario.
Una solicitud de pedido de subcontratación se genera mediante el proceso de planificación de necesidades o manualmente mediante un solicitante. Un encargado de compras validará la precisión de la solicitud de pedido y la convertirá en un pedido. El pedido de compras está sujeto a autorización según unos parámetros predefinidos antes de ser emitido a un proveedor.
El consumo de los componentes enviados se registra al recibir el material terminado de valor añadido. El proveedor envía la factura por los servicios proporcionados que se abona durante el ciclo de pago normal.
Un cliente solicita mercancías del proveedor especificado (3000XX) como subcontratista en un plan de producción específico como proceso de fabricación contra stock o basado en un Escenario de planificación de necesidades (Escenario MRP).
Al entregar las mercancías, el escenario se centra en las siguientes actividades:
– Creación del pedido según una solicitud de pedido programada creada durante la última ejecución de planificación de necesidades.
– Opcional: creación del pedido manualmente.
– Autorización del pedido (si es necesario).
– Creación de un documento de entregas de salida.
– Contabilización de la salida de mercancías para la entrega y el envío al subcontratista.
Al recibir las mercancías, el escenario se centra en las actividades siguientes:
– Entrada de mercancías basada en el pedido entregado al subcontratista.
– Contabilización de reservas de componentes y consumo de cantidades de componentes como provisión de material.
– Recepción de factura por partida individual.
– Verificación de la factura y validación de los gastos fiscales.
– Tratamiento del pago efectuado.
El inventario/recuento y ajuste de inventario son procesos críticos en la gestión de inventarios que permiten mantener un control preciso sobre la cantidad de productos o materiales disponibles en una empresa:
- Inventario/Recuento:
- Planificación del recuento: Antes de llevar a cabo el recuento físico del inventario, es importante planificar adecuadamente el proceso. Esto puede incluir la asignación de personal, la selección de herramientas de recuento (como escáneres de códigos de barras o sistemas de inventario automatizados) y la programación del recuento para minimizar interrupciones en las operaciones regulares.
- Recuento físico: Durante el recuento físico del inventario, el personal de la empresa verifica y registra la cantidad de cada artículo presente en el almacén o en las ubicaciones de almacenamiento designadas. Esto implica contar físicamente los productos y comparar los resultados con los registros del sistema de inventario.
- Registro de discrepancias: Si se encuentran discrepancias entre los conteos físicos y los registros del sistema, se registran y documentan cuidadosamente. Esto puede incluir diferencias causadas por errores de conteo, pérdidas, robos o daños en el inventario.
- Ajuste de inventario:
- Análisis de discrepancias: Una vez completado el recuento físico, se analizan las discrepancias identificadas entre los conteos físicos y los registros del sistema. Se investigan las causas subyacentes de estas discrepancias para determinar las acciones correctivas necesarias.
- Ajuste de registros: Con base en el análisis de las discrepancias, se realizan ajustes en los registros del sistema de inventario para reflejar con precisión la cantidad real de productos o materiales disponibles. Esto puede implicar la actualización de las cantidades en el sistema y la corrección de cualquier error o discrepancia identificada.
- Revisión y aprobación: Los ajustes de inventario suelen requerir revisión y aprobación por parte de supervisores o gerentes responsables. Esto garantiza que los ajustes se realicen de manera adecuada y que se cumplan los procedimientos y políticas establecidos.
- Comunicación con otras áreas: Es importante comunicar cualquier ajuste significativo de inventario a otras áreas funcionales de la empresa que puedan verse afectadas, como compras, ventas o contabilidad. Esto garantiza una coordinación efectiva y una visión precisa del inventario en toda la organización.