1.5.12. Gestión de pedidos de cliente con anticipo de deudor
A menudo, en las empresas, especialmente en un entorno de fabricación contra pedido, es posible que se solicite a los clientes que paguen parte del importe por adelantado antes de la entrega de la mercancía. Este proceso sirve para crear solicitudes de anticipo para registrar el recibo del anticipo, crear la factura final después de la deducción del anticipo recibido y un recibo del importe final de la factura.
El proceso utiliza la funcionalidad de plan de facturación. El proceso integrado se puede actualizar entre las transacciones de ventas y contables, con el fin de conseguir un flujo de documentos adecuado.
1.5.13. Ventas: operaciones de cierre del período
Este escenario describe la recopilación de actividades periódicas en Comercial, como las actividades del final del día o los requisitos legales, por ejemplo, los informes Intrastat y Extrastat.
1.5.14. Tratamiento de abonos
El tratamiento de abonos sirve para aplicar un abono a una cuenta de deudor una vez que se determina que a un cliente se le ha cobrado de más como resultado de un error en la determinación del precio o en el tipo impositivo de ventas. En ese caso, se crea una solicitud de corrección de factura con el importe a abonar y se coloca un bloqueo de factura para su revisión. A continuación, debe liberarse para que sea relevante para facturación y para que aparezca en el pool de facturación. El proceso de facturación periódica crea una nota de abono que se envía al cliente y se contabiliza el documento contable correspondiente.
La gestión de pedidos de cliente con anticipo de deudor es un proceso en el que una empresa recibe un pago parcial o completo de un cliente antes de la entrega de productos o servicios. Este anticipo se registra como un anticipo de deudor en los libros contables de la empresa y se utiliza para garantizar la entrega o prestación de los bienes o servicios solicitados:
- Solicitud de pedido y pago anticipado:
- Pedido del cliente: El proceso comienza cuando un cliente realiza un pedido de productos o servicios a la empresa. En algunos casos, el cliente puede optar por realizar un pago anticipado como parte de la confirmación del pedido.
- Pago anticipado: El cliente realiza el pago anticipado de una parte o la totalidad del monto total del pedido. Este pago se realiza antes de la entrega de los productos o la prestación de los servicios y se registra como un anticipo de deudor en los libros contables de la empresa.
- Registro contable y seguimiento:
- Registro del anticipo: El pago anticipado recibido se registra en el sistema contable de la empresa como un anticipo de deudor. Se crea un registro para el cliente que refleja el monto del anticipo y el saldo pendiente.
- Seguimiento del anticipo: La empresa lleva un seguimiento del anticipo recibido y el saldo pendiente en relación con el pedido del cliente. Esto ayuda a garantizar que se cumplan los términos del pedido y que se realice la entrega o prestación de los productos o servicios de manera oportuna.
- Entrega de productos o servicios:
- Cumplimiento del pedido: Una vez que se reciben los productos o se prestan los servicios según lo acordado, la empresa procede a la entrega al cliente.
- Facturación final: Después de la entrega, se emite una factura final al cliente por el monto total del pedido, menos el anticipo de deudor recibido. La factura refleja cualquier ajuste necesario en función de la cantidad real de productos entregados o los servicios prestados.
- Ajustes y reconciliación:
- Reconciliación del anticipo: Se reconcilia el pago anticipado recibido con el saldo pendiente en el sistema contable. Si hay algún ajuste necesario, se realiza para reflejar con precisión la cantidad recibida y el saldo pendiente.
- Ajustes adicionales: En algunos casos, puede ser necesario realizar ajustes adicionales en función de cualquier discrepancia entre el pedido original y la entrega real. Esto puede incluir la devolución de parte del anticipo si hay productos faltantes o la emisión de una factura adicional si hay costos adicionales incurridos.
- Seguimiento de pagos y cierre:
- Seguimiento de pagos: La empresa realiza un seguimiento de los pagos restantes del cliente en relación con el saldo pendiente. Se emiten recordatorios de pago según sea necesario para garantizar que se reciba el pago completo.
- Cierre del pedido: Una vez que se recibe el pago completo del cliente y se reconcilia con el saldo pendiente, se cierra el pedido en el sistema contable y se considera completado.