EJERCICIO 31 DE EXCEL

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IMPRESIÓN

En este apartado veremos todo referido a la impresión de nuestras planillas, aprenderemos a definir áreas de impresión, a establecer encabezados y pie de página, a cambiar la orientación de la página, etc.
En esta versión de Excel la mayoría de los comandos referidos a la impresión se encuentran dentro de la ficha “Diseño de página”.


Temas
Al ahora de otorgarle un diseño decorativo a nuestras planillas de Excel la forma más rápida de lograrlo es utilizando el grupo herramienta “Temas”.


Los temas, como ya estamos acostumbrados en otras aplicaciones de Office, no es otra cosa que un conjunto de colores de fondo, colores de fuente, efectos de relleno, etc. agrupados bajo un nombre. Para seleccionar un tema
simplemente se hace clic en “Temas”, se presentará el siguiente panel:


Una vez aplicado un tema el usuario puede modificar los colores preestablecidos valiéndose de las opciones: colores (1), fuentes (2), efectos (3):


Configuración de página
De la barra herramientas diseño de página el grupo denominado “Configuración de página” debe ser el más importante a la hora de trabajar con impresiones en Excel.


Mediante este grupo de herramientas, si hacemos clic en (1), podemos acceder al clásico cuadro de diálogo que disponíamos en las versiones anteriores de Excel.


Como puede observar, la mayoría de las opciones de este cuadro de diálogo se encuentran ahora abreviadas y son accesibles de una manera más directa.
Establecer área de impresión
Cuando se desea imprimir sólo una parte de la hoja de cálculo, hay que establecer un área de impresión, es decir, el rango de celdas que queremos imprimir. Para ello:
1. Se seleccionan las celdas que se desean imprimir.
2. Activar la etiqueta “Diseño de página”, seleccionar Área de impresión y elegir Establecer área de impresión.


3. En este momento queda establecida el área de impresión. El rango definido aparecerá rodeado por una línea discontinua. Además se creará un nombre, que si lo elegimos en la lista de nombres, seleccionaremos el área de impresión.


Si no se especifica el área de impresión se imprimen todos los datos del libro de trabajo.
Para anular o quitar un área de impresión, debe activar la etiqueta “Diseño de página”, seleccionar “Área de impresión” y elegir “Borrar área de impresión”.
Establecer los márgenes
Para modificar los márgenes:
1. Hacemos clic en “Márgenes”. Aparece el siguiente menú:


Como puede ver se dispone de márgenes preestablecidos (1). En el caso que estos márgenes preestablecidos no se ajusten a nuestros requerimientos podemos definirlos manualmente haciendo clic en “márgenes personalizados” (2).
Al hacer clic en esta opción se despliega el siguiente cuadro de diálogo:


En donde:
1. Se establecen los márgenes (superior, inferior, etc.,).
2. Permite indicar si queremos centrar el contenido de la página horizontal y/o verticalmente.
Orientación
Esta opción no requiere mucha aplicación, como puede ver establece la orientación:


Tamaño
Permite definir el tamaño de la hoja sobre la cual vamos a imprimir nuestra planilla. Al hacer clic se presenta el siguiente menú:


Si los tamaños preestablecidos en esta lista no se ajustan a nuestras necesidades, podemos definir el tamaño manualmente haciendo clic en “Más tamaños de papel…”. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:


En donde:
1. Se selecciona la orientación del papel: vertical u horizontal.
2. Escala. Si los datos a imprimirse no caben en una página puede escalarlos.
3. Tamaño del papel.
Saltos
En el caso que sea necesario obligar a que se produzca un salto de página simplemente se hace clic en esta opción y se selecciona “Insertar salto”.


Se insertará un salto de página en la posición donde se encuentre el puntero de Excel.
Configurar hoja
Para configurar la hoja:
1. Hacer clic en “Imprimir títulos”:


2. Aparece un cuadro de diálogo como el de la siguiente figura:


En donde:
1. Se establece o se modifica el área de impresión.
2. Imprimir títulos. Se seleccionan las filas o columnas de la hoja que se deseen que aparezcan como títulos, y que se repetirán en cada una de las hojas.
3. Imprimir. Permite establecer la calidad de impresión, si se desea imprimir líneas de división, si se imprime en blanco y negro, etc.
4. Orden de las páginas. Controla el orden en que se numeran e imprimen los datos cuando no se ajustan en una página.
Insertar encabezados y pies de página
La opción de encabezado y pie de página no se encuentra en la barra de herramientas diseño de página, sino que se encuentra en la ficha “Insertar”:


Para insertar un encabezado o pie de página en las hojas a imprimir se debe activar la ficha “Insertar” y luego se selecciona “Encabezado y pie de página”, aparece una nueva barra de herramientas denominada “herramientas
para encabezado y pie de página” con una ficha diseño.


Observe que en la hoja aparece un área marcada como encabezado donde existe un cuadro de texto donde podemos escribir el encabezado.
Veamos la nueva barra de herramientas con mayor detalle:


En versiones anteriores de Excel colocar un encabezado y un pie de página era una tarea sumamente complicada. El cuadro de diálogo que se presentaba no era muy flexible y no permitía interactuar con el contenido de la hoja. En esta nueva versión, cómo puede observar, esta característica se ha mejorado en gran medida facilitando al usuario dicha tarea.
Incluso la primera parte de la barra de herramientas, dedicada a encabezados y pie de página, cuenta con dos botones que permiten establecer el encabezado y el pie de página de forma automática:


El grupo de herramientas denominado “Elementos del encabezado de pie de página” agrupa aquellos elementos que se pueden incorporar dentro del texto del encabezado o del pie de página, como pueden ser: número página, hora actual, fecha actual, etc.


Como ejemplo colocamos un texto en el encabezado de nuestra planilla con la leyenda “TEXTO DEL ENCABEZADO” y seguidamente se inserta el número de página haciendo clic en la opción “número de página” del grupo de herramientas “elementos del encabezado y pie de página”. Observe en la siguiente figura como se inserta al número de páginas junto al texto del encabezado:


Al momento de imprimir la planilla el texto del encabezado “&[Página]” es reemplazado por el número correcto de página.
De la misma forma se puede insertar la fecha actual, la hora actual, o cualquiera de los elementos disponibles en esta barra de herramientas.
El encabezado y el pie de página son áreas diferentes y por lo tanto debemos indicarle a Excel con cuál de ellas queremos trabajar. Para cambiar de un área a otra disponemos del grupo exploración:


También se puede establecer un encabezado y un pie de página diferente para la primera página o para las pares y las impares:


Presentación preliminar
Como es común en las aplicaciones de Windows, se podrá realizar una visualización de las páginas que se van a imprimir, con el fin de comprobar la disposición que tendrá en la hoja impresa.
La opción de vista preliminar se encuentra en el menú que se despliega al hacer clic en el botón de Microsoft Office de la barra de herramientas.
Para ello:
 Se presiona en el botón de Microsoft Office, luego se abre el menú imprimir y por último se selecciona vista preliminar.


Aparecerá la siguiente pantalla:


En donde:
1. Imprimir. Llevar a cabo la impresión.
2. Configurar. Abre el cuadro de diálogo configurar página.
3. Zoom. Amplía o disminuye el tamaño de la imagen.
4. Siguiente. Ir a la siguiente página.
Anterior. Ir a la página anterior.
Márgenes. Permite ver los márgenes establecidos, aparecen como una línea punteada, se puede arrastrar estas líneas hasta tener los márgenes que se desea.
5. Cerrar. Salir de vista preliminar. Impresión
Para realizar una impresión, se presiona en el botón de Microsoft Office, luego se abre el menú imprimir.


Luego, se selecciona una de las dos opciones disponibles dependiendo de que si se quiere o no especificar opciones de impresión. Si quiere configurar su impresora antes de imprimir debe hacer clic en imprimir (1), en cambio si desea
enviar directamente el trabajo a la impresora deberá hacer clic en “impresión
rápida” (2).
Si utiliza la opción imprimir (1), se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:


En donde:
1. Se selecciona la impresora.
2. Intervalo de páginas. Da las siguientes opciones:
• Todas. Imprime todas las hojas.
• Páginas. Imprime una página o grupo de páginas determinadas.
3. Imprimir. Permite seleccionar la parte del libro que se desea imprimir:
• Selección. Imprime lo que se ha seleccionado.
• Hoja activa. Imprime la hoja activa.
• Todo el libro. Imprime todo el libro de trabajo.
4. Determina el número de copias.

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