Proceso de Planificación
– Clasificación de los planes : La planificación se dirige a reducir la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones, estableciendo una serie de actuaciones dirigidas a la consecuencia de los objetivos, todos los planes que se proponen en la empresa tienen esta característica, pero pueden realizar sus funciones en distintos ámbitos.
Así se puede establecer la siguiente clasificación:
– Dependiendo del horizonte temporal. Planes a largo y corto plazo.
– Dependiendo de cuál sea la amplitud, y la importancia de los planes. Diferenciando entre:
– políticos : planes que se originan en los niveles altos de la organización y constituyen declaraciones que guían a los subordinados a la hora de adoptar decisiones. P.ej: “política de calidad”
– procedimientos: son planes que establecen las normas a seguir para realizar una determinada actividad. Ahora y en el futuro.
– métodos: son planes para aplicarse dentro de actividades específicas, y que sirven de guía a los resultados de cada individuo. P.ej: “método de cómo realizar una tarea: tiempo que se tarda en hacerla.”
– Dependiendo de las funciones donde se realiza la planificación,
– Dependiendo de los grados de flexibilidad de los planes
– planes rígidos: aquellos que suponen que el futuro será suficientemente cierto o estable, y por tanto se pueden alcanzar los objetivos propuestos con las acciones definidas desde el presente.
– planes flexibles: aquellos en los que se considera la posibilidad de que aparezcan acontecimientos que lleven a una alteración de los planteamientos iniciales, considerando por tanto diferentes alternativas en el caso de que suceda algo imprevisto.
– Planificación estratégica y táctica
La planificación estratégica constituye el primer paso para concretar la estrategia a seguir por la empresa, es una planificación a largo plazo, y se basa en planes que van a marcar las directrices a seguir por la empresa. Serán planes poco detallados y que permitan gran flexibilidad.
La planificación estratégica se realizará por la alta dirección de la empresa, y afecta a toda la organización. Para poder realizar esa planificación estratégica se va a necesitar gran cantidad de información interna y externa de la empresa.
La planificación táctica se desarrollará por los mandos intermedios, y es un medio para desarrollar las estrategias , para definir planes específicos con los que alcanzar las metas o fines propuestos.
– Proceso de planificación
Primero se definen cuáles son los objetivos o metas de la empresa, y se van a plantear diferentes alternativas o estrategias para conseguir esos fines. Se tendrán que llevar a cabo previsiones por parte de la empresa , con la información interna y externa.
Después se tendrá que decidir cuál es la alternativa o estrategia que se va a llevar a cabo. Esta decisión será recogida por el plan a largo plazo de la empresa.
Se tendrá que desarrollar la estrategia que se llevará a cabo, produciéndose una especificación de los objetivos a conseguir; se definirán también las actuaciones o diferentes alternativas para conseguir los sub-objetivos. Normalmente se trata de un proceso de decisión.
Se realizará un plan en el que se recogerán las actuaciones a llevar a cabo.
Una vez definidas las actuaciones a llevar a cabo por la empresa se tendrá que evaluar cuales son los recursos necesarios , es la fase de Programación.. Intentar optimizar el desarrollo de esas actuaciones para conseguir de forma eficiente los objetivos planteados.
Por último se tendrá que realizar la Presupuestación, es decir adaptar esas actuaciones a la situación económica de la empresa.
Ahora ya podemos llevar a cabo esas actuaciones : Acciones. Aquí ha finalizado ya el proceso de planificación, y comenzará el proceso de control.
-Las PREVISIONES son la evaluación futura de aquellas variables que afectan directamente a la empresa. Este proceso de previsión será más complejo en cuanto que esas variables no son controlables por la empresa.
El proceso de previsión es un proceso de aproximación que de esa forma reduzca la incertidumbre para tomar decisiones.
Existen también limitaciones en el proceso de planificación. Toda empresa quisiera realizar una planificación lo más exacta posible. Esto se ve limitado por una serie de circunstancias como pueden ser:
– definir con precisión los objetivos
– por las condiciones externas de la empresa.
El éxito de las actuaciones va a depender de la estabilidad de esas variables externas (como son la política económica, los cambios en los gustos de los consumidores).
El control
– Concepto
El proceso de control comienza cuando finaliza el proceso de Dirección. El proceso de control significa controlar una actuación (acción), tiene distintos significados.
– Ese control significa comprobar o verificar los resultados obtenidos con las actuaciones. Es como un proceso de refracción (feed-back) ya que intenta encauzar a la empresa hacia lo que se había preestablecido.
– También el control tiene el significado de comparación con una norma o un Standard, es decir con la medida que se haya establecido en los objetivos.
Todos estos significados definen el proceso de control de la empresa. El proceso de control se explica con todos y cada uno de ellos.
Podemos decir que el proceso de control es un proceso de comprobación, observación y medida en el que se establece un proceso de comprobación entre los resultados obtenidos y unos valores previstos de los objetivos establecidos (Standard o normas). Se analiza la existencia de desviaciones que sirven como información para tomar decisiones sobre las acciones a desarrollar para alcanzar los objetivos establecidos.
Por otra parte decimos que es un proceso con capacidad de mantener un sistema estable y asegurar la eficacia de las decisiones que se han tomado
– Proceso de control
Podemos clasificar ese proceso de control, bien siguiendo el criterio del momento en el que se desarrolla el control, y de esa forma podemos diferenciar entre:
-control previo: se dirige a evitar o prevenir que ocurran sucesos no deseados, y para ello se realiza un control antes de desarrollar o de ejecutar la acción.(P.ej. previsión de los materiales que se va a necesitar).
– control a posteriori: se encarga de comprobar las actuaciones , y analizar los resultados cuando son diferentes a los deseados.
– control actual ( o permanente): se dirige a ajustar el resultado con el objetivo de forma que se mantenga la estabilidad dentro del sistema.
Otra clasificación que se puede establecer, puede ser según la finalidad del control, así tendríamos:
– control de exactitud: persigue que las variables controladas cumplan con las normas preestablecidas, y la comprobación se realiza de forma individualizada para cada una de las variables. Este control se conoce también como control interno ( P.ej. control de inventario, de calidad, de tesorería).
– control de eficiencia: se realiza de forma más general o global, y se encarga de medir la rentabilidad y productividad de los procesos económicos de la empresa. Como una forma de orientar esos procesos hacia conseguir la eficacia de la empresa.
Las etapas que se pueden distinguir en el proceso de control van a ser:
1) definición de las variables Standard o normas, como una medida de los objetivos que se quieren alcanzar.
2) obtener los datos sobre los resultados de las actuaciones que se han desarrollado.
3) realizar una comparación de los resultados con los valores de las variables que se han definido en el primer apartado.
4) Se realizarán las acciones correctivas de acuerdo a la evaluación realizada en 3).
– Definición de variables: esas medidas se establecen en base a estadísticas que reflejan situaciones pasadas similares, o a la experiencia subjetiva por parte de los directivos de la empresa.
– Obtención de datos, resultados: la medida de los resultados se ha de obtener en unidades de medida correctas que permitan ser comparadas con los Standard o normas que se han establecido. Las medidas de esos resultados debe dirigirse a la persona oportuna ( la 3) está aquí incluida).
– Acciones correctivas: esas medidas deben ser llevadas a cabo, determinadas por la persona adecuada, es decir por aquella que tenga autoridad sobre el asunto o tarea correspondiente.
De forma general se puede decir que el control nunca va a ser total, ya que siempre van a existir desviaciones con respecto a los objetivos. Raramente se llega a la exactitud.
Las diferentes técnicas que se emplean en el control de las actividades reciben el nombre de control económico o control de gestión; éstas técnicas pueden clasificarse en lo que se conoce como control presupuestario, y control no presupuestario.
– control presupuestario: se basa y se apoya en la elaboración y ejecución de unos presupuestos, los cuales pueden servir como elemento de comparación y por tanto como una técnica de control.
– control no presupuestario: pueden ser por ejemplo la observación personal que es la técnica más común, y se realiza por el superior sobre el subordinado. Otra puede ser las auditorias que tienden a asesorar respecto al funcionamiento de la empresa; otras pueden ser el análisis del punto muerto. Otras pueden ser el análisis de tiempos mediante grafos.
Todas estas técnicas nos van a proporcionar distinta información que se tendrá que ordenar y analizar para que ese sistema de control cumpla con su finalidad que es la de apoyar a la dirección en el proceso de toma de decisiones.