La operación de compras puede empezar con una petición de oferta mediante la cual un empleado de una organización de compras solicita una oferta para el suministro de materiales por parte de un proveedor. El proceso de petición de oferta incluye las comparaciones de oferta para seleccionar la mejor fuente. El comprador evalúa las respuestas del proveedor y determina la mejor fuente de aprovisionamiento. El coste de material acordado se registra en el maestro de materiales y forma parte de la valoración de material basada en un coste estándar liberado. Para trabajar con ofertas, ejecute la Oferta de modelo del proceso
La información específica de material, incluida la determinación de precios del proveedor y el ciclo de fabricación de la oferta, se capturan en los registros de datos maestros de SAP, principalmente en los registros de información, y se pueden vincular a peticiones de operaciones y pedidos a través de una función de búsqueda de SAP llamada libro de pedidos.
Los registros de información y los libros de pedidos pueden tener uno o más proveedores asociados con el material. Sin embargo, se puede designar a un proveedor como la fuente principal del material.
Una solicitud de pedido se genera mediante el proceso de planificación de necesidades o manualmente mediante un solicitante. El comprador valida la precisión de la solicitud de pedido y la convierte en un pedido. El pedido está sujeto a autorización según un importe predefinido antes de ser emitido para un proveedor.
Las mercancías se envían desde el proveedor y se reciben en el pedido con la referencia del documento del proveedor. El inventario se recibe en una ubicación según unos parámetros fijos propuestos desde el maestro de materiales que se pueden modificar en el momento de la obtención de datos de material, es decir, la creación del pedido o la entrada de mercancías.
La factura se recibe del proveedor. Se introducen las facturas con referencia a un pedido y artículo, con una correspondencia triple del valor del pedido, el valor de la entrada de mercancías y el valor de la factura. Si hay variaciones entre la factura y el valor del pedido, la factura se bloquea y se remite al comprador para su autorización. Las verificaciones a los proveedores se generan según la condición neta reflejada en la factura, derivada del maestro de proveedores. Las desviaciones debidas a diferencias respecto al precio estándar se recogen en el centro de coste de compras y se asignan al nivel de línea de productos basado en un porcentaje predefinido determinado por el negocio.
El aprovisionamiento sin gestión de calidad puede llevar a una serie de riesgos y desafíos para una empresa:
- Recepción de productos defectuosos: Sin un proceso de gestión de calidad adecuado, es más probable que la empresa reciba productos o materiales que no cumplen con los estándares de calidad requeridos. Esto puede resultar en costos adicionales asociados con devoluciones, reemplazos o reparaciones.
- Impacto en la satisfacción del cliente: La entrega de productos defectuosos a los clientes puede tener un impacto negativo en la satisfacción del cliente y en la reputación de la empresa. Los clientes insatisfechos pueden dejar de hacer negocios con la empresa y compartir sus experiencias negativas con otros, lo que puede afectar la imagen de la marca.
- Riesgo de reclamaciones y litigios: La falta de gestión de calidad puede aumentar el riesgo de reclamaciones de clientes y disputas legales. Las empresas pueden enfrentar demandas por daños y perjuicios, pérdida de ingresos o costos legales asociados con la resolución de reclamaciones y litigios.
- Impacto en la eficiencia operativa: La presencia de productos defectuosos puede afectar la eficiencia operativa de la empresa al requerir tiempo y recursos adicionales para gestionar devoluciones, reparaciones o reemplazos. Esto puede afectar la productividad y aumentar los costos operativos.
- Pérdida de ingresos y oportunidades de negocio: La entrega de productos defectuosos puede resultar en pérdida de ingresos debido a devoluciones, reembolsos o pérdida de clientes. Además, puede llevar a la pérdida de oportunidades de negocio futuras, ya que los clientes pueden optar por buscar proveedores más confiables.