SEGURIDAD
Seguridad
Excel proporciona varios niveles de protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de sus libros y modificarlos.
De todas formas, Microsoft recomienda no utilizar estos mecanismos como único medio de protección, ya que Excel no cifra los datos ocultos o bloqueados en un libro. Si los usuarios disponen de suficiente tiempo y conocimientos pueden obtener y modificar todos los datos de un libro, mientras tengan acceso a los mismos.
Existen dos niveles básicos de protección, a nivel de hoja y a nivel de libro.
Todo lo referido a la seguridad se encuentra disponible en la ficha “Revisar” de la barra de herramientas, dentro del grupo denominado “Cambios”:
Con estas herramientas uno puede proteger la hoja del libro o el libro completo.
Protección de hojas de cálculo
Puede proteger los elementos de una hoja de cálculo, como celdas con fórmulas, para impedir el acceso a todos los usuarios, o conceder acceso a usuarios individuales a los rangos que especifique.
Protección a nivel de libro
Puede aplicar protección a los elementos de un libro y puede proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar.
De manera predeterminada, las celdas de una hoja de cálculo están bloqueadas. Esto es visible desde el cuadro de diálogo “Formato de Celda” en la ficha “Proteger”.
Al proteger una hoja o un libro dicha protección se aplicará sobre las celdas cuyo estado sea “Bloqueada”. Por lo tanto si antes de proteger su libro desbloquea ciertas celdas las mismas podrán ser modificadas por los usuarios, no
así las que permanecieron bloqueadas.
Por lo tanto antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear ciertos rangos de celdas en los cuales los usuarios puedan realizar cargas de datos. Este procedimiento lo puede realizar de dos maneras:
Desbloquear celdas para todos los usuarios
Para desbloquear un rango de celdas para todos los usuarios, puede utilizar la ficha “Proteger” del cuadro de diálogo “Formato de celda”.
Seleccione el rango de celdas, luego, dentro del área seleccionada haga clic secundario y en el menú contextual seleccione “Formato de celda”:
Por último haga clic en la ficha “Proteger” del cuadro de diálogo. Desactive la casilla de verificación “Bloqueada”.
Desbloquear celdas sólo para algunos usuarios
Para desbloquear celdas sólo para algunos usuarios, puede utilizar el cuadro de diálogo “Permitir que los usuarios modifiquen rangos”.
Abra la etiqueta “Revisar” luego haga clic en “Permitir que los usuarios modifiquen rangos”.
Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:
Mediante este cuadro de diálogo se pueden indicar los rangos para los cuales se brindará acceso, también se puede establecer una contraseña única para cada uno de los rangos.
Esto permite tener diferentes grupos de usuarios con acceso a ciertos rangos de acuerdo a la contraseña que ellos conozcan.
Para agregar rangos haga clic en “Nuevo”. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:
En donde:
1. Es un nombre con el cual se identifica dicho rango.
2. Es el rango de celdas a proteger.
3. Es la contraseña para dicho rango.
4. Permite otorgar permisos en base al nombre de usuario de inicio de sesión de Windows. Debe utilizar Windows 2000 o posterior. O pertenecer a un dominio de Windows.
En la siguiente figura se muestra un rango denominado “Rango1”:
Al oprimir aceptar se pedirá que se confirme la contraseña, se debe volver a ingresar:
Luego se vuelve a mostrar el primer cuadro de diálogo, esta vez con el nuevo rango que acabamos de definir:
Los rangos se pueden eliminar o modificar según sea el caso.
NOTA: Estos permisos no tendrán efecto alguno si se aplican sobre un rango de celdas cuyo estado sea “Desbloqueadas”, ya que éstas tienen permisos para todos los usuarios.
Activar la protección
Una vez definidas las contraseñas o los permisos para los diferentes rangos, se debe activar la protección para hacer cumplir estas restricciones.
Para activar la protección abra la ficha “Revisar”, luego haga clic en “Proteger hoja”. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:
En donde:
1. Es la contraseña que protegerá nuestra hoja.
2. Son las limitaciones que se aplicarán a la hoja.
Se debe confirmar la contraseña como de costumbre.
Una vez activada la protección de la hoja cuando un usuario intente realizar modificaciones a los rangos protegidos se le pedirá su contraseña para verificar si está o no habilitado para hacerlo.
Deshabilitar las protecciones
Para quitar las protecciones simplemente abra la etiqueta “Revisar” y haga clic en “Desproteger hoja”. Observe que este comando anteriormente figuraba como “Proteger hoja”.
Introduzca la contraseña de protección de la hoja y oprima “Aceptar”.
Una vez desprotegida la hoja podrá realizar modificaciones a los rangos protegidos como así también cambiar las contraseñas de los mismos.
NOTA: La protección a nivel de libro puede impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas.
También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. Estas protecciones se aplican a todo el libro.