Este escenario describe toda la secuencia de procesos relativa a un proceso de ventas estándar (venta contra almacén) con un cliente. El proceso empresarial abarca todas las etapas, desde la creación de un pedido hasta la compensación de la cuenta de deudor tras recibir el pago.
El proceso se inicia con la creación de un pedido de cliente estándar. Según el cliente y el material, puede haber varios eventos especiales durante la entrada de pedidos, como la determinación del precio del material/cliente, inserción de descuentos aplicables, verificación de la disponibilidad de los materiales y verificación del historial de crédito del deudor.
Se verifica si se cuenta con suficiente material en el almacén correspondiente. En caso contrario, se lleva a cabo un movimiento de stock. A continuación, se generan los documentos de picking para los almacenistas para la puesta a disposición del producto para su envío al cliente.
Una vez efectuado el picking, la cantidad efectivamente enviada debe registrarse en el sistema para asegurarse de que no haya diferencias entre el pedido de cliente y el documento de entrega. En caso de que hubiera diferencias reales, esto también se puede documentar para garantizar contabilizaciones correctas.
Tras la realización del picking, el almacenista deberá liberar sistemáticamente el stock. Esta liberación de stock es el registro real de la cantidad que se ha enviado al cliente. Estos resultados en el registro del precio de coste de las mercancías vendidas se registran en la contabilidad financiera.
Una vez liberado el stock, la entrega se puede facturar y los ingresos junto con el precio de coste de las mercancías vendidas se registran en la contabilidad interna. Esta etapa supone el fin de la operación contable en Comercial.
La gestión de pedidos de cliente con venta contra almacén es un proceso en el que una empresa acepta pedidos de clientes para productos que actualmente están en stock en su almacén. En lugar de esperar a recibir un pedido para luego adquirir los productos, la empresa puede completar la venta directamente desde su inventario existente:
- Recepción del pedido:
- Pedido del cliente: Un cliente realiza un pedido de productos que actualmente están disponibles en el inventario de la empresa. Esto puede ocurrir a través de diversos canales, como tiendas físicas, tiendas en línea, pedidos por teléfono o correo electrónico.
- Confirmación del pedido: La empresa confirma la recepción del pedido y verifica la disponibilidad de los productos solicitados en su almacén. Si los productos están disponibles, se procede a confirmar el pedido y preparar la entrega.
- Preparación del pedido:
- Recogida de productos: Los productos solicitados se recogen del almacén por parte del personal encargado de la preparación de pedidos. Se verifica que los productos sean los correctos y que estén en buenas condiciones antes de proceder con el pedido.
- Embalaje: Los productos se embalan adecuadamente para su envío, asegurándose de protegerlos durante el transporte y de cumplir con los estándares de embalaje de la empresa y los requisitos del cliente.
- Entrega al cliente:
- Envío del pedido: Una vez que los productos están preparados y embalados, se envían al cliente según los términos acordados, ya sea mediante un servicio de entrega de la empresa o mediante un transportista externo.
- Confirmación de entrega: La empresa proporciona al cliente detalles sobre el envío, como el número de seguimiento y la fecha estimada de entrega. Se solicita al cliente que confirme la recepción de los productos una vez que los haya recibido.
- Registro y facturación:
- Registro del pedido: Se registra el pedido y la entrega en el sistema de gestión de pedidos de la empresa. Esto incluye detalles como los productos vendidos, la cantidad, el precio y la información del cliente.
- Facturación: Se emite una factura al cliente por el monto total del pedido, incluyendo los productos vendidos, los impuestos aplicables y los cargos de envío, si corresponde. La factura se envía al cliente junto con los productos o por separado, según la política de la empresa.
- Seguimiento y servicio al cliente:
- Seguimiento postventa: La empresa realiza un seguimiento con el cliente después de la entrega para asegurarse de que esté satisfecho con los productos recibidos y para resolver cualquier problema o pregunta que pueda surgir.
- Servicio al cliente: La empresa proporciona atención al cliente adicional según sea necesario, como procesar devoluciones o cambios, responder a consultas sobre productos o brindar asistencia técnica.