MACROS
Vamos a estudiar qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Vamos a tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación.
Introducción
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características
similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.
Crear una macro automáticamente
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la ficha Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro…
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros… – Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas – Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro…, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado (1): mediante la combinación de las tecla CTRL + «una tecla del teclado». El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en (2): podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripción (3): podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .
Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros…, que se encuentra en el menú Macros de la ficha Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las
macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar.
Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar (1): Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
Paso a paso (2): Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.
Modificar (3): Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
Eliminar (4): Borra la macro.
Opciones (5): Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción
de la macro.
Crear una macro manualmente
Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel.
Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo accedemos al menú Insertar → Módulo.
A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú
Insertar → Procedimiento…
Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre.
También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad.
Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como
Público podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro.
Guardar archivos con Macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.
Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Dale un nombre y el archivo se almacenará.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.
Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón Opciones para activarlas.
Aparecerá este cuadro de diálogo:
Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.