DAR FORMATO A UNA HOJA DE CÁLCULO
Las diferentes opciones de formato permiten hacer las hojas de cálculo más atractivas y fáciles de leer. Se puede asignar formato a las celdas de una hoja de cálculo antes o después de introducir los datos. Además, se puede dar
formato a celdas en varias hojas de cálculo simultáneamente, si se seleccionan previamente.
Los formatos de una celda son características independientes a los datos contenidos en ella, es decir, se pueden copiar, modificar o eliminar formatos de celda independientemente de los datos que haya en las celdas.
Cambiar el ancho de columnas
En una hoja de cálculo nueva, las columnas tienen un ancho estándar. Se puede cambiar el ancho estándar para ajustar todas las columnas, o bien ajustar alguna en concreto.
Para hacer esto existen varias alternativas:
Se puede ajustar el ancho de una columna arrastrando el borde derecho del encabezado de la columna. El puntero del ratón cambiará apareciendo unas flechas, de la siguiente manera:
Se pulsa doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna, con lo que el ancho se modificará para acomodarse a la entrada más larga que exista en dicha columna.
Activar la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”:
Se desplegará el siguiente menú, del cual detallamos lo referido al tamaño de columna:
En donde:
1. Permite ajustar en ancho de la columna, muestra el siguiente cuadro de diálogo:
2. Ajusta el ancho de la columna según el contenido de la celda seleccionada, si se selecciona más de una celda el ancho se ajustará según la celda cuyos datos sean más largos.
3. Permite establecer el ancho de las columnas para toda la hoja, muestra el siguiente cuadro de diálogo:
Para ajustar el ancho de varias columnas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las columnas y ajustar entonces el ancho de cualquiera de ellas.
Modificar la altura de las filas
Aunque las filas se ajustan automáticamente pulsando intro, también es posible modificar el alto de las filas manualmente. Para lo cual se puede optar entre:
Se puede ajustar el alto de una fila arrastrando el borde inferior del encabezado de la fila, de la misma manera que al ancho de la columna.
Se pulsa doble clic sobre el borde inferior del encabezado de la fila, con lo que la altura se modificará para acomodar la entrada más alta que haya en la fila.
Activar la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”:
Se desplegará el siguiente menú, del cual detallamos lo referido al tamaño
de fila:
En donde:
1. Permite ajustar en alto de la fila, muestra el siguiente cuadro de diálogo:
2. Ajusta el alto de la fila según el contenido de la celda seleccionada.
Para ajustar la altura de varias filas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las filas y ajustar entonces la altura de cualquiera de ellas.
Alinear los datos en una hoja de cálculo
Para alinear el contenido de las celdas de la hoja de cálculo, la manera más sencilla es a través de la barra de herramientas “Alineación” que se encuentra dentro de la etiqueta “Inicio”.
Seleccionamos las celdas que deseemos modificar y se pulsa en alguno de
los botones de este grupo de herramientas.
En donde:
1. Alineación vertical de los datos.
2. Alineación horizontal de los datos.
3. Aumentan o disminuyen el margen izquierdo de los datos.
4. Cambia la orientación de los datos, desplegandose el siguiente menú:
5. Si los datos no caben en el espacio de la celda el texto se mostrará en varias líneas.
6. Si hacemos clic sobre este botón las celdas seleccionadas se combinan y su contenido es centrado. Si hacemos clic sobre la flecha de este botón se despliega el siguiente menú con diversas opciones de combinación de celdas:
7. Muestra la ficha Alineación en el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Dar formato al texto
Para cambiar el aspecto de los datos contenidos en una celda, Excel dispone de múltiples opciones de formato, que se pueden establecer por medio de diferentes procedimientos:
1. Seleccionamos las celdas que se van a modificar.
2. Activamos la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”
3. Nos aparece el siguiente menú, en el cual hacemos clic en Formato de celdas…
4. Apareciéndonos el siguiente cuadro de diálogo.
5. Hacemos clic en la pestaña fuentes.
En donde:
1. Se selecciona el tipo de fuente.
2. Se escoge el estilo de la fuente (negrita, cursiva, etc.)
3. Se indica el tamaño de fuente.
4. Se escoge el tipo de subrayado.
5. Efectos. Diferentes formas de ver un texto.
6. Color. Aplica color al texto.
Una manera más fácil de cambiar la apariencia de los datos es a través de la barra de herramientas “Fuente” que se encuentra dentro de la etiqueta “Inicio”.
En donde:
1. Permite seleccionar el tipo de fuente.
2. Ajusta el tamaño de fuente.
3. Selecciona texto en negrita, cursiva o subrayado.
4. Aumenta o disminuye el tamaño de fuente en valores fijos de 2 en 2.
5. Permite cambiar el color de relleno de la celda por medio del
siguiente menú:
6. Permite cambiar el color de fuente por medio del siguiente menú:
7. Permite colocar diferentes estilos de bordes a la celda. Despliega el siguiente menú:
8. Abre el cuadro de diálogo “Formato de celdas” explicado anteriormente.
Añadir bordes, diseños y colores
Como hemos visto lo más práctico es utilizar el grupo de herramientas “Fuente” para realizar este tipo de tareas, pero también es posible utilizar el cuadro de diálogo “Formato de celdas”. Para ello hacemos clic en:
Y a continuación activamos la ficha “Bordes”
En donde:
1. Se selecciona el borde que se desea aplicar.
2. Estilo de la línea.
3. Se selecciona el color.
Para establecer el color de relleno de la celda activamos la ficha “relleno”
En donde:
1. Paleta de colores de donde se puede seleccionar el color deseado.
2. Abre el siguiente cuadro de diálogo con el que se puede aplicar efectos de degradados y transparencias.
3. Permite establecer un color utilizando las siguientes paletas:
4. Define el color de la trama.
5. Define el tipo de trama. Trabaja en conjunto con la opción (4). Al definir estos valores se pueden obtener efectos como el mostrado a continuación:
Aplicar formatos a los datos
En Excel es fácil cambiar el tipo de moneda, la cantidad de decimales o el estilo de puntuación utilizado para decimales y separador de miles, etc. Esto es debido a que existe un formato para cada uno de ellos y como dijimos el formato es independiente a los datos.
Para cambiar el formato a los números, es decir, la manera en que aparecen en pantalla seguiremos los siguientes pasos:
1. Se selecciona una celda o grupo de celdas.
2. Se activa la etiqueta “Inicio” y en el grupo de herramientas “Número” se selecciona la opción correspondiente:
En donde:
1. Tipo de dato. Despliega el siguiente menú de opciones:
2. Estilo moneda. Establece el símbolo de moneda, muestra el siguiente menú:
3. Muestra el valor como porcentaje.
4. Coloca el separador de miles.
5. Incrementa o Disminuye decimales.
6. Despliega el cuadro de diálogo “formato de celda” en la etiqueta “Número”
Esta ventana nos permite aplicar el formato de salida a los distintos tipos de datos: números, fechas, horas, moneda, etc.
Copiar formatos rápidamente
Para copiar el formato de una celda o grupo de celdas a otras celdas, se puede utilizar la opción “Copiar formato”:
Se selecciona la(s) celda(s) con el formato que se quiere copiar.
Se pulsa el botón “Copiar formato”.
El puntero del ratón adopta la forma de una brocha. Y por último se pulsa clic y se selecciona la(s) celdas(s) a las que se aplicará el formato.